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Pourquoi piloter un projet au pourcentage d’avancement est une erreur

Mesurer l’avancement d’une tâche, d’une activité ou d’un projet, ça permet de savoir où on en est, de voir la progression, d’évaluer ce qu’il reste à parcourir  / accomplir. Cela permet de voir si on prend du retard, cela permet de re-négocier une date de livraison à l’avance, de renforcer l’équipe, etc. Bref, l’avancement est un indicateur d’aide à la décision.

Relevé des compteurs !

C’est le moment que les équipes préfèrent ! 😉 Le chef de projet enfile sa casquette, prend son bloc-note et son stylo et vient faire « le tour des popotes » pour connaître l’avancement sur chacune des tâches en cours : c’est le fameux relevé des compteurs ! 🙂

Je caricature un peu, vous avez peut-être un document partagé que tout le monde remplit, une application de « timetracking » (suivi du temps passé), etc. et puis surtout quand le chef de projet fait le tour des équipes, il est sensé faire un peu plus que de demander des chiffres .. mais c’est une autre histoire !

La fameuse question « T’en es où ? » résonne donc régulièrement dans les bureaux des équipes. Analysons un peu le type de réponse obtenue :

  • « J’en suis à la moitié mais la deuxième partie est plus compliquée, ça va me prendre plus de temps. »
  • « J’ai quasiment fini, regarde ce que ça donne ! »
  • « J’ai fait les parties X, Y, Z il ne me reste plus qu’à faire W pour finir. »

Je ne pense pas me tromper en disant que c’est un type de réponse courant.

Mais quel est le problème ?

Prenons un autre exemple : si vous devez parcourir 600 km pour revenir d’un weekend au bord de la mer et rejoindre l’effervescence de la capitale un dimanche soir. Vous manquez à votre poisson rouge, donc il vous appelle pour savoir où vous en êtes. Vous répondez « J’ai parcouru déjà 300km, j’ai fait la moitié ! ».

Votre réponse est à la fois correcte et erronée, tout dépend de quoi on parle :

  • Si on parle de distance : vous avez parcouru 300 km sur 600, vous êtes à la moitié, c’est sûr !
  • Si on parle de temps : vous avez parcouru 300 km en 3 heures (vous ne roulez pas vite), vous supposez que vous allez conserver la même vitesse pour la 2e moitié et concluez donc que vous avez fait la moitié ! (et quand on arrive à Paris un dimanche soir, je vous garantis que vous n’allez pas garder la même vitesse ..).

Bon ! Vous devinez ?

Question incorrecte, réponse incorrecte

Le problème c’est que la question « T’en es où ? » ou du type « Quel est le pourcentage d’avancement ? » implique une évaluation par rapport au résultat attendu.

Mais qu’est-ce que l’on cherche à mesurer ? combien de temps ça va prendre encore, le « reste à faire » en somme, car le temps passé va impacter notamment le planning et le budget.

Donc il faut faire attention à la question que l’on pose et l’information que l’on retient :

– « T’en es oû ? »

– « J’ai quasiment fini, regarde ce que ça donne ! »

– « Donc tu dirais que t’as fini à 90% ? »

– « Oui, oui clairement. »

Et le chef de projet considère donc que la tâche de 3 jours est quasiment terminée et n’a un reste à faire que de quelques heures.

Mais en fait, si ça se trouve, la personne a réalisé la carrosserie de la voiture, donc oui effectivement ça semble « fini » ou presque, sauf qu’il n’y a pas de moteur, le tableau de bord n’affiche rien, le levier de vitesse n’actionne rien et à part s’asseoir dedans et mettre le coude par la fenêtre (si on a pu l’ouvrir), on ne peut rien faire .. Parfois, il est possible de vérifier ou tester mais parfois non, il faut attendre que plusieurs tâches s’imbriquent pour pouvoir le faire.

Aidez votre équipe à estimer son travail

La personne qui réalise va généralement vous comparer l’état actuel au résultat attendu sans penser au temps restant à passer dessus. Et cette évaluation a plus de chance d’être subjective, surtout de la part de débutants. Le chef de projet lui, ce qui l’intéresse (bien sûr il faut que le travail corresponde aux attentes), c’est combien de temps il va passer encore dessus. Soyez sûr de parler de la même chose !

