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L’agenda todo-list : passez à la vitesse supérieure !

J’ai abordé les limites du système de todo-list classique et vous ai proposé une méthode diablement efficace pour gérer vos tâches efficacement au quotidien. Mais vous n’avez encore rien vu !

Priorités : on ne bouge pas le rouge !

Certaines tâches ne peuvent être déplacées et vous ne pouvez les manquer : réunions, formations, rendez-vous chez le dentiste, … C’est donc important de les avoir en vue d’un seul coup d’oeil. Changez la couleur en rouge par exemple pour les identifier rapidement dans l’agenda.

 

Espace-temps : les transports

Si vous devez prendre votre voiture ou les transports publics pour aller à une réunion, vous devez prendre en compte le temps de trajet dans votre agenda, pour savoir quand vous devez partir et quand vous allez revenir. Cela ne signifie pas que vous ne pourrez pas travailler pendant le trajet (vous pouvez lire des documents dans le bus ou le métro par exemple) mais que vous ne serez pas disponible (je vous déconseille une conférence téléphonique dans le bus ou le métro ..).

Donc créez une tâche « Transport » dans vos calendriers. Faites attention à prendre un peu de marge pour les bouchons ou les retards dans les transports. Si vous arrivez en avance, vous pouvez toujours traiter d’autres tâches ou commencer votre réunion plus tôt.

Vous pouvez également choisir une couleur spécifique pour ces tâches-là : le turquoise dans l’exemple ci-dessous.

 

Suivez vos demandes !

Vous faites souvent des demandes à gauche à droite : documents, information spécifique ou autre, aux collègues, à des fournisseurs, aux clients ou même à votre chef. Et pour tenir vos propres délais, vous avez généralement besoin que ces personnes tiennent leur délai également. Vous avez donc à suivre vos demandes pour vous assurer que vous aurez une réponse.

Avec votre calendrier, c’est vraiment simple, il vous suffit de positionner une petite tâche au bon moment : « Demande de document A au client 1 ? ». Vous n’avez plus à vous souvenir de toutes vos demandes, votre agenda va le faire pour vous ! Il vous suffit de prendre quelques minutes pour passer un coup de fil ou relancer par email. Et si vous avez déjà reçu ce que vous demandiez, la tâche est tout simplement effectuée.

Réunions et ordres du jour dans votre agenda

Peut-être avez-vous des réunions toutes les semaines ou tous les mois, pour lesquelles on vous demande de proposer des idées, traiter des sujets en cours, résoudre des problèmes. Ces réunions sont bien évidemment planifiées dans votre agenda, donc dès qu’une idée vous vient à ce propos, ajoutez-la simplement à la description de la tâche correspondant à la réunion. Et quand la réunion arrive le jour J, il vous suffit de regarder la description de la tâche pour retrouver toutes vos idées et avoir un ordre du jour déjà prêt.

Gagnez du temps en anticipant !

Vous venez d’appeler une personne et tombez sur son répondeur, elle est en vacances jusqu’à la semaine prochaine. Vous créer donc une tâche pour la semaine suivante. Et pour gagner un peu de temps, vous notez directement le numéro que vous venez de composer dans la description pour éviter de devoir rechercher le numéro à nouveau. La semaine suivante, vous auriez peut-être perdu du temps à chercher dans votre carnet d’adresses (si vous l’avez ajoutée), dans vos emails, dans un fichier, …

Autre exemple, vous venez de recevoir un email avec quelques réponses à donner dans 15 jours. Vous créez une tâche pour la semaine prochaine pour les traiter et pour éviter de rechercher le mail, vous pouvez copier coller, le contenu dans la description de la tâche ou bien indiquer un mot-clé pertinent pour retrouver l’email plus rapidement.

Demandez vous toujours ce dont vous aurez besoin pour réaliser la tâche et comment vous pourriez gagner du temps pour la réaliser le moment venu.

Planifiez enfin l’imprévu !

Jusqu’à présent, nous avons géré des tâches qui étaient toutes planifiables en durée et en délai de réalisation. Mais comment gérer l’imprévu ? des incidents sur un environnement technique ? une crise sur un projet ? une réunion de dernière meeting avec un client ? Vous savez que chaque jour apporte son lot de surprises mais vous ne pouvez pas les connaître à l’avance.

La réponse est plutôt simple : créer une tâche « Imprévu ». Pendant quelques temps, j’avais tous les jours une tâche de 2 heures réservée aux « surprises ». Puis j’ajustais cette durée semaine après semaine, je savais par exemple que la fin du mois avait généralement plein d’imprévus liés à la facturation, à la mise à jour des reportings, etc.

