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Suivez vos actions pour faire avancer vos projets !

Alexandra me soumettait une question dans les commentaires de l’article sur l’agenda todo-list : « que faire quand on doit aussi suivre les actions d’autres acteurs d’un projet ? »

Avant tout il faut bien définir ce qu’est une action

Ca paraît bête comme ça mais au vu de certains suivis d’actions, un rappel s’impose !

Il y a un responsable !

C’est le « Qui », le responsable, le leader clairement identifié, la personne que l’on contacte pour connaître l’avancement. Il s’agit d’une et une seule personne qui peut elle aussi déléguer cette action mais elle en reste responsable aux yeux de la personne qui lui a affecté (pas de « je l’ai donné à untel et il ne l’a pas fait »). Cette personne doit accepter l’action, doit s’engager dessus, vous devez vous mettre d’accord sur le délai et le contenu et obtenir un « oui » ou un « ok » de sa part.

Risques : sans le « Qui », la responsabilité est diluée au sein d’un groupe et l’action n’est pas « portée », pas prise en main et cela n’avance pas. On se retrouve avec des retards et des explications du style « Ah ben je pensais qu’untel allait le faire ! ».

Il y a une date limite !

Il faut une date limite, une deadline (« la ligne que si tu dépasses tu es mort » 😯 ) qui elle aussi doit être acceptée ou négociée avec le responsable, après tout c’est lui qui s’engage quand même, vous ne pouvez pas lui imposer. Cette date doit être établie dans le temps de manière précise (jour  / mois / année ).

Risques :

  • Sans date limite, l’action sera toujours repoussée car elle n’est pas associée à une contrainte de temps et sera considérée comme moins prioritaire simplement à cause de cela. Et surtout, surtout pas de ASAP (« As Soon As Possible » : aussi vite que possible), le ASAP ne veut rien dire, le ASAP n’existe pas ! Une fois on m’a donné une tâche à faire pour « ASAP », j’ai répondu que je ne pouvais la faire que pour 2 semaines plus tard, on m’a répondu « Ah oui c’est largement bon ! » .. Une autre fois, 2 heures après c’était trop tard déjà .. Définissez une date !
  • La personne doit s’engager sur la date. Sinon elle pourrait très bien vous répondre le moment venu que c’est vous qui avez défini cette date de manière unilatérale mais elle n’était pas d’accord .. Donc faites en sorte de vous mettre d’accord avant.

Il y a une description précise !

Il faut une tâche clairement définie en termes :

  • de contenu : quel est le résultat attendu ? un livrable documentaire ? quel niveau de détail ? un schéma ? un accès autorisé à une plateforme web ? une communication à diffuser ?
  • de format : sous quel format est attendu un livrable ? tableau MS Excel ? document Word ? email ? document Powerpoint ?

Quand vous donnez une tâche à quelqu’un :

  1. assurez-vous de bien définir ce que vous attendez comme résultat de l’action
  2. donnez l’action à faire en décrivant le résultat attendu
  3. assurez-vous que l’action soit bien comprise en faisant reformuler la personne

Ca paraît toujours bête de faire reformuler la personne, je sais, mais vous verrez tout de suite ce que la personne a retenu (surtout si elle n’a pas pris de notes …). Si vous n’obtenez pas le résultat souhaité, demandez-vous si vous avez bien exprimé votre demande au départ avant de blâmer la personne .. Reprenez votre compte rendu par exemple pour vérifier.

Risques : sans un travail préparatoire, vous allez vous retrouver avec un email de 3 lignes alors que vous attendiez un document MS Word formaté de plusieurs pages .. vous allez devoir faire des allers-retours avec la personne pour affiner le travail demandé et vous allez très probablement dépasser votre deadline ..

Suivi des actions avec un tableau

Une manière simple de suivre ces tâches peut être un tableau d’actions avec au moins les éléments ci-dessus :

Numéro Responsable Description Date
1 Alexandra Réaliser le tableau des actions au format MS Excel 30/07/12

Le numéro d’action vous permettra d’y faire référence sans utiliser de périphrases à rallonge (« la tâche où tu dois rédiger le document word contenant toutes les informations pour monter un site web sur l’hébergeur SuperWeb : mémoire, espace disque, .. » ..).

Attention aux limites du tableau d’actions qui finalement rejoignent les limites de la todo-list (voir cet article). Mais avec peu de tâches, très peu interdépendantes, ça peut suffire.

Suivi des actions avec un planning

Sinon, on peut basculer du mode suivi au mode projet et passer au planning pour avoir une meilleure vision des dépendances entre tâches, des modifications de deadlines, etc. La notion de durée (si c’est utile dans le contexte) et la projection dans le temps sont introduites et apportent un plus en terme de fiabilité et de respect des deadlines si c’est bien piloté.

Voici un exemple de planning pour suivre des tâches. Quelques remarques :

– On peut très bien utiliser des jalons plutôt que des durées pour les tâches si on ne pilote pas le temps passé

– Les ressources ne sont pas affectées à 100% sur ce projet sinon elles se tourneraient les pouces

– Il est judicieux de regrouper les tâches par personnes, qu’elles puissent suivre facilement ce qu’elles ont à faire

Voici le lien pour télécharger l’exemple au format MS Project : exemple planning suivi .

Voir également les articles sur le planning projet.

Un conseil si vous commencez, faites simple ! L’outil doit vous faciliter la vie, pas la compliquer …

Vous en êtes où ?

