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Démarrer un projet proprement avec une proposition commerciale validée

La vie d’un projet est ponctuée d’étapes séparant les différentes phases. Généralement, à ces étapes est associée une ou plusieurs validations de document projet. Cette validation « autorise » la poursuite du projet vers la prochaine étape.

Tout ça, c’est bien beau, seulement voilà, parfois la validation est difficile à obtenir de la part d’un client (interne ou externe d’ailleurs). Il n’y a malheureusement pas de solution miracle mais il y a des astuces à essayer et des choses à retenir !

Pourquoi faire valider une proposition commerciale avant de démarrer

Vous avez reçu un cahier des charges pour le projet GRIP (c’est du vécu, avec un nom comme ça, ça donne déjà envie de bosser comme un malade 😉 ..), vous avez échangé avec le client sur ce dernier, vous avez rédigé une proposition commerciale et vous attendez la réponse du client sur celle-ci.
Le client vous appelle au téléphone : « Bonjour Jean-Philippe, c’est ok pour le projet GRIP, j’accepte ta proposition on lance le projet semaine prochaine. »

Appuyons sur « Pause ». Si effectivement, je démarre le projet dans la foulée, sans plus de formalisation que pourrait-il se passer ?

  • Drapeau vert : Le projet démarre, tout va bien, les semaines passent, les comités de pilotage et de suivi ont lieu, bref on est sur les rails, l’accord tacite suffit à ce stade, les comptes rendus de réunion ayant également une valeur contractuelle.
  • Drapeau rouge (voire noir) : Le projet démarre le lundi suivant donc, la réunion de lancement est repoussée de quelques jours pour des problèmes de disponibilité mais le client souhaite que le travail démarre quand même, l’équipe est donc affectée, le travail sur les entrants est en cours, pas très propre tout ça mais ça arrive. Et puis le jeudi, plus de son ni d’image. Le client finit par vous dire que le projet est annulé. Vous dites que vous avez déjà engagé des coûts (autrement dit des personnes ont travaillé dessus) et qu’il faut donc qu’ils soient facturés. Et le client de vous rétorquer : « Ah mais j’ai rien signé ! ». Gloups !

Je caricature ? pas sûr .. Votre interlocuteur s’est peut-être vu couper son budget après coup, son choix de prestataire a été remis en question, il a vu qu’il a fait une erreur dans son choix et ne peut pas rattraper le coup, bref ce n’est pas une attaque personnelle envers vous, c’est simplement la manière qu’il a trouvée de gérer au mieux sa propre situation.

Comment faire valider la proposition commerciale ?

Vous voyez où je veux en venir, il aurait fallu que la proposition commerciale soit validée avant d’entamer les travaux. Alors selon les cas, c’est à la charge du commercial de gérer cet aspect là, parfois au chef de projet, parfois au directeur de projet, … Bref dans tous les cas, en tant que chef de projet, vous êtes directement impliqué donc autant savoir comment ça peut se passer.

Tout dépend des contextes des clients, du degré de formalisation chez le client et chez vous. Cela peut aller du simple email « Bon pour commande » à la signature manuscrite de chaque page de la proposition commerciale (que vous pouvez faire en réunion de lancement par exemple pour appuyer un premier accord moins formel).
Attention au « bon pour commande », il faut quand même que l’email indique de quel projet il s’agit, idéalement pour quelle version de la proposition commerciale également, etc.

Pour apprendre à vos protéger, posez-vous toujours la question « Qu’arriverait-il dans le pire des cas ? » et surtout « Comment éviter ce problème ?« . Par exemple, il m’est arrivé pour une proposition, de rédiger plusieurs versions jusqu’à une 1.3 mais le client n’avait pris connaissance que de la 1.2. En réunion de lancement, on ne parlait déjà plus de la même chose ! .. donc mieux vaut préciser à la validation.

Faites en sorte de suivre la procédure en place chez vous, au moins, on ne pourra pas vous reprocher de ne pas l’avoir fait ! Et s’il n’y a pas de procédure, créez en une !

Il ne veut pas valider la proposition commerciale !

Mais comment répondre aux objections d’une personne qui ne veut pas valider la proposition ? cherchez à comprendre pourquoi elle ne veut pas valider. Entre ce qu’elle vous dit et la réalité il y a généralement un écart .. Peut-être que le premier paiement à la commande est trop élevé pour son budget, peut-être qu’un détail la chagrine dans la proposition commerciale et hésite encore malgré le go informel, etc.