Cette tâche est donc « consommée » au fur et à mesure de la journée pour gérer ces tâches de dernière minute. Votre expérience de l’agenda vous mènera à être de plus en plus précis pour gérer l’imprévu.

Améliorez-vous !

Vous avez à ajuster cette méthode en fonction de vos besoins, de votre poste, de votre environnement de travail et de la manière que vous avez de travailler. Observez-vous quelques jours et posez-vous ensuite quelques questions pour vous aider à vous améliorer :

  • Quelles actions dois-je effectuer de nombreuses fois ?
  • Qu’est-ce qui n’est pas clair dans mon agenda ?
  • Dans quel genre de situations, à quels moment de la journée, est-ce que je ressens plus de stress ?

En traçant votre travail, vous allez devenir conscient de votre manière d’utiliser votre temps et vous serez capable de mieux anticiper les prochaines fois. Cela vous aidera à améliorer vos estimations de charges pour vos tâches également.

Derniers conseils

N’essayez pas d’utiliser cette méthode simultanément avec votre todo-list classique, ce serait une perte de temps et contre-productif. Essayez-là à 100% pendant une semaine ou deux. Peut-être que vous l’aimerez, peut-être pas mais au moins vous le déciderez en connaissance de cause.

L’amélioration signifie changer des habitudes pour atteindre une situation plus agréable / efficace encore. Vous avez besoin d’accepter qu’il y ait des changements dans la manière de faire les choses, donc essayez ! et si jamais votre amélioration ne vous convient pas, stoppez-là.

Faites également de petits changements plutôt que des grands et si possible un seul à la fois.

Par exemple, j’ai essayé à un moment d’ajouter d’un coup beaucoup de couleurs dans mon agenda en me disant que ce sera plus lisible .. en fait non, c’était l’inverse ! Essayez un petit truc en plus chaque semaine pour voir si c’est utile ou pas. Après seulement 3 mois, vous aurez déjà fait 10 améliorations dans votre manière de gérer, alors imaginez au bout d’un an !

Pour finir, voici ce que ça peut donner en situation réelle. C’était une semaine typique de mon agenda :

Exemple de todo-list dans l’agenda

Alors ? qu’en pensez-vous ? des remarques ? des idées ? vous avez d’autres trucs et astuces pour cette méthode ? Y’a-t-il des situations pour vous où cela ne fonctionnerait pas ?

A lire également la gestion des emails.

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Cet article a été posté dans Gestion du temps.

21 réponses à L’agenda todo-list : passez à la vitesse supérieure !

  1. Bravo pour votre article,
    J’ai déjà pas mal de techniques qui me permette
    d’être productif et organisé mais voilà un outil qui risque
    de m’aider dans cette tâche.. Moi en générale, je fais des listes que je surligne à chaque fois qu’une tâche est effectué… Mais ca limite un peu si il faut plannifier les RDV et autres tâches….

    En bref, merci pour ce breifing 😉

    Dimitri

  2. Laffont dit:

    Merci pour cet article.
    Je pratique déjà certains de vos conseils : l’imprévu, les couleurs dans le calendrier. Il y a encore des améliorations et je trouve donc des pistes d’améliorations dans mon organisation.
    continuez à nous faire profiter de votre retour d’expérience

  3. T. BERRY dit:

    Bonjour,

    Merci pour cette série d’articles. Bien heureux d’apprendre que je ne suis pas seul à « prendre RDV avec moi même ».

    Votre exposé m’incite à déployer cette méthode de manière encore plus complète. Je lui trouve un grand intérêt dans la gestion multi-projets et en particulier quand ces derniers ont des enjeux, et des rythmes très différents.

    J’émets tout de même un doute quant à la possibilité de gérer l’imprévu. Il est toutefois certain que la méthode permet de limiter l’impact de l’imprévu en rendant la re-plannification plus aisée.

    • JP dit:

      Cette méthode est complètement éprouvée en mode multi-projets à engagement fort mais la gestion de l’imprévu reste toujours la partie la plus difficile quelque soit la méthode je pense.

  4. Berland dit:

    Bonjour,
    Tout d’abord merci pour vos articles! C’est rassurant de savoir que l’on est pas seul a ce prendre en rendez-vous… C’est une méthode que j’utilise et que je trouve très efficace, pratique et fexible.

    Si je peu apporter mon point de vue, ce serait par rapport a la todo-list classique. Je ne l’est pas abandonnée pour autant mais je la réserve uniquement pour les tâches soit de fond (sur une longue période) soit a long / très long terme. Et l’agenda pour le court et moyen terme.
    L’agenda trouve ces limites, je pense, dans les tâches à long/très long terme qui n’ont pas forcément une échéance précise. Pour ce type de tâche je trouve qu’il manque de visibilité. Ce qui n’est pas le cas de la todo-list classique.
    En revanche dès que l’échéance s’approche ou que la tâche se précise, je la bascule de la todo-list a mon agenda.

