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Prioriser ses projets pour une meilleure gestion en 5 questions

Dans un monde idéal, lorsqu’un projet se finit, un autre démarre et tout va bien, le chef de projet enchaîne tranquillement.

Mais voilà, dans la vie, les projets se succèdent, se chevauchent et se superposent et il faut faire avec.

Dans ce cas, vous êtes bien obligé de suivre et souvent, la difficulté augmente. Cela correspond à passer du statut chef de projet à chef de projetS. C’est une si petite différence sur le papier – ou l’écran – et pourtant une énorme dans la réalité.

Une bonne préparation est cruciale avant d’accepter un nouveau projet mais parfois on n’a pas le choix.

Alors dans le feu de l’action, comment gérer la priorisation de ses projets ? comment faire pour savoir quel projet vous devez faire avancer en premier ?

Si vraiment vous êtes sous l’eau, voici 5 questions à vous poser pour vous aider dans votre réflexion ..

1. Le projet est-il en phase avec vos objectifs ?

Si on vous donne comme objectif de ramener du chiffre d’affaire coûte que coûte, vous allez prioriser les actions liées à l’avant-vente pour maximiser la probabilité de gain.

Si on vous demande d’augmenter le niveau de satisfaction d’un client en particulier, vous allez prêter un peu plus attention à son projet, vous allez vous concentrer sur la qualité des livrables et l’accompagnement des équipes dans ce sens (mise en place de vérification croisée, etc.)

Si on vous donne comme directive de faire attention aux « aspects RH », de prendre soin de vos équipes, vous allez remonter le moral des équipes sur le projet en crise du moment, vous allez passer du temps avec elles, les accompagner ou les coacher plus longuement, leur apporter les croissants de temps en temps et leur raconter des blagues à la pause déjeuner pour les détendre :-).

Bien évidemment, ce n’est pas tout ou rien. C’est une question de proportion de temps passé sur chacun des objectifs. Vous ajustez les curseurs pour chacun des projets.

De même, si vous êtes indépendant / freelance, assurez-vous de vous être défini des objectifs précis pour avancer dans le bon sens et bien prioriser.

2. Le client commence-t-il à « crier » son insatisfaction ?

Vous allez vous occuper duquel en premier ? 🙂

Même si beaucoup se mentent à eux-mêmes et disent le contraire, c’est souvent à celui qui crie le plus fort que revient la priorité. C’est un tort, ce n’est pas professionnel et pourtant c’est (souvent) vrai !

Quand un client appelle 15 fois pour dire qu’il n’est pas content ou qu’il manque un élément « important » soit-disant, il passera souvent avant le client qui n’appelle que 2 fois et pour lequel la criticité est peut-être bien plus élevée. C’est normal, c’est humain, personne n’aime qu’on lui « crie » dessus ou qu’on le relance 3 fois pour une action.

C’est bien évidemment à doser. Répondre au moindre mouvement de sourcil du client n’est pas une bonne idée sans quoi vous allez lui donner de mauvaises habitudes, surtout si vous êtes uniquement affecté à temps partiel. Il va croire à tort que vous êtes disponible à 100% pour lui.

Au début d’un projet, j’ai eu le malheur une fois de répondre à un client au téléphone à 7h30 du matin. J’étais arrivé à tôt car je devais partir très tôt l’après-midi pour prendre un train. Le client a cru pouvoir me contacter à 7h30 tous les matins ensuite. Et quand il a réessayé et que je ne répondais pas, il a directement contacté mon directeur de projets pour lui dire qu’il n’arrivait pas à me joindre et que je devais faire un effort pour me rendre disponible !

Apprenez à faire patienter vos clients si vous êtes trop réactif. Dans 95% des cas, quelques heures ne vont rien changer au projet. Et puis vous pourriez très bien être injoignable, en réunion avec un autre client par exemple. S’il souhaite votre disponibilité à 100%, faites-lui une proposition commerciale dans ce sens, il comprendra que ses besoins ont un prix. Est-il prêt à le payer ?

