→ Une réunion commence à l'heure et se finit à l'heure ! ★ Chef de Projet Malin

Une réunion commence à l’heure et se finit à l’heure !

Consultants, chefs de projet, managers ont plusieurs fois par jour, à diriger ou à assister à des réunions. Elles ne commencent et ne terminent pas forcément à l’heure … Voici quelques pistes pour y remédier.

Une réunion commence à l’heure !

Il y a une légende urbaine comme quoi les réunions commencent toujours en retard et finissent toujours en retard : « la réunion d’avant s’est terminée en retard », « on n’a pas trouvé la salle », « je finissais mon café », …

Et donc, partant du principe général que toute réunion commence en retard, les personnes arrivent par conséquent en retard à la réunion. Certains appellent ça une prophétie auto-réalisatrice.

Prenons un autre contexte, si des personnes vont au cinéma, comme il y a de grandes chances que le film commence à l’heure – du moins elles partent de ce principe là – elles vont arriver à l’heure. Parfois pas ..

Prenons un autre contexte encore : un couple a prévu de partir depuis 2 ans aux Seychelles pendant 4 semaines pour des vacances. L’avion est à 5h30 du matin. J’aurai tendance à dire qu’il vont arriver à l’heure à l’aéroport, pas vous ? 🙂

Alors sur le principe, c’est possible d’arriver à l’heure !

Que celui qui n’a jamais vécu cela me jette le premier compte rendu !

Voyons un exemple. Un chef de projet arrive chez un nouveau client pour lancer le projet et c’est la réunion de lancement.

Il est 14h, certaines personnes sont là, d’autres non, notamment le « grand chef ». Le chef de projet ou l’animateur de la réunion attend les retardataires ménageant les personnes présentes et scrutant le couloir pour guetter les fautifs. Certaines personnes à l’heure voyant que ce n’est pas prêt, laissent leurs affaires pour dire qu’ils sont là, puis ressortent chercher un café, passer un coup de fil, fumer une cigarette … et quand les retardataires arrivent finalement, s’exclamant presque « ah ben tout va bien, la réunion n’a pas encore commencé » .. on attend désormais ceux qui étaient à l’heure ..

Si le chef de projet ne fait rien rapidement, que va-t-il se passer aux prochaines réunions hebdomadaires ? les retardataires habituels seront à nouveau en retard et les bons élèves ponctuels de la première réunion, sachant de toute façon que ça va commencer en retard vont commencer à arriver en retard également ..

Comment y remédier ?

Transmettez les bonnes pratiques de gré ou .. un peu moins de gré ..

Il y a un rôle d’éducation à avoir auprès des collègues, des clients, des fournisseurs, des intervenants sur un projet, et même de son chef si besoin !

Première réunion : les personnes sont en retard mais vous commencez quand même votre réunion à l’heure. C’est un moyen indirect de leur dire qu’ils sont en retard quand ils finissent par arriver. Ils vont peut-être demander à recommencer la réunion (oui ça s’est déjà vu).

S’agissant de la première réunion, vous faites un effort pour faire un résumé de ce qui a été dit mais vous leur faites comprendre subtilement que ce n’est pas un modèle d’efficacité. L’ambiance peut-être un peu embarrassante pendant un moment, c’est normal, à vous de relancer la suite avec enthousiasme et de manière professionnelle.

Si on vous fait la remarque : « Oh, 15 minutes de retard c’est rien »

n’hésitez pas à lui demander avec le sourire ce qu’il en penserait si vous livriez votre projet avec un peu de retard également .. S’il vous répond que vous n’êtes de toute façon qu’un prestataire, vous savez à quoi vous en tenir avant même d’avoir lancé le projet :-).

Réunions suivantes : vous commencez bien évidemment à l’heure. Soit la situation se régule d’elle-même, une personne n’aimant pas être prise en faute à plusieurs reprises, elle va finir par arriver à l’heure. Soit cela demande un peu plus de temps et vous devenez de plus en plus ferme. Vous pouvez éventuellement rappeler les décisions prises mais vous ne revenez plus dessus. Au 15e retard, vous pouvez renvoyer directement au compte rendu :-).

