→ 7 indices qui doivent faire passer le chef de projet à l'action ! ★ Chef de Projet Malin

7 indices qui doivent faire passer le chef de projet à l’action !

Un projet c’est comme un bateau sur l’eau, dès qu’on veut changer un peu de direction, il y a de l’inertie. Autrement dit, lorsqu’on actionne une commande, le résultat va mettre un peu de temps à se faire sentir (dans le bon sens ou dans le mauvais d’ailleurs).

Et plus le projet est gros, plus il faudra de temps pour observer les résultats  .. Vous me voyez venir, l’analogie avec le Titanic n’est pas loin :-).

Alors oui, le chef de projet tient entre autres le rôle de la vigie en haut du mât et doit scruter l’horizon à la recherche d’icebergs. Voici donc 7 clés à garder en tête pour éviter de se prendre l’iceberg, et passer à l’action avant qu’il ne soit trop tard !

1. Les « saisons » de congés

Il y a dans l’année des périodes plus propices aux congés que d’autres. Et sur un projet de plusieurs mois, il est quasiment impossible d’échapper à ces « saisons » de congés.

Par exemple : le mois de mai avec ses multiples ponts – des aqueducs pour certains -, juillet-août bien évidemment (pensez aux 14 juillet et 15 août ..), les vacances au ski en hiver, etc. Tout le monde ne prévoit pas et surtout ne prévient pas longtemps à l’avance de ses congés.

Une absence d’une personne-clé, si elle n’est pas prise en compte dès le départ, peut compromettre le projet.

Autant vous pouvez arriver à gérer et à anticiper les congés de vos équipes, autant ceux du client .. c’est plus dur. Et quand le client a oublié de vous dire que la semaine prochaine il ne sera pas là et que c’est vendredi, vous croisez les doigts pour que vous n’ayez pas besoin de lui !

Un autre type d’absence « surprise », c’est l’heureux événement pour le futur Papa qui, de par sa nature, peut arriver n’importe quand, à vous d’ajuster le pilotage également en conséquence. Demandez par exemple un reporting tous les soirs.

Si vous approchez d’une telle période, soyez pro-actif et vérifier les congés de chacun des intervenants au plus tôt.

2. Les ressources « indispensables »

Il y a souvent des personnes dans les équipes qui ont touché un peu à tous les projets, ou bien qui ont un historique conséquent ou bien de par leurs compétences qui sont amenées à travailler sur plusieurs projets en parallèle.

Ce genre de ressource peut être assez volatile de par l’aspect multi-projets : un problème en production qui nécessite une intervention de dernière minute, une livraison qui ne se passe pas bien, un bug en garantie et c’est la dernière personne « qui connaît » (mise à part la documentation pas à jour ..).

Bref, surveillez du coin de l’oeil les autres projets et demandez à la personne « couteau-suisse » de vous tenir au courant de la température sur ses autres projets.

3. Un point NON maîtrisé

Chef de projet qui fait l'autruche« Techniquement ça devrait marcher » vous a dit l’architecte !

Bien, le projet est lancé mais vous sentez comme une atmosphère bizarre dans l’équipe et vous interceptez des « De toute façon, ça ne va pas marcher » depuis la machine à café.

C’est le moment ! Soit vous faites l’autruche, vous attendez que ça explose et vous montrez du doigt l’architecte qui est parti en mission longue durée en Tunisie .. soit vous crevez l’abcès avec l’équipe et déterminez le fin mot de l’histoire tout de suite afin de trouver une solution.

Un point non maîtrisé – soit par vous, soit par quelqu’un de confiance – cela s’identifie rapidement : quand vous l’expliquez à un membre de votre équipe ou à votre chef, ce n’est clair ni pour lui ni pour vous

D’ailleurs quand vous vous rendez compte que votre explication est bancale, vous noyez le poisson pour gagner du temps et aller chercher des infos ..

4. Des validations en retard

Une proposition commerciale en cours de validation avec un projet lancé ? il m’a semblé avoir été clair pourtant 🙂 ! Que ce soit dans le domaine fonctionnel, technique, financier ou autre, cette non-validation restera un caillou dans la chaussure du projet et à force d’avancer, à un moment ou à un autre, ça va faire vraiment mal.

Donc bras dessus, bras dessous avec votre commercial ou votre directeur de projet préféré, allez-vous mettre d’accord !

