→ Gestion email : à lire deux fois maximum ! ★ Chef de Projet Malin

Gestion email : à lire deux fois maximum !

Débordé voire submergé par la gestion des emails ? voici quelques bonnes pratiques que je suis pour traiter une centaine de mails quotidiens (avec moins de 5% de messages vraiment sans intérêt) !

Quand vous lisez vos emails, vous les traitez !

Combien de boîtes de réception mail ressemblent à cela ? une longue liste de messages lus et non-lus en vrac, étalée sur plusieurs jours voire sur la durée de vie de la boîte mail pro .. Cela ressemble à la vôtre ?

Posez-vous ces questions :

  • Combien de fois cette liste est-elle parcourue dans la journée ?
  • Quel est le temps perdu à parcourir cette liste ?
  • Combien de fois relisez-vous un mail que vous avez déjà lu ?
  • Combien de fois ouvrez-vous un mail pour savoir ce qu’il contient, pour vous dire « ah oui ok ..« , le refermer et le rouvrir le lendemain parce que vous ne vous souvenez déjà plus .. ?
  • Combien de fois ouvrez-vous un mail pour savoir ce qu’il contient, pour vous dire « Ah oui ok il faut que j’y réponde ..« , « Pfff je ferai ça demain« , le refermer et le rouvrir le lendemain pour vous dire la même chose ?
  • Quel niveau de stress est généré par ces nombreuses lectures ?

C’est comme si vous aviez une pile de DVDs ou Blue Rays dans votre salon sans boîtier ni inscription et que tous les soirs vous les regardiez un par un sur votre TV pour choisir votre film. Ca vous paraît ridicule ? une perte de temps ?

 

Prenons un peu de recul.

Information ou action ?

On peut distinguer deux types de mail :

le mail d’information : on en prend connaissance, on le lit, on retient ce qu’il y a retenir pour pouvoir se dire « ah oui j’ai reçu un mail à ce propos » et on l’archive. Si on a besoin de retrouver l’information on a retenu des méta-informations nécessaires pour le rechercher : expéditeur, date ou période, … ou bien on a déjà retenu l’information. Le mail n’est lu qu’une seule fois.

le mail nécessitant une action : le mail va demander une action de notre part (une réponse, une tâche à effectuer). Si la réponse prend moins de 5 minutes, on le traite dans le cadre de l’activité email et on l’archive. Sinon, on se crée une tâche dédiée si la réponse demande plus de temps. On peut du coup planifier cette tâche et indiquer au demandeur le délai de réalisation de cette tâche. Il est ainsi prévenu et peut s’organiser en conséquence et vous aussi. Le mail est lui aussi archivé car une tâche lui est dédiée. Le mail est donc lu une seconde fois pour son traitement effectif.

A chaque fois que vous lisez un mail, demandez-vous quel type il s’agit et traitez-le en conséquence ! Une fois que vous avez traité vos emails, votre boîte de réception doit donc être vide. A vous de jouer !

Lire la suite sur l’archivage des emails  ..

Cet article a été posté dans Gestion des emails, Gestion du temps.

9 réponses à Gestion email : à lire deux fois maximum !

  1. Erwan dit:

    2 compléments que j’apprécie à titre purement personnel :

    1) les réseaux sociaux. Je parle ici de ceux dédiés à l’entreprise : il permette de changer son approche de l’information en parcourant globalement l’information, acceptant de ne pas en lire certaines parcelle et en transformant des discussions en actions. Les plus évolués proposent des passerelle de la conversation vers la tâche, l’événement ou encore le vote entre les intervenants.

    Cela fait 2 ans que j’ai la chance de travailler avec pour 95% de mes échanges professionnels internes : c’est juste extra (et presque ludique).

    2) Gmail. Je parle à nouveau d’un outil, qui force une utilisation d’une méthode. Pour ma part, je reçois à titre personnel + professionnel plus de 200 mails par jour… Autant dire qu’il est impossible de les traiter. L’invention de la priority inbox et son implémentation dans Gmail sont juse superbes. Je ne lis que les mails prioritaire et survole les autres une fois par semaine pour éviter les faux positifs.
    Ainsi je conserve l’information en cas de besoin de m’y référrer tout en soulageant mon traitement de l’information.

    Bien sûr, la méthode gtd est au coeur de ceci et je continue à l’appliquer dans la mesure du possible.