Si vous demandez à la personne combien de temps elle pense encore travailler sur la tâche, la démarche intellectuelle est différente. Il faut se projeter dans ce qu’il reste à faire pour estimer la durée de chacune des micro-tâches restantes. Si la personne n’est pas à l’aise avec l’exercice, aidez-là à faire l’inventaire de ces micro-tâches et à lui faire prendre conscience que ce qui n’est pas visible représente également du travail (souvent la majeure partie d’ailleurs).

En somme, demander un pourcentage d’avancement aux personnes de votre équipe, cela ne les aide pas à apprendre à chiffrer leurs tâches.

Sachez également que 50 « tout petits trucs à finir », ça peut vite représenter quelques heures de boulot voire plus. J’ai eu un consultant qui se tirait une balle dans le pied à chaque fois que je lui demandais la charge restante, car il se constituait une liste de micro-choses à finir plus tard, liste qui grossissait avec les jours et qui le faisait finir très tard à chaque fois parce qu’il voulait tenir ses engagements.

Il faut donc réussir à éviter l’effet « Je suis là dans 10 minutes » alors qu’il va lui en falloir 40 pour rentrer, ça n’est utile ni au consultant ni au chef de projet …

Pour piloter un projet, commencez par faire simple

Une tâche c’est :

  • Une charge estimée initiale : elle est évaluée en avant-vente, en préparation de projet, avant de commencer la tâche, … Une fois la tâche démarrée, elle est figée.
  • Une charge consommée : c’est le temps passé sur la tâche, il n’y a pas ou peu de débat.
  • Une charge restant à faire : c’est l’indicateur clé de suivi de projet. Mieux vos équipes et vous-même serez à même de suivre le reste à faire finement, plus vous maîtriserez vos projets.

Donc évitez les valeurs calculées « sophistiquées » qui demandent de la gymnastique mentale et qui n’apportent pas grand chose. Car vous passez d’informations concrêtes et absolues que tout le monde peut comprendre rapidement (des jours-hommes généralement) à des valeurs transformées relatives (des pourcentages d’avancement). Si vous et votre équipe êtes à l’aise avec ça, pourquoi pas, sinon prudence. Car c’est comme jongler avec des torches enflammées : assurez-vous de bien les maîtriser individuellement avant de vouloir jongler avec 3 à la fois !

Le pourcentage d’avancement sur un projet : méfiance !

Là aussi, il faut faire attention aux indicateurs. Si on me dit le lundi que le projet est à 55% d’avancement et qu’on revient le lundi suivant me dire qu’il est à 65% d’avancement et que tout va bien, je n’ai pas ou peu confiance. Pourquoi ? pour bien comprendre, rappelons ce qu’est l’avancement :

avancement = charge consommée  / (charge consommée + charge restant à faire)

On peut avoir un pourcentage d’avancement qui augmente « normalement » tout en ayant un gros problème sur le projet :
Semaine 1 : projet de 100 jours-hommes, 55 jours de consommés, 45 jours restants = 55% d’avancement
Semaine 2 : projet de 100 jours-hommes, 72 jours de consommés, 38 jours restants = 65% d’avancement

Sauf qu’en une semaine, on a eu 10 jours de dépassement (72 + 38 -100 = 10 ) ! Alors que tout allait bien la semaine précédente (55 + 45 – 100 = 0) !

Pour évaluer la santé du projet, il vous faut donc en plus du pourcentage d’avancement, ajouter une notion telle que la marge du projet (avec son évolution), soit encore une valeur « calculée » de plus.

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple

Prenons un autre exemple, et cette fois, parlons tout simplement de charge (pour faire simple, on considère que les coûts-hommes sont homogènes). Avec un peu de contexte, disons un projet de 200 jours-hommes de développement informatique avec une équipe de 6 personnes, on a très vite une idée de ce qu’il se passe.

Si on me dit le lundi qu’il reste 120 jours de charges et que le lundi suivant il en reste 100 : ça me parle un peu plus.

On devine rapidement que l’équipe a pris du retard : en effet 20 jours produits (120 jours pour semaine 1 moins 100 jours pour semaine 2) contre 30 jours-hommes de production potentielle (6 personnes pour 5 jours ouvrés).

Que s’est-il passé ? incident isolé ou estimations généralement trop basses ?

L’affectation des personnes sur le projet devra être prolongée de combien ?

La recette doit être prévue bientôt, a-t-on de la marge ou faut-il dès à présent la repousser ?

Etc.

Alors peut-être que je ne maîtrise que les additions et les soustractions 🙂 mais en plus de faire monter en compétences les équipes sur la notion de reste à faire, je trouve ça quand même beaucoup plus facile de se projeter, vous ne trouvez pas ?

 

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