→ Chef de projets en vacances ? oui ça existe, en 10 étapes ! ★ Chef de Projet Malin

Chef de projets en vacances ? oui ça existe, voici comment en 10 étapes !

Vous gérez quotidiennement 3-4 projets avec des engagements plus ou moins forts, avec des risques plus ou moins élevés, avec des équipes plus ou moins autonomes, … Vous avez peut-être même votre salaire qui dépend de la réussite de vos projets ? et pourtant vous avez envie comme tout le monde de débrancher pour partir en vacances, sans « checker » vos emails tous les soirs et sans passer de coups de fil tous les matins pour dire à vos équipes ce qu’elles ont à faire ou régler les problèmes avec les clients.

Et vous avez aussi droit à de vraies vacances ! voyons quelques étapes à suivre pour partir l’esprit léger :

1. Défendez vos vacances

Souvent face à l’urgence, les consultants ou chefs de projet sont réquisitionnés et on leur demande de déplacer leurs congés ou parfois de poser des congés également. Pourquoi pas mais vous avez aussi le droit de refuser surtout si vous partez avec des amis ou de la famille, ce n’est jamais facile de déplacer.

Donc soyez fermes s’il le faut. Et si vous montrez que ça peut bien se passer sans vous, vous serez encore plus dans votre droit.

Une urgence ? une crise ? une avant-vente stratégique de dernière minute ? Cela ne sera de toute façon jamais le bon moment pour prendre des vacances alors autant en prendre quand vous le souhaitez et quand vous en avez besoin.

2. Synchronisez-vous avec les collègues

Pas tous les chefs de projet en vacances en même temps ! Discutez-en entre vous, et synchronisez-vous. La règle étant souvent premiers arrivés, premiers servis, posez vos congés rapidement ..

3. Préparez vos vacances dès l’avant-vente

On a vu dans la préparation d’un planning d’avant-vente qu’il fallait tenir compte des vacances potentielles (par exemple à la période de Noël). Si vous avez l’habitude de partir au ski aux alentours de fin mars, préparez votre planning en conséquence, tenez-en compte en ne planifiant pas d’étape cruciale à ce moment-là ou juste avant, en cas de retard. A mesurer par rapport au contexte client et ses exigences en terme de délai que vous chercherez à évaluer.

4. Préparez vos projets pour votre absence

Planifiez, si ce n’est pas déjà fait, ce qui va être exécuté pendant votre absence, anticipez les problèmes et les questions, définissez les actions – y compris pour vous, elles seront ensuite transférées à votre backup – , bref gérez votre projet comme d’habitude !

5. Trouvez-vous un « backup » !

Un « backup » c’est un remplaçant en somme, quelqu’un qui va assurer l’intérim pendant votre absence.

Quelques conseils :

  • Assurez-vous de connaître un minimum comment travaille la personne ! par défaut, ne faites pas confiance à quelqu’un avec qui vous n’avez jamais travaillé (même si – il ou elle – est très sympa).
  • Limitez son implication : elle a peut-être ses propres projets à gérer, elle vous rend service, ne lui demandez pas de gérer les points clés de votre projet .. Faites en sorte qu’elle n’ait pas de décision importante à prendre (sans historique et contexte, c’est risqué), qu’elle serve simplement de relai avec le client ou avec les équipes, quitte à temporiser en attendant votre retour.
  • Donnez-lui des directives et les seuils d’escalade : seule cette personne peut être autorisée à vous appeler (sous-entendu vous ne répondrez que si son numéro apparaît mais gare aux petits malins ..). Elle ne peut vous appeler que dans certaines situations ou si certains seuils sont dépassés (dépassement de charge de plus de 10 jours, décalage en délai de plus d’une semaine, ..). Elle doit aussi savoir faire la part des choses entre « urgent » et « urgent » 🙂
  • Préparez-lui un dossier avec tout le nécessaire (coordonnées clients, planning, suivi des charges, etc.) : ou si vous suivez bien les mêmes procédures de documentation d’un projet à un autre, elle trouvera son chemin toute seule dans votre système documentaire. Un petit briefing avant de partir ne fait pas de mal tout de même.
  • N’hésitez pas à privilégier quelqu’un de votre équipe projet si elle et vous êtes à l’aise avec cela. Définissez des règles : « Ne pas accepter de modification de périmètre sans l’accord du directeur de projet« , « Ne pas accepter de modification d’architecture technique sans consulter l’architecte« , etc. C’est bien sûr à adapter selon la personne et sa capacité à gérer ces situations mais c’est un bon moyen de faire monter quelqu’un en compétence tout doucement.
  • Demandez à être en copie des échanges par email pour garder une trace et éviter le « trou » dans votre historique projet.
  • Attention aux périodes de recouvrement, quand le backup part en congé quand vous, vous revenez des vôtres ..

6. Prévenez vos clients

Vous pouvez dès le début du projet prévenir vos clients que vous allez partir en vacances 10 jours 3 semaines après le démarrage par exemple : « Cela n’a pas d’implication sur le planning, c’est déjà pris en compte, l’équipe sera autonome pendant cette phase mais je vous laisse les coordonnées de mon « backup » qui sera votre interlocuteur privilégié pendant cette phase, il saura me contacter en cas de besoin. On se recontacte le 26 août à 11h. » (sous-entendu ne me contactez pas directement ..).

