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Chiffrage et périmètre : offrez un cadre à votre client !

Le chiffrage projet c’est le nerf de la guerre notamment s’il y a un engagement de résultat qui va avec. A la louche, avec des abaques, avec des règles arbitraires, des hypothèses en tout genre … chacun fait sa sauce pour arriver à un chiffrage « correct ».

J’ai déjà parlé du chiffrage dans 3 articles :

Pour certains, le chiffrage c’est ça …

Le chiffrage de projet : première partie : cahier des charges, décomposition, pièges à éviter, chiffrer les spécifications, …

Le chiffrage de projet : deuxième partie : chiffrer la gestion de projet, la formation, la documentation, une équipe near-shore, …

Le chiffrage de projet : troisième partie, principes et idées-clés : crédibilité, pilotage, abaques, …

Mais compte tenu des questions reçues et des recherches effectuées sur le sujet du chiffrage, je me suis dit qu’une suite avec un exemple serait la bienvenue.

Partons donc sur un cas pratique, le plus simple est un site web avec quelques fonctionnalités : www.jemepropose.com . Il s’agit d’un site d’annonces en ligne, le fonctionnel est donc, je pense, accessible à tout le monde. Le but du projet à chiffrer est de redévelopper le site sans amélioration spécifique.

Et au commencement il y avait une idée …

La réflexion peut être plus ou moins avancée – souvent moins que plus – mais on peut distinguer 3 grandes catégories :

  1. il y a un existant : cela donne une bonne base de départ, c’est l’exemple en question. On améliore ou pas au passage, c’est une question qui peut devenir vite épineuse … A voir s’il vaut mieux s’extraire de l’existant ou se concentrer sur ce qui change.
  2. il existe une maquette : le client a déjà réfléchi à la question, a déjà organisé ses idées, c’est une version de travail quand même mais ça permet d’avoir une bonne idée. Pour notre exemple, il pourrait s’agir d’une présentation powerpoint avec un slide pour chaque écran demandé (attention toutefois, le client n’a peut-être pas pensé à tous les écrans nécessaires).
  3. s’il n’existe qu’un cahier des charges sommaire, et que le client n’est pas plus aidant, vous devrez faire appel à votre imagination et à votre matière grise. Quand le sujet est « simple » comme un site d’annonces, tout va bien, c’est compréhensible. Quand vous devez gérer des contrats avec des règles de gestion sur 80 critères différents qui changent en fonction du statut du contrat, ça demande de suite un peu plus d’efforts ..

Chiffrer oui, mais par où commencer ?

De manière générale, suivre les scénarios d’utilisation est un bon départ, histoire de commencer quelque part …

Sur notre exemple, le plus simple est de partir de la page d’accueil (souvent le premier slide de la maquette du client également) pour appréhender un peu de quoi il retourne. Parfois, une fonctionnalité conséquente peut se cacher derrière un simple bouton.

Voilà ce qui peut accrocher votre oeil quand vous balayez ce genre de page (haut en bas, gauche à droite, enfin à peu près hein ..) :

« Se connecter » : ah, intéressant, il y a un espace privé ou un espace d’administration à explorer

« Publier une annonce » : il s’agira de saisie de données avec tout ce qui s’en suite (vérification des données, insertion en base, etc.)

La carte de France cliquable : il faut faire attention à une complexité potentielle sur les éléments interactifs

Recherche + « Utiliser la localisation »  : un moteur de recherche est à prévoir, le client peut avoir en tête une rolls royce avec un algorithme de recherche ultra élaboré. Il peut également s’agir d’un simple filtre. Bref, à creuser.

Affichage de résultats : on est dans du classique, de la restitution de données avec pagination (page 1,2,3,4, …) . Plusieurs liens sont également présents pour filtrer géographiquement ou sur le type de résultats.

Pour le reste, il s’agit d’affichage de données simple (a priori toujours) pour cette page-là. Il faut passer en revue les autres pages et décomposer en fonctionnalités de la même manière.