    • JP dit:

      Je trouve que les réseaux sociaux ont une approche un peu trop éphémère et déstructurée de l’information. Dans un contexte d’innovation, de brainstorming, pourquoi pas, si tu zappes des parcelles, rien de grave et tu te concentres sur l’essentiel. Mais pour un projet plus « classique » ça manque de traçabilité surtout s’il y a plusieurs parties prenantes …

      200 mails par jour ? faut arrêter de t’inscrire à toutes les mailings-lists :-). Avec le survol, t’as quelques ratés de temps en temps non ?

      • Erwan dit:

        Attention je parle de réseau social d’entreprise pas d’autre chose (blueKiwi dans mon cas). L’information y est semi structurée et surtout très orientée knowledge management. Par exemple, un nouvel employé qui arrive dans une équipe d’un projet qui s’étale sur trois ans est capable de retrouver les specs d’un élément décidé il y a 2 ans en 3 minutes (sans exagérer). Faire la même chose avec du mail relève de l’exploit.

        Pour les 200 mails, il y a au moins 30% de de newsletters auxquelles je me suis effectivement abonné, 30% de notifications diverses (réseaux sociaux grand public, services, factures…) et 20% de mailing list. Des choses que je ne souhaites pas éradiquer (cela me sert dans certains cas très spécifiques) sans pour autant vouloir les lire… Mais effectivement je rate parfois des choses et la personne me relance (ça fait pas de mal :p)

        • JP dit:

          Je n’ai eu l’occasion que de tester certains réseaux d’entreprise mais plus orienté twitter / facebook d’entreprise que knowledge management mais du coup on va au délà de la fonction email. Qu’on puisse consulter un historique projet rapidement pour peu que ce soit un minimum organisé ne m’étonne pas du coup !

          Oui la relance c’est tout un sujet ! 🙂

  2. Arnaud dit:

    Dans ce contexte, j’ajouterais bien que des outils comme KMail avec leurs fonctions sémantiques avancés sont clairement un plus.
    Le desktop sémantique c’est pas juste pour retrouver facilement ses chansons, ça peut aussi servir à organiser massivement l’information, dont les mails.

    • JP dit:

      Ah oui ! KMail + KOrganizer ont été mes outils fidèles pendant 5 ans, je n’ai jamais perdu un mail ! et mes recherches ont toujours été fructueuses 🙂

  3. Pingback: Gestion du temps : la todo-list est morte, vive la todo-list ! | Any Ideas - Comment travailler efficacement en entreprise

  4. Vincent dit:

    Merci !

    En complément de l’excellente méthode GTD et de la règle de 2 lectures max/mails (pas si facile!), une autre astuce pour manager ses mails consiste à paramétrer des règles automatiques (ou des « dossiers de recherche ») avec son Outlook (ou autre logiciel de messagerie).

    Personnellement, je me suis amusé à faire quelques statistiques :
    – 55% des mails que je reçois sont des mails dont je suis en copie (soit à priori sans action de ma part) => donc classable presque automatiquement
    – 3,5 Km est la distance moyenne que parcours en 1 semaine le pointeur de ma souris (entre autre pour traiter mes mails) => donc tout ce que je peux faire en une seule fois, c’est effectivement mieux !

    Je me retrouve bien dans vos différents témoignages, et effectivement quelques règles de bon sens permettent souvent d’élaguer … pour ne garder que l’essentiel de ce qu’on a à faire.

    Entre autre, la dernière astuce à laquelle je pense consiste à n’avoir qu’un seul dossier d’archive (sans 50 sous dossiers dans lequel vous perdez votre temps à classer chacun de vos mails…) et utiliser des dossiers de recherche dynamique (par date, par catégorie, par ce que vous voulez en vous appuyant sur votre 20/80). D’ailleurs cela se recoupe aussi avec votre post

    A oui, j’oubliais : l’indispensable dépollution préalable à tout cela > la désactivation des notifications diverses et variées et autre désinscription aux newsletters inutiles (certaines sont géniales mais pas toutes…). Bref, en éliminant vraiment tout ce qui ne sert vraiment à rien, on y voit plus clair et surtout on est beaucoup plus dispo pour ce qui reste à savoir l’essentiel.

    Je me suis même amusé à faire un petit blog amateur sur cette thématique (voir lien sur « Vincent » en début du post)
    Voilou
    Bonne soirée,
    Vincent

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