Préparez-vous à quelques tensions toutefois, c’est le changement d’habitude aussi qui veut ça. Et bien sûr, pour que ça marche, il faut que vous soyez irréprochable .. A mesurer toujours en fonction du contexte également. Il ne s’agit pas de se froisser avec les gens, il s’agit simplement de leur faire comprendre que c’est une perte de temps pour tout le monde quand quelqu’un est en retard et qu’on doit « rembobiner » la réunion.

Et s’il y a un « grand chef » ? me demande-t-on souvent, raison de plus ! Même avec les grands chefs, commencez à l’heure de manière polie, on peut toujours dire qu’on pensait qu’ils avaient un empêchement. La prochaine fois, ils arriveront à l’heure car arriver en retard devant ses équipes n’est pas le meilleur exemple .. Et puis après tout, comment pourrait-on vous reprocher d’être à l’heure ?

Une réunion se finit .. à l’heure !

Une réunion se commence à l’heure et se finit à l’heure. Tout le monde a un emploi du temps à gérer, si toutes les réunions se finissaient en retard, ça deviendrait compliqué, vous ne croyez pas ?

Si c’est vous qui pilotez la réunion, soyez le maître du temps ! On ne peut pas demander aux personnes de commencer à l’heure et finir en retard … car ces personnes vont ensuite arriver en retard à d’autres réunions (pour les professionnels de la réunion, il n’y a pas de temps mort ! 🙂 ). Il faut donc être cohérent et cadrer le déroulé de la réunion.

N’hésitez pas à dire le temps qu’il reste et les sujets restants à traiter. Cadrez le débat et finissez à l’heure quitte à laisser un sujet de côté, vous aurez pris soin de traiter les plus importants en premier. Vous ajusterez le temps de réunion la prochaine fois ou dirigerez / préparerez différemment la réunion (demander aux participants de lire un document avant et de noter leurs questions par exemple).

Vous pouvez aussi demander à tout le monde en début de réunion quelles sont les contraintes de chacun pour la fin de réunion. Vous saurez ainsi s’il vous est possible de prolonger de 10 minutes ou si un participant doit partir en avance (et qu’il n’osait pas le dire). Auquel cas, vous allez peut-être réorganiser l’ordre du jour, reprioriser les sujets qui le concernent et lui permettre de se détendre. Il ne va ainsi pas se mettre à transpirer à grosses gouttes en voyant l’heure avancer en se demandant quand son sujet sera traité ..

Et si vous êtes participant seulement ?

Soyez toujours à l’heure ! on ne vous reprochera jamais d’être à l’heure à une réunion ! occupez-vous en attendant si ça démarre en retard. Et si en cours de réunion vous sentez que ça va déborder, prévenez que vous avez une contrainte ensuite et qu’il vous faudra partir à l’heure planifiée de fin de réunion. L’animateur est ainsi prévenu.

Si votre chef vous impose de rester, ce sera sa décision et sa responsabilité si vous êtes en retard à la prochaine réunion ou si vous repoussez le traitement d’un dossier (voir la technique de l’agenda : Vous ne direz plus jamais « non »).

Tâchez d’éduquer les participants : vous étiez là à l’heure (surtout si la réunion a commencé en retard), parce que vous êtes parti à l’heure, de la réunion précédente. Vous demandez à faire de même tout simplement pour être à l’heure à la suivante, ce n’est que du bon sens après tout.

Rester ferme et prévenir de ses retards !

Oui, je sais ça peut paraître très rigide comme manière de faire. Mais plus vite les règles sont définies, mieux c’est pour tout le monde. Surtout que ça peut prendre un peu de temps. Il est toujours plus facile de s’assouplir lorsqu’on était ferme, que de devenir ferme quand on était trop souple (je parle toujours de gestion de projet …). Et c’est également faire respecter votre temps et celui des autres.

Bien sûr, des retards, cela arrive à tout le monde et c’est totalement excusable .. si on prévient. Appelez quelqu’un qui se chargera de prévenir les participants de votre retard si vous êtes l’animateur (voire de prendre en charge le début de la réunion) ou prévenez l’animateur si vous êtes un participant. Mais prévenez AVANT la début de la réunion … !

Et vous comment faites-vous pour gérer les retardataires ?