    Qu’en pensez vous?

    Sébastien

    • JP dit:

      Bonjour Sébastien,

      merci pour votre retour. Pour le travail moyen / long terme ou du travail de fond, j’insère une mini todo-list dans une tâche d’agenda que je peux rapidement identifier visuellement :
      – cela m’évite d’avoir tout un tas de tâches à faible priorité qui encombrent mon agenda
      – cela m’évite également d’avoir à gérer des todo-lists ailleurs
      – cela me permet d’être rappelé une fois par semaine de travailler un peu sur ce travail de fond
      – et du coup cela me permet d’avancer chaque semaine un peu sur ce travail de fond sans quoi le travail de fond est toujours repoussé 🙂

      La grande différence avec les autres tâches, c’est que celles-ci ne se finissent « jamais » et sont reportées de manière hebdomadaire.

      Je ne suis pas encore complètement satisfait de la méthode, je continue à tester mais en attendant elle me convient.

      Jean-Philippe

      • Yohan dit:

        Bonjour à tous,

        Quelques petits retours après un usage proche de cette technique.

        1. Laisser des trous (au moins une heure par jour). Dans le cadre de calendrier partagés, les collègues peuvent organiser un meeting urgent dans ce créneau. Auparavant j’avais des semaines parfois complètes avec des taches peu prioritaires et mes collègues se plaignaient de ne trouver aucun créneau de disponible. Pas possible de venir me voir à chaque fois pour un organiser une réunion.
        Si le créneau vide se rempli, déplacer une tache annexe un autre jour (si possible). Sinon fixer ce jour comme ‘full’
        J’indique aussi les créneaux non prioritaires comme ‘Tentative’ (dans Outlook cela permet aux collègues de voir que ce n’est pas une tache prioritaire donc potentiellement libre pour des urgences)

        2. l’Action Point List me parait nécessaire dans le cadre d’une gestion multi-projets avec visibilité sur toutes les actions prévues sur un projet donné. Je note uniquement les actions importantes. Utile en cas de bascule vers un autre gestionnaire (vacances en particulier) ou pour les communications.

        Je pousse même le bouchon à proposer aux membres de l’équipe de se bloquer des créneaux pour travailler efficacement.

        Tous les autres conseils que vous avez proposés sont bons selon moi (je les utilise depuis un bon moment et c’est fort utile).

        Yohan

        • JP dit:

          Bonjour Yohan,

          je ne suis pas fan du principe de calendrier partagé où l’on peut me « coller » une réunion ou un rendez-vous client avec 1h30 de transport sans connaître l’ordre du jour, je préfère en discuter avant. Je sais que c’est très répandu mais j’avoue, je suis un peu « old school » sur ce point-là …

          Votre « Action Point List » est intéressante, généralement je me contente seulement de faire un récapitulatif le moment venu.

          Merci pour votre commentaire,
          Jean-Philippe

  5. chris dit:

    Merci !!!!!!
    Car j’applique cette méthode depuis maintenant 3 semaines, et ça me change la vie !!!
    Au lieu d’avoir une grosse liste obscure et stressante de choses a faire, j’ai maintenant une vue dégagée et étalée dans le temps sur plusieurs semaines. C’est top.
    Tellement top que parfois je culpabilise d’être plus serein 🙂 !

    Je l’utilise tout de même en complément d’une todo-list dans laquelle je liste les projets avec les détails précis de ce qu’il y a à faire (todolist de abstractspoon, gratuit et de loin le meilleur gestionnaire de todo).

    Donc quand une nouvelle tâche arrive, hop, dans la todo avec tous les détails.
    Je flague ensuite avec un drapeau les tâches de ma todo qui sont mises dans mon calendrier, ce qui me permet de savoir quelle tâche est planifiée ou pas.
    Pour faire cela, j’ai une tâche récurrente d 1h tous les lundi: Point perso projets, au cours de laquelle je revois les projets, analyse les nouvelles tâches et replanifie la semaine en fonction des priorités.

    Pour l’imprévu, je me suis mis une petite tâche récurrente de 1h chaque matin qui s’appelle « Divers » (impératifs de prod pour ma part). Parfois cette tâche grossit et dure la matinée, voire l’après midi, parfois elle disparait.

    Avec tout ça, j’aborde chaque nouvelle semaine en toute sérénité !