Dans toutes les étapes de validation, prévoyez toujours un peu de marge dans votre planning à vous et n’hésitez pas à monter au créneau si cela sort des clous. Après tout, vous ne pouvez pas respectez vos engagements projet si votre client ne respecte pas les siens (à encadrer au-dessus de votre bureau).

5. Des responsabilités, ah bon ou ça ?

Qui fait quoi ? à qui je pose la question ? et qui va valider alors ? ah bon ? si vous ne savez pas qui fait quoi sur votre projet, c’est le bon moment pour réagir :-).

Si ça se passe dans vos équipes, peut-être qu’un briefing pour clarifier les périmètres de chacun est nécessaire.

Si ça se passe côté client, assurez-vous qu’à chaque fois que vous avez besoin de lui, vous savez à qui vous adresser (le responsable fonctionnel, le responsable technique, etc …). Et s’il y a trop de monde impliqué, faites le tri rapidement. Si par ailleurs, c’est votre rôle qui n’est pas clair dans l’organisation, allez demander une clarification auprès de votre responsable.

6. Les indicateurs ne sont pas à jour

Autrement dit, vous êtes en voiture sans GPS, sans carte, sans compteur de vitesse, sans indicateur de réservoir et vous êtes sur le trajet Bordeaux-Strasbourg et on va même dire qu’il fait nuit, tiens ! Même si vous connaissez la route, vous admettrez, ce n’est pas très rassurant .. Regardez les compteurs sans regarder la route, ça ne sert à rien non plus, c’est même encore plus dangereux.

Idem pour votre budget vacances, mieux vaut le vérifier de temps en temps, sinon il ne reste plus rien pour prendre un cocktail pendant les derniers jours de soleil …

A vous d’adapter la fréquence de mise à jour et de contrôle de manière efficace. Sur un projet, mettre à jour ses indicateurs de manière régulière permet de suivre un peu ce qu’il se passe et de « sentir » des tendances.

7. Le pressentiment, l’intuition du chef de projet

Alors là, ça veut dire que vous avez passé un cap, vous avez fait tellement de boulettes, vécu, vu et entendu tellement de plantages que maintenant vous sentez arriver la crise deux kilomètres à l’avance ! Parfois, même en phase d’avant-vente, vous pouvez déjà dire que ça ne sent pas bon et qu’il ne vaudrait mieux pas y aller  ..

C’est donc l’expérience qui parle, la petite voix intérieure qui se rappelle une mauvaise expérience et qui vous dit « aie, aie, aie, attention ! ». Et quand cette petite voix vous parle, il faut savoir apprendre à l’écouter !

Bien sûr, si vous êtes en retard de 2 semaines sur votre planning, que vous doublez votre charge ou que le client vous appelle paniqué toutes les demi-heures, ce sont également des signes que quelque chose ne va pas mais c’est généralement déjà trop tard ..

Et vous à quoi faites-vous attention particulièrement pendant votre projet ?

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  • bateau sur l\eau
  • titanic gestion de projet
Cet article a été posté dans Gestion de projet.

6 réponses à 7 indices qui doivent faire passer le chef de projet à l’action !

  1. Mboumi dit:

    Très intéressant! L’essentiel de ce que je pense avec ma courte expérience d’1 an est là dedans. Merci!

  2. Steeve dit:

    Très intéressant et surtout très vrai, comme article.

  3. Il me semble aussi important de lier l’aspect estimation initiale de la charge (telle que fournie au client) et estimation réelle de la charge de façon réaliste (et non béatement optimiste).
    Comme dans la majorité des cas l’estimation est faite au doigt mouillé, et qu’il n’y a que très peu de mesures fiables, l’aspect « 6 indicateurs » me semble plus que majeur, primordial.

  4. zouheiri dit:

    Tout est vrai notamment le point 4 qui est très difficile à manager dans le monde des développements automobile a l’heure actuelle où même les grands acteurs ne respectent pas les règles qu’ils dictent.

  5. Merci Philippe : toujours judicieux, pragmatique et concret.
    AVIS AU CHEF DE PROJETS : maintenant que vous savez, vous n’avez plus d’excuse pour ne pas intégrer ces points dans votre Plan de Gestion de Risques, et bâtir le plan d’action adapté qui vous permettra de réduire l’occurrence et l’impact de ces risques.

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