Ajustez le curseur de votre réactivité. Mais posez-vous la question car sinon cela pourrait bien changer la réponse à la question suivante …

3. Le projet commence-t-il à faire du bruit en interne ?

Autrement dit, est-ce que ça remonte – ou risque de remonter – aux oreilles des grands chefs ?

Eh oui ! quand il y a un problème et que ça ne se résoud pas selon le « plan de communication » mis en place, ça escalade aux niveaux supérieurs (voir à quoi sert un chef) et parfois sans prévenir !

Votre client a appelé votre chef pour dire qu’il n’était pas content du titre du document que vous lui avez livré et ça vous retombe dessus en moins de deux … Votre chef vous dit même que c’est « ultra-prioritaire » car, lui aussi, il en a marre de se faire engueuler au téléphone pour des c*nn*r*es, eh oui !

Et gare aux relations ! si votre client connaît votre n+3 (trois niveaux hiérarchiques au-dessus de vous), cela retombera encore plus vite, car votre chef n’aime pas se faire engueuler par son chef ;-). C’est compréhensible, non ?

Si le projet commence à faire du bruit, c’est quand même mauvais signe pour le projet en tant que tel  ou pour votre relation avec le client. Donc il faut réagir.

4. Est-ce un projet stratégique ?

Alors oui, il y a l’urgence, le quotidien, les clients pas contents. Mais le petit projet interne qui pourrait faciliter la vie de vos équipes et leur faire gagner un temps fou ou les faire gagner en fiabilité, est aussi important même s’il est difficilement valorisable auprès des clients voire des chefs.

Imaginez que vous ayez des piles de dossiers et qu’ils ne sont pas triés par ordre alphabétique. Les classer une fois pour toute vous ferait gagner à vous et vos collaborateurs un temps précieux. C’est du travail de fond, de l’investissement dont vous ne récolterez les fruits que plus tard et dont les clients se fichent royalement.

Mais pour avoir mené en « sous-marin » de nombreux projets internes pour améliorer le travail au quotidien sur les projets des clients, ça vaut parfois le coup de les prioriser. Sinon ça n’avance jamais, rien ne change, et tout le monde se plaint que rien ne change … ça vous rappelle quelque chose ?

Il peut également s’agir d’un projet stratégique pour l’entreprise ou le département, dans ce cas cela nous renvoie à la question numéro 1 car vos objectifs doivent découler de ceux de votre entité.

Mais LA question à vous poser pour savoir quel projet passe en premier et qui va déterminer quelles sont les prochaines actions à effectuer, est la suivante :

5. Le projet peut-il avancer comme il faut sans votre intervention ?

Le chef de projet doit garder une longueur d’avance sur le projet !

Si le travail de quelqu’un est bloqué à cause d’une action à faire de votre part, tâchez de prioriser cette action. Bien sûr, si l’action bloque 3 personnes, c’est a priori encore plus prioritaire que si elle n’en bloquait qu’une.

En tant que chef de projet, votre rôle va même au-delà de ça, vous devez faire en sorte que personne ne bloque qui que ce soit : qu’une décision du client ne bloque pas vos équipes, qu’une réponse de votre expert technique ne bloque pas l’équipe des graphistes, etc.

Cela peut bien évidemment dépendre du contexte mais vous voyez le principe : bien anticiper les prochaines étapes du projet pour éviter les goulets d’étranglement.

Si vous avez mis le train sur les rails, que vous avez une bonne longueur d’avance sur la construction de la ligne et que vous réglez correctement la vitesse de la locomotive, vous pouvez dire que le train peut rouler pendant 2 heures sans que vous interveniez et vous aurez encore une bonne demi-heure avant d’arriver à la prochaine étape qui demandera une action de votre part.