Mots-clés recherchés :

  • respect des horaires de réunion en salle
  • En retard en réunion
  • gestion du temps horaire des réunions ne pas dépasser
  • qui a genere beaucoup de retard
Cet article a été posté dans Gestion de projet, Gestion du temps.

15 réponses à Une réunion commence à l’heure et se finit à l’heure !

  1. Julien dit:

    La façon « subtile » pour gérer le retard des membres de mon équipe ?

    Le dernier arrivé, au delà de l’heure prévue, est chargé du compte rendu.

    Oui, parce qu’il y a toujours un compte rendu à une réunion… 😉

    • JP dit:

      Ah oui y’a le coup des croissants pour la réunion suivante aussi 🙂

    • Raïssa dit:

      « Le dernier arrivé, au delà de l’heure prévue, est chargé du compte rendu » Je vais testé ça moi et je sens déjà que ça va marcher.

      • JP dit:

        Pour une réunion d’équipe, ça marche très bien !

        Pour réunion avec un client, il vaut mieux garder la maîtrise du compte rendu et le rédiger soi-même. J’y reviendrai prochainement.

  2. Frédéric dit:

    Bonjour,

    Pour ma part, j’ai effectué il y a quelques années, une mission dans un cadre fort intéressant.

    Le but était de rendre les réunions efficaces !!

    Pour ce faire, toutes les réservations de salle pour des réunions (décisions) ou ateliers (réflexions) passaient par une même personne. Cette personne devait être en copie de chaque compte-rendu qui devait contenir un plan d’actions et/ou de décisions.

    L’initiateur de la réunion devait fournir lui-même le compte rendu. Les réunions devaient se tenir en temps et heure impartis. Et personne ne pouvait provoquer de nouvelle réunion tant que son compte-rendu précédent n’avait pas été diffusé.

    Cette règle était valable pour TOUT le monde … et cela fonctionnait.

    • JP dit:

      Merci pour ce retour, effectivement ne pas provoquer de nouvelle réunion avant la diffusion / validation du précédent compte rendu est une bonne chose !

  3. Rémi dit:

    Il y a également un facteur à prendre en compte, dans le respect des horaires de réunion : c’est la culture.

    Dans ma précédente boîte, je travaillais beaucoup à l’international. Et notamment avec des suédois.

    C’était toujours cocasse d’organiser des réunions franco-suédoises, car le schéma suivant se répétait souvent : tous les suédois se connectaient à l’heure pour le meeting, voire quelques minutes avant l’heure de début. Et ils attendaient sagement les français qui arrivaient au compte-goutte, 2, 3, 5… 10 minutes en retard.

    On n’a pas une réputation d’être très à l’heure en France. Cela fait partie de notre culture de gaulois indiscipliné !

    Après, je suis d’accord qu’il est important de modifier ce comportement, afin d’avoir des réunions efficaces, et de ne pas gaspiller le temps des gens.

  4. Matthieu dit:

    Merci pour ce compte rendu très intéressant. Il est en effet important de respecter les horaires prévus. Je cois également que beaucoup de réunions sont mal gérées au niveau du temps car les participants ne possèdent pas forcément d’ordre du jour et les objectifs de la réunion, les débats lors de la réunion sont improductifs également ce qui génère du stress et bien sur de retard.. Combien de personnes ressortent en disant « encore une réunion qui n’a servie à rien »… D’après une étude de Smart Work Resarch, 75% des réunions sont improductives… http://www.signos.fr/mindmapping-statistiques

    Plus que les horaires, il est donc important d’avoir des outils et méthodologies de collaboration pour améliorer l’efficacité des discussions lors de réunions, projets etc. Grâce à des outils visuels comme le MindMapping http://www.signos.fr/mindmapping les participants vont pouvoir avoir un feed-back visuel permanent sur les échanges. L’outil va servir à visualiser puis créer, relier, organiser l’information échangé pour la rendre intelligible et utilisable. L’outil va également servir à créer une vision partagée, à une meilleure compréhension entre les personnes et ainsi à créer un consensus et donc une meilleure efficacité (jusqu’à 20% de temps de réunion en moins.)La méthodologie d’efficacité cognitive et l’outil du Midn Mapping vont permettre de séparer les étapes cognitives de divergence et convergence des individus pour les faire travailler ensemble et dans le même sens

    Pourquoi se fixer une heure de réunion quand on peut traiter le sujet en 30 ou 40 minutes ?