Le suivi des actions n’est pas un travail de secrétaire (je n’ai rien contre les secrétaires, je précise), le chef de projet ne fait pas que noter les actions dans un tableau ou mettre à jour un planning. Il va également piloter ces actions :

Le suivi régulier

C’est le fameux : « T’en es où ? » ou « Je n’ai pas reçu le document sur lequel tu as travaillé ? ». Faites-le oralement, ça passe mieux puis tracez par email :

Pour rappel, voici les infos que j’attends pour le 30 juillet :
ou bien
Comme convenu au téléphone, j’attends les éléments suivants pour le 30 juillet :

Puis décrivez les éléments :

  • Tableau mis à jour
  • Description des pré-requis
  • Version finale de la proposition

Ainsi pas d’excuse d’oubli d’un point. Ca fait très « traçage », adaptez la formulation en fonction de votre interlocuteur mais incluez la description de l’action dans le contenu. A chaque relance, répondez à votre propre email ci-dessus pour garder l’historique de toutes les relances en un seul message.

Le suivi projet

Le suivi des actions peut-être effectué en début de réunion projet pour voir l’avancement et définir les prochaines actions en conséquence. Ca permet à tout le monde d’avoir une vision d’ensemble et de ne pas travailler sur une tâche isolée sans savoir à quoi ça va servir.

Par ailleurs, le planning peut avoir un rôle éducatif dans le sens où si quelqu’un est en retard sur sa tâche, on peut directement voir qu’elle met deux autres personnes en retard sur leur tâche respective par exemple. Parfois certaines personnes peuvent avoir du mal à réaliser que leurs actions ont des conséquences sur le travail des autres .. Donc en réunion physique ou en conférence téléphonique, il y a une pression sociale qui fait qu’on n’aime pas dire devant les autres qu’on est en retard, cela peut être utile.

Diffusez votre compte rendu à la fin de la réunion avec le suivi des actions tracées. La validation par les personnes présentes renforcent l’engagement pris en session.

Alors flicage ou pas ? généralement toutes les tâches sont reliées d’une manière ou d’une autre, si la personne qui fait la tâche ne tient pas ses engagements, la personne demandeuse, vous peut-être, ne les tiendra pas non plus .. c’est juste du travail d’équipe en fin de compte.

Qu’en pensez-vous ? des suggestions ?

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Cet article a été posté dans Gestion de projet.

9 réponses à Suivez vos actions pour faire avancer vos projets !

  1. Bonjour c’est dimitri du blog des techniques pour trouver le bonheur,

    Bravo, c’est toujours positif d’avoir
    de nouvel idée de management.

    C’est vrai que si on est pas un bon manager
    il y a de forte chance de se voir la tête sous
    l’eau et de ne pas pouvoir remonter à la surface…

    Ce qui serait très problèmatique.

    Merci. 🙂

  2. Alexandra dit:

    Merci pour cet article très complet !

    La gestion des tâches dans un tableau excel a pour avantage de pouvoir faire des filtres selon le besoin :
    – combien d’actions ouvertes chez Samuel ?
    – combien de choses à faire aujourd’hui sur le projet Calypso ?

    Et sans tomber dans le piège des limites de la todo list on arrive à faire un suivi intéressant avec ces éléments dans un tableau excel :
    Project
    Date IN
    Who
    What
    Deadline
    Status (pick list : Open / Ongoing / Closed / Wait)
    RAG (Green / Amber / Red, formule excel indiquant si la deadline est lointaine, proche ou dépassée)

    Cette méthode, couplée avec l’utilisation d’outlook permet d’avoir une bonne vue sur les tâches à venir.

    • JP dit:

      Merci Alexandra pour ce complément, en effet, un tableau Excel peut avoir certains avantages pour un meilleur suivi. Tant que l’outil est maîtrisé, tout va bien !

  3. Eko dit:

    Bonjour,

    Je voulais savoir quelle versions de MPP vous utilisez. 2003? 2007 ou 2010? Dans 2010, il y a une planification d’équipe qui permet d’avoir directement une synthèse. Par ailleurs, il existe un filtre par ressource.

    Par ailleurs, le jalon c’est normalement la fin d’une phase avec une durée à « 0 ». Dans l’exemple sauf erreur, il n’y a pas de jalon.

    Enfin, c’est quoi la formule excel exactement dont parle Alexandra?

    Merci.

    Cordialement.

    • JP dit:

      Bonjour,

      je n’ai que la version 2003 de Microsoft Project. Dans l’article je ne m’en sers que comme un outil de représentation pour me concentrer sur les principes.

      Je suis bien d’accord qu’un jalon marque un événement ou la fin d’une phase. L’idée de s’en servir dans l’exemple n’a qu’un but visuel pour ceux qui préfèrent à la répresentation classique.

      Je pense qu’Alexandra parlait du filtre automatique d’Excel, qui permet de filtrer rapidement sur une colonne.

      Jean-Philippe

  4. Bonjour,
    pour avoir un bon suivi des tâches et des ressources, un logiciel de gestion de projet (qui a en fonctionnalité des rapports d’avancement par mail) peut vous aider. Cet article vous explique comment cela fonctionne: http://www.clarizen.com/fr/gestion-de-projet-blog/mise-jour-de-rapport-d-avancement-par-mail.html

    J’espère avoir pu vous aider.

    Cordialement.

  5. Pingback: Chef de projet malin - Any Ideas | La gestion du temps au travail : 3 astuces pour mieux travailler avec les autres

  6. COSTE dit:

    Bonjour,

    pour compléter la réponse de Jean-Philippe et par expérience, je me permets de conseiller à Alexandra de ne jamais hésiter, après analyse du pouvoir de ses parties prenantes, à bypasser certains acteurs du projet pour se tourner vers leur N+1 en cas de non respect des délais de leurs actions.
    En effet, attendre que certains acteurs du client se mettent enfin au travail sans informer à temps leurs supérieurs peut nous revenir comme un boomerang (surtout dans certaines institutions publiques)…!
    Cécile

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