Autrement dit, si vous avez un planning établi, que votre équipe est briefée, que tous les éléments nécessaires (pré-requis, validation, …) sont présents pour avancer, mis à part vos points de suivi, vous n’avez rien à faire pour que ça avance tout seul. Le prochain moment-clé sera une livraison, une validation, etc. Bien évidemment, votre équipe est briefée pour gérer toute seule les problèmes jusqu’à certains seuils  et vous contacter ensuite s’ils sont dépassés (c’est typiquement le management par exceptions de la méthodologie Prince2).

En anticipant comme il faut, vos équipes savent donc ce qu’elles ont à faire, vos projets avancent, et vos clients et votre chef vous laissent tranquille. Que demander de plus ?

 
Et vous ? comment faites-vous pour prioriser ? Quelles sont vos difficultés en matière de gestion multi-projets ?
 
 
Dans un autre registre, je vous invite à visionner cette vidéo sur la gestion des priorités.
 

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Cet article a été posté dans Gestion de projet, Gestion du temps.

6 réponses à Prioriser ses projets pour une meilleure gestion en 5 questions

  1. Eric dit:

    J’utilise le principe de la 5e question depuis quelques temps maintenant, c’est plutot efficace pour moi, je dirai même que ça marche très bien ! Si les autres peuvent bosser, ça veut dire que j’ai bien fait mon boulot !

  2. Salut Jean-Philippe,

    Je me retrouve à 100 % dans ces questions. Je gérais une équipe de 10 personnes et j’avais un patron, un N+2 comme tout le monde.

    L’organisation est importante surtout quand une équipe dépend de vous. Prioriser ses actions est important, et j’ai appris que les communiquer l’est encore plus.

    Depuis que je suis indépendant, je trouve que prioriser les actions est plus facile. Je n’ai plus à jongler entre des objectifs nationaux, régionaux, perso et ceux de mes équipes. Je décide tout, tout seul et cela fait un bien fou 😉

    Julien

  3. Emmanuel dit:

    Cela parait évident à la lecture, mais on l’oublie et c’est tellement mieux quand c’est bien écrit pour le faire partager.
    Merci

  4. tewoz dit:

    Le 4em point est très correct, mais également très dur à mettre en place quand on est confronté à la réalité de l’entreprisE.
    Je suis le 1er à me battre pour faire des tâches de fond, celle qui permettent d’améliorer les process, des les rendre plus efficace et surtout plus rapide. Mais pour le faire, il faut des ressources, ressources qu’on doit prendre ailleurs. Hors, en ces temps de crise et de restriction à tout va, il est souvent très compliqué de bloquer des ressources pour des tâches qui n’ont pas une action et une visibilité immédiate, sauf à les faire en sous marin, ou en heure sup, ce que je ne veux plus faire.

    • JP dit:

      Effectivement, pour que ça avance, il faut que ça se fasse en « sous-marin », en mode caché si on veut .. Car sinon, même si cela pourrait améliorer la productivité de tout le monde, à moins de le vendre en interne à grand renfort de lobbying pour avoir du budget, ça ne se fera jamais .. ou alors quand on en n’aura plus besoin !

      On peut donc utiliser les ressources en intercontrat dans le monde de la SSII, plutôt que de les faire attendre chez elles, autant qu’elles s’occupent à des choses (très) utiles.

      Ou bien c’est investir du budget d’un de vos projets (quitte à baisser un peu votre marge). Vous en profitez pour faire travailler une personne de l’équipe sur votre projet interne et vous ne communiquez sur le résultat qu’une fois que c’est en place. Tout le monde va trouver ça super et on ne viendra pas vous titiller pour 1 ou 2 points de marge en moins ..

      Pour les heures supps (payées ou non), c’est un choix : si je sais que le projet interne va me faire gagner un temps dingue, même si je ne suis pas payé, je vais bosser un peu à côté pour le faire car ça me permettra de fiabiliser un traitement, gagner du temps pour une livraison par exemple ou partir plus tôt ensuite le soir ;-).

      Je ne dis pas que c’est simple, c’est faisable même si parfois il faut « tricher » un peu …

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