    Voici un peu plus d’explications quant à cet outil et à cette méthodologie. http://www.signos.fr/brainstorming

  5. Devaux dit:

    J’ai un truc pour commencer les réunions à l’heure :
    A l’heure de la convocation…je commence !

    Quand les retardataires arrivent, je les invite à se glisser dans la réunion, sans commentaire. Pas de leçon de morale. Juste l’indication que ma pratique consiste à commencer à l’heure (quand je ne suis pas en retard, moi-même…)
    La fois suivante, ils arrivent à l’heure.

  6. Bruno dit:

    Quel bord… effectivement. De ce fait il faut prévoir un débordement et repousser les autres rendez-vous, cela multiplié par le nombre de personnes qui assistent à la réunion. Cela fait partie des choses qui m’agacent. Merci pour vos remèdes 🙂

  7. Kong dit:

    Il faut « fouetter » les retardataires

  8. Cécile dit:

    C’est en effet un sujet qui fait partie du pain quotidien du chef de projet, et très culturel dans le Sud de la France comme dit Rémy, mais on peut souvent le gérer en modelant le temps des échanges. Personnellement, j’ai davantage de difficulté en fin de réunion devant les incapacités de certains clients à prendre les décisions qui s’imposent à l’avancement du projet….mais c’est un autre sujet 🙂
    PS : je viens de passer deux ans à animer les ateliers et comités avec des bonbons…ça marche pas mal non plus suivant la population 😉

    • JP dit:

      Rhoo Cécile, la technique des bonbons, c’est traître ça, ça marcherait trop bien sur moi 😉

      Sinon faut pas hésiter à mettre la pression avec la technique du « Qui ne dit rien, consent » : « si je n’ai pas de retour de votre part avant vendredi, je pars sur la solution A lundi. »

  9. Challier dit:

    Dernièrement, j’étais en mission dans une grande banque. On avait des régulièrement des réunions de fin d’itération (mode agile). Si on avait commencé les réunions sans les retardataires, on risquait de faire une bonne partie de ces réunions pour rien. En effet, elles étaient principalement destinées aux directeurs. Ils n’étaient pas toujours très à l’heure. Petite difficulté supplémentaire, ce n’était pas toujours les mêmes qui pouvaient venir, donc pour les éduquer, dur dur.
    Pourquoi pas toujours les mêmes ? Les congés, le big boss qui a changé au milieu, raisons diverses et variées. Les réunions étaient elles intéressantes ? Je ne juge pas, n’étant pas un des décideurs. Ceux ci semblaient plus intéressés que moi. Toutefois : « Le graphique est très bien, sauf que l’on y comprend rien ». C’était un outil maison, mais le commentaire venait d’une personne de la maison. On aurait sans doute pu utiliser un graphique plus facile. Si les participants sont convaincus de l’intérêt de venir, ils feront plus d’efforts.
    D’autre part, toujours dans cette banque, il y avait des affichettes à propos des réunions. Il était sans doute marqué, entre autre, commencer à l’heure, peut-être même arriver à l’heure. Je ne me souviens plus. Mais quand c’est drôle on s’en souvient et généralement, cela passe bien. Quelqu’un avait affiché l’image suivante https://s-media-cache-ak0.pinimg.com/736x/e7/97/2d/e7972d420cdee8addf747dae80589b45.jpg. Pour notre problématique, j’ai trouvé celles-ci http://www.ucciani-dessins.com/wp-content/uploads/2013/06/06-10-retard-en-reunion-2.gif et http://myosotislutece.over-blog.com/article-je-suis-en-retard-en-retard-en-retard-85090072.html.

  10. Excellent !
    Et j’ajouterai 3 points :
    – une réunion doit avoir un ordre du jour, diffusé avant la réunion
    – lors de la réunion, il faut respecter l’ordre du jour
    – après la réunion, on doit rédiger, diffuser et faire valider le compte rendu
    Cela permet de respecter les 3 fondamentaux de la gestion qualité :
    – écrire ce que l’on va faire
    – faire ce que l’on a écrit
    – écrire ce que l’on a fait

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