Vous avez certainement autour de vous des personnes qui « savent » chiffrer ou qui en lisant un cahier des charges en 5 minutes, sont capables de vous donner un résultat à la louche pas trop loin du vôtre. Ils ont l’oeil aguerri aux dangers. Ross dans Friends dirait : « Unagi »L’expérience va vous aider à identifier rapidement ces points d’attention du chiffrage dans votre domaine.

Alors bien sûr, quand on a le résultat sous les yeux c’est plus facile de chiffrer. S’il n’y a pas d’existant, il est donc important de bien comprendre le fonctionnement et de maquetter éventuellement avec le client dès la phase d’avant-vente. Il y a des outils rapides et faciles pour créer rapidement un design d’interface (MS Visio, Balsamiq ou le bon vieux couple papier / crayon).

Plus facilement vous pourrez vous projetez, et plus vous serez à même de détecter les fonctionnalités oubliées et les « loups » (ceux qui se cachent et qui attaquent au pire moment).

Chiffrer pour budgeter mais pas seulement …

Rappelons qu’un chiffrage sert principalement à deux choses :

  • constituer un budget, savoir combien ça coûte, combien de temps ça va prendre, quel profil va bosser dessus, bref les grands classiques
  • cadrer un périmètre notamment s’il y a engagement de résultat (projet au forfait)

Autant la première, tout le monde est d’accord, je pense, c’est le nerf de la guerre .. du chiffrage découleront le budget, le planning, et tout ce qui s’en suit.

Pour la deuxième, souvent cela surprend. Mais quel bouclier formidable contre les sempiternelles discussions de périmètre entre clients et prestataires ! La liste des tâches accompagnée de son chiffrage est inestimable pour un chef de projet malin. Pourquoi ?

une liste de tâches décrit ce qui va être fait : implicitement, ce qui n’est pas dans la liste ne sera pas fait. Si vous pensez que l’implicite n’est pas assez précis, ajoutez une phrase pour le dire en dessous de votre tableau de chiffrage.

le chiffrage à côté d’une tâche cadre la tâche : vous allouez 2 jours à une tâche en fonction de votre compréhension du besoin. Il peut s’agir parfois d’un seul et unique mot dans un cahier des charges. Dans notre cas, prenons la partie « moteur de recherche ». En phase de spécification ou d’éclaircissement de la tâche, le client vous décrit clairement un travail de 2 semaines : c’est un moteur de recherche intelligent basé sur votre vitesse de clics, les coordonnées GPS de votre modem et la résolution de votre écran … Vous serez donc manifestement largement au-dessus de votre estimation. Dans ce cas, votre chiffrage initial peut vous servir d’argument dans la négociation. C’est moins tranché que dans le premier point mais ça peut peser sérieusement dans la balance.

Il y aurait encore beaucoup à dire sur le chiffrage. Cela peut varier tellement d’un domaine à un autre, d’un projet à un autre … De toute façon, si c’était si simple ça se saurait ! ;-). Si le coeur vous en dit, vous pouvez prendre le site de la CNIL et refaire l’exercice pour entraîner votre oeil de « chiffreur ».

Une dernière chose, les prestataires râlent souvent parce que les cahiers des charges ne sont pas assez détaillés (moi le premier ..), n’est-ce pas ? Mais imaginez l’effort nécessaire pour un responsable fonctionnel pour décrire en détails quelque chose qui n’existe pas encore et que même ceux qui en ont besoin (les futurs utilisateurs) ne savent parfois pas complètement expliquer !

Et puis parfois, on ne laisse tout simplement pas le temps aux clients de … prendre le temps d’imaginer et de décrire en détails leur besoin, c’est comme ça, c’est la vie, faut faire avec. Qu’on se le dise ! 🙂

Dites-moi dans les commentaires ci-dessous quelles sont vos difficultés dans le chiffrage de manière générale.

Je vous invite également à jeter un oeil aux articles mentionnés au début.

Cet article a été posté dans Gestion de projet.

Une réponse à Chiffrage et périmètre : offrez un cadre à votre client !

  1. Eric dit:

    Merci pour cet article pour le chiffrage, c’est toujours délicat à faire .. Je ne voyais pas le chiffrage comme une manière de cadrer le besoin en phase de design, je trouve ça super utile, merci !

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