    • JP dit:

      Merci Chris pour ton retour, je suis toujours ravi de voir à quel point cela peut fonctionner chez les autres. Effectivement ça change vraiment la vie et moi aussi j’ai culpabilisé de voir tout ce temps libre ensuite mais pas très longtemps 😉

      Attention toutefois au cumul des outils, cela doit rester pertinent par rapport au contexte.

  6. aude dit:

    Bonjour Jean-Philippe,

    à la recherche depuis longtemps d’une méthode simple pour ne plus avoir cette sensation de me noyer perpétuellement, et ayant bien remarqué que ma todo list n’était pas l’outil adapté, je suis tombée sur vos articles que j’ai mis immédiatement en application… Quel renouveau !! et ça ne fait que commencer…. au vu des autres titres de publications, j’ai encore qq vérités pressenties à lire, et habitudes à changer !!

    aude

  7. Grégory dit:

    Bonjour,

    Je pense que je vais me laisser tenter par cette méthode
    3 petites choses 🙂 :

    Point 1:Si je résume , avant de saisir ces taches dans le planning il faut quand même commencer par faire une liste de taches
    Ensuite on vient les positionner sur le planning
    Est-ce bien cela?

    Point 2 : As tu essayé la GTD? si oui qu’en penses tu ?
    C’est une méthode que je pratique de manière un peu light.
    Je la trouve vraiment pas mal mais elle a l’énorme inconvénient de créer des listes à rallonge.
    De plus elle ne répond pas vraiment à la question « je viens de faire cela ensuite je fais quoi ? »

    Point 3: j’ai une bonne mémoire mais pas pour ce que je souhaiterais (malheureusement)
    J’ai besoin de noter beaucoup de choses
    Comment gères tu les taches de type « un jour »?

    Aujourd’hui j’utilise Evernote et j’en suis plus ou moins satisfait
    Je cherche avant tout quelque chose de simple et efficace (méthode et logiciel)

    Merci pour ton blog
    Merci pour tes réponses

    Grégory

    • JP dit:

      Bonjour Grégory,

      Point 1: au lieu d’écrire tes tâches sous forme de liste, tu les projettes directement dans le planning, pas besoin de passer par une todo classique

      Point 2: non pas directement, en revanche, j’avais un collègue hyper branché GTD qui m’avait montré comment il faisait. Pour moi ce qui manque surtout, c’est le côté visuel, qui permet notamment de montrer à son chef qu’on est bien booké :-).

      Point 3: pour les tâches de type « un jour », j’utilise une tâche « chapeau » que je re-planifie tous les 15 jours. J’y fais le ménage régulièrement … car souvent c’est de l’accessoire. Si c’est vraiment important, je le planifie individuellement.

      Merci pour ton message !

      JP

  8. Michael dit:

    Bonjour JP,

    Cette méthode à l’air super intéressante mais je lui trouve un inconvénient.
    L’historique de la TO DO est difficilement exploitable via l’agenda.
    Je m’explique par l’exemple. On me demande une action. Je la fais et la confirme par email. Dans ma TO DO classique, je met la date de clotûre de l’action et de l’envoi de l’email de confirmation. 6 mois plus tard, je dois justifier cette action donc je la recherche dans ma TO DO classique, je retrouve facilement les dates.
    Avec la technique de l’agenda comment traiterais-tu ce cas?

    Merci d’avance pour ton aide.

    • Bonjour Michael,
      si tu recherches dans ta TO DO Classique, tu peux aussi bien rechercher dans ton agenda. J’utilise souvent la fonction de recherche de Google Calendar, cela fonctionne très bien. Après cela dépend peut-être des capacités de l’outil, je te l’accorde.
      JP

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  10. François dit:

    Bonjour Jean Philippe

    Je trouve ta méthode tres efficace. C’est un peu celle de Mark H Mac CORMACK. Chez moi elle a un énorme avantage (par rapport à d’autres ex GTD etc…) elle m’oblige à faire les choses essentielles et à les planifier. J’y rajoute mes échéances et les dates de relance de mes clients. Coté couleur tout ce qui est planifié est en noir (taches et projets) les choses que j’attends sont en vert (convention que j’utilise depuis toujours) les echeances sont en rouge, mes rdv perso en rose et rdv pro en bleu. C’est tres clair et pas compliqué.
    Je met dans samedi dimanche les projets et taches non encore planifiés. Depuis que j’utilise ta méthode je travaille ! je jette vite fait un coup d’oeil sur mes planification et n’hésite pas a renégocier mes engagements si je ne « sens pas le truc à faire » c’est assez instinctif et cela me va bien. Ton systeme a un ennorme avantage. Il est souple et il t’oblige à bosser sur les choses les plus cruciales qui sont chez moi plutot les urgences et importances.
    Hope that’s help.

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