Puis si vraiment c’est la validation en tant que telle qui bloque, vous avez plusieurs réponses possibles, vous pouvez dire que :

  1. si vous n’avez pas une validation, votre chef va vous tomber dessus (ça parle à beaucoup de monde généralement), donc que vous n’avez pas le choix comme vous tenez à votre peau job
  2. c’est la procédure dans votre société, que le service facturation est ultra-procédurier et que vous ne pouvez pas passer outre (je rajoute parfois un « Mais vous devez connaître ça aussi chez « nom de la société » ? », j’ai souvent une réponse positive ..)
  3. seule la validation de la proposition autorise le lancement du projet, pour quelqu’un de très méthodologique par exemple
  4. si vous achetez une voiture, vous signez aussi un bon de commande (une proposition), pourquoi ce serait différent ? (posez vraiment la question ! comme si vous cherchiez à comprendre)
  5. une proposition commerciale est un contrat (elle est souvent accompagnée de Conditions Générales de Vente pour le détail) et un contrat doit être signé par les parties prenantes pour qu’il soit valable
  6. vous avez eu une expérience (professionnelle) malheureuse dans le passé et que désormais votre règle c’est une validation avant tout démarrage. Si vous êtes indépendant par exemple, ça montre aussi que vous apprenez de vos erreurs.

Parfois le client ne veut pas entendre parler de la proposition commerciale et considère que c’est le cahier des charges qui fait office de contrat … méfiez-vous

Vous savez déjà comment va se passer le projet

Soyez ferme sur ce point de validation. Si le client ne veut pas vous donner de validation formelle pour la proposition commerciale, il ne vous donnera certainement pas de validation formelle pour les spécifications ensuite ou tout autre document important (validation de recette, de fin de garantie, …). Vous êtes prévenu ! Mieux vaut donc mettre en place les bonnes habitudes dès le départ et montrer que vous êtes là.

En cas de bras de fer, vous pouvez jouer la montre si vous savez que le projet est urgent (information obtenue en phase d’avant-vente). Vous dites que le projet ne démarrera pas tant que vous n’aurez pas cette validation. Dos au mur, il finira par accepter. Mais préparez-vous pour les prochaines validations, ça risque d’être du même style. J’en parlerai dans d’autres articles.

Soyez accompagné d’un commercial si jamais ça ne se débloque pas, il aura peut-être plus de contexte et il aura le sourire 😎 qui va bien. Il vous dira peut-être de démarrer quand même le projet, demandez-lui de vous confirmer ça par email avec votre chef en copie 😉 .. je (ne) plaisante (pas), mais si jamais ça ne se passe pas bien, c’est vous qu’on viendra voir !

Pensez également à votre chiffrage projet, peut-être que vous avez sous-estimé la charge de gestion de projet au regard de comment ça se passe au démarrage  … tant pis pour ce projet mais retenez la leçon pour le suivant et prévoyez-vous un peu plus de temps pour gérer celui-ci.

Et puis, posez-vous la question, surtout si vous avez un engagement de résultat : pouvez-vous vraiment vous permettre de travailler avec quelqu’un qui ne veut pas s’engager pour une validation de document ? le risque en vaut-il la chandelle ?

Avez-vous rencontré ce genre de situation ? quelles objections avez-vous eu ?

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Cet article a été posté dans Gestion de projet.

6 réponses à Démarrer un projet proprement avec une proposition commerciale validée

  1. Frank dit:

    Merci pour les idées de réponse, je m’en suis servi avec succès ! 🙂

  2. Dam dit:

    Dans ma société (consulting) un gros projet a été démarré sans validation explicite (marché public).
    Moralité: liquidation judiciaire de la boite, parce que le client a refusé de payer la facture, au motif qu’il n’y avait pas de contrat… Le commercial était sur une entité juridique hors CEE… Bilan: la galère au niveau personnel pour les indemnisations, et mise en place des actions de licenciement économique (délais > 3 mois….)
    A partir de maintenant, pour moi, ce sera : pas de validation client = pas de prestations. ET LA FERMETE EN INTERNE EST PRIMORDIALE: argumenter en interne sur les risques peut porter [encore] plus que chez le Client… surtout si on évoque les risques financiers et légaux…
    Se rappeler aussi que le contrat n’a aucun intérêt quand tout va bien… C’est quand « tout va mal » qu’il commence à être utile…
    Merci pour ce blog – très instructif !!

    • JP dit:

      Merci pour ce retour d’expérience qui montre bien les conséquences que l’on pense toujours extrêmes mais qui peuvent quand même arriver !

  3. DOLO dit:

    slt je, veux faire un projet de proposition de réaménagement le l’industrie cinéma dans ma région comment procéder pour l’écriture?

    • JP dit:

      Définissez bien l’objectif de la proposition quitte à en discuter avec les personnes visées, voyez avec elles également la structure du contenu pour qu’il soit le plus proche possible de leurs attentes : périmètre, planning, coût, contraintes diverses, scénarios possibles, etc.

  4. PEGUY dit:

    Bonjour Jean-Philippe,

    Je trouve vos retours d’expériences assez enrichissantes. Ainsi, s’il vous plait, je souhaiterais connaitre quelles sont les différences entre charte de projet, proposition commerciale et cahier de charge?

    Bien à vous

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