Sur une phase de spécification projet où j’étais autonome, j’ai carrément gelé le projet pendant une semaine avec l’accord du client (car de toute façon c’était pris en compte dans le planning), comme ça, aucun risque. Et plus vous prévenez tôt, plus facilement ce sera accepté.

7. Préparez vos équipes

Donnez-leur l’habitude de travailler de manière autonome, d’anticiper les questions et de trouver eux-mêmes les réponses dans la mesure du possible, de mettre à jour leur reporting, de savoir ce qu’ils ont à faire. Plus vous les aiderez à être responsables, mieux ça se passera pour tout le monde. Prévoyez un rapide briefing avant votre départ pour rappeler les « bonnes pratiques ».

Une fois, on m’a appelé pendant mes congés, j’étais sur un télé-siège à 2500 mètres. Je me dis que ça doit être important, naïf que j’étais. Je combats le froid pour répondre au téléphone. Le consultant de mon équipe m’appelle car il voulait savoir comment fonctionnait la procédure de livraison, procédure que j’avais soigneusement documentée pour éviter ce problème. J’ai eu droit à un « Ah oui c’est documenté ? ok alors, je vais voir ça .. ». Depuis, je ne réponds plus au téléphone que pour les personnes autorisées ..

8. Prévenez votre directeur de projets

Peut-être que votre responsable projet est différent de votre responsable hiérarchique – votre manager – donc assurez-vous de communiquer auprès du premier vos périodes de congé. Il pourra par ailleurs vous proposer d’assurer l’intérim. Le client sera agréablement surpris de voir l’implication de votre directeur de projet pendant votre absence. Vous pouvez également « vendre » cela auprès du client en tant que démarche qualité sur le projet.

9. Préparez votre retour

Préparez votre retour avant de partir, il en sera considérablement facilité …

  • Planifiez un briefing sur chacun des projets avec vos backups respectifs pour reprendre le contexte.
  • Planifiez la reprise de contact avec le client pour le rassurer.
  • Prévoyez une part d’imprévu plus importante (cf l’agenda todo-list) pour anticiper d’éventuels problèmes.
  • Prévoyez du temps pour traiter vos emails mais préparez-vous à être efficace (cf l’article pour bien gérer ses emails).

10. Débranchez et partez enfin en vacances

C’est vendredi après-midi, tout est prêt, tout le monde est briefé. Tout est tellement sur les rails que vous avez l’impression d’oublier quelque chose .. tout est géré sans vous, ça vous fait bizarre mais c’est bon signe car vous sentez déjà ce parfum de vacances si particulier .. Alors déconnectez, débranchez, profitez !

Et puis, si vous êtes encore un peu anxieux, dites-vous que vous verrez bien à votre retour, il n’y a jamais rien de catastrophique (cf mes conseils pour les abonnés à la newsletter). Si un projet plante parce que vous avez pris une semaine de vacances, c’est qu’il y avait un problème déjà bien avant de partir ..

 

Voilà ! avec ces quelques conseils, plus besoin de bosser deux fois plus avant de partir et deux fois plus au retour pour profiter enfin de vos vacances et retrouver vos projets en bonne santé à votre retour. En attendant, changez d’air !

Et vous comment faites-vous pour partir en vacances sereinement ?

Cet article participe à l’évènement inter-blogueurs “Accorder des vacances à son mental pour mieux repartir …” organisé par le blog Les Outils du Mentaliste.

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Cet article a été posté dans Gestion de projet, Management.

5 réponses à Chef de projets en vacances ? oui ça existe, voici comment en 10 étapes !

  1. En effet, partir en vacance et préparer
    ce moment où l’on est pas là, ça se prépare…

    D’où l’importance de préparer des procédures bien carré
    qui devront être respecté afin de gérer son entreprise…

    Mais cela peut même se faire pour toute l’année 😀

    Automatisation de son entreprise ça c’est la mieux.

    Dimitri

  2. Merci de ce superbe article Jean-Philippe !

    J’ai eu l’occasion de lire ton blog, très intéressant, on se régale 😉

  3. Jean dit:

    Bonjour Jean-Philippe,
    C’est vrai que la plupart des gens vivent ainsi : une séparation très nette entre l »entreprise et les vacances. Ces dernières sont une coupure complète avec le monde du travail (en tous cas devraient l’être, certains étant sollicités – et j’en connais – par leur boîte même en vacances).

  4. Pingback: Souriez en cette fin d’été ! | Les Outils du Mentaliste

  5. FAFEH Pascal dit:

    Merci Jean-Philippe. La realité de Backup doit ētre repensée au sérieux avec les Responsable de projet. Certains n’impliquant pas au préalable leurs collaborateurs épriuvent énormément de difficultés à faire confiance en memvre de leur équipe lorsqu’ils éprouvent la nécessité d’alker en vacance. Vos conseils aideront beaucoup à une révsion d’attitude. J’en ai tiré moi-mēme.
    Merci.

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