La fiche de poste d’un chef de projet par l’exemple !

La fiche de poste d’un chef de projet peut varier d’une organisation à une autre, d’un contexte à un autre.

Une fiche de poste pour un responsable projet permet :

  • au chef de projet de savoir quel est son périmètre d’action, quelles sont les tâches qui lui incombent
  • au responsable du chef de projet de définir clairement le poste en termes de responsabilités

Pour être cohérent, il faudrait que l’on retrouve le contenu de cette fiche de poste dans :
- l’offre d’emploi pour laquelle vous avez été embauché (avec une petite couche marketing en plus)
- dans la définition du poste une fois que vous avez signé
- dans votre lettre d’objectifs à atteindre à la fin de l’année

Souvent oubliée, négligée et considérée comme de la paperasse, la description exhaustive du poste de chef de projet apporte pourtant bel et bien un peu de cadre, un peu de structure. Et cela manque souvent ! Alors bien sûr rien n’empêche d’aller au-delà ou de déléguer une partie à quelqu’un d’autre mais au moins la responsabilité est clairement identifiée (traduction : si ce n’est pas fait, on sait sur qui ça va tomber).

Cette fiche métier doit être cohérente avec les objectifs annuels du chef de projet, sinon comment les atteindre (et toucher la part variable de son salaire) si les responsabilités décrites dans la fiche de poste sont complètement différentes ? et c’est une question que je vous invite à poser à votre manager si c’est votre cas …

Et pour ceux et celles qui souhaiteraient devenir chef de projet, cela permet d’avoir une idée de ce qui vous attend ..

Allez ! petit tour d’horizon de ce qu’on peut y trouver :

Initialisation – Avant-vente projet :

- participer à l’élaboration des offres commerciales : qu’est-ce qu’on sait faire ? qu’est-ce qu’on peut vendre ? questions souvent posées dans le mauvais ordre
- participer aux rendez-vous client pour identifier et définir un besoin : quand c’est trop compliqué pour le commercial ;-)
- étudier le besoin et rédiger le cahier des charges : finalement c’est presque là le plus difficile pour un projet réussi
- élaborer la solution pour répondre au besoin du client : se faire aider au besoin pour la partie technique
- élaborer le plan de mise en place de la solution, chiffrer et créer le calendrier projet : on pose les rails, il faut bien viser !
- rédiger les propositions commerciales en collaboration avec l’équipe commerciale : et vérifier qu’elle n’a pas baissé les charges sans prévenir ..
- participer à la soutenance de la proposition commerciale : continuer à cadrer le client mais lui vendre qu’on est le meilleur quand même !
- …

Peut-être que vous ne participez pas à l’avant-vente des projets, auquel cas cela n’apparaîtra pas dans la fiche de poste bien évidemment.

Pilotage Projet :

Interdiction de fouetter les équipes .. même en colère

- affecter l’équipe nécessaire à la réalisation du projet : ou bien seulement faire avec les personnes disponibles …
- manager l’équipe et la piloter pour atteindre les objectifs : la motiver et la garder motivée surtout quand on a « forcé » les personnes à venir sur le projet
- remonter des alertes « RH » (Ressources humaines) sur les membres de l’équipe : si vous les fouettez trop :-). Plus sérieusement, c’est une vraie responsabilité de management !
- assurer la communication avec le client et les parties prenantes : et ne pas dire n’importe quoi à n’importe qui.
- piloter les fournisseurs : ce n’est pas toujours plus facile quand on est le client !
- gérer les risques du projets : les identifier, les anticiper, les traiter
- établir un reporting (standard de l’entreprise ou à concevoir) de l’avancement du projet à la direction de projets : histoire de les impliquer un minimum
- conduire le changement auprès des utilisateurs : il s’agit plus de gérer la résistance au changement
- maintenir voire augmenter la satisfaction du client : la maintenir c’est déjà bien !
- maintenir la rentabilité initiale du projet voire l’augmenter : la maintenir c’est déjà très bien !
- respecter les engagements du projet (délais, …) : c’est encore mieux !
- respecter les standards méthodologiques : comment ça « plus tard » ?
- …

C’est bien évidemment spécifique à chaque poste mais la fiche mission d’un chef de projet comporte souvent la plupart de ces éléments.

Collectif département / service / Business Unit :

- affecter les personnes sur les projets et minimiser les périodes d’intercontrat des équipes : faut occuper tout le monde !
- collaborer avec les autres chefs de projets pour répartir les équipes sur les projets : il y a des ressources-clés qu’il faut apprendre à partager intelligemment
- participer au recrutement des candidats : exercice difficile aux conséquences lourdes en cas d’erreur
- améliorer les outils internes pour le confort et la productivité de chacun : trois fois oui !
- améliorer les processus internes : plus facile à dire qu’à faire mais oui encore une fois !
- capitaliser dans la base de connaissances : ou comment ne pas réinventer la roue, un simple lien peut vous faire gagner des heures
- participer à la newsletter interne, aux événements internes ( pour une bonne ambiance dans l’équipe projet ) : la petite bière c’est toujours après la livraison, ok ? :-)
- …

Cela est encore plus dépendant de l’entreprise où vous travaillez et on trouvera des différences plus significatives dans cette section plus que dans les autres.

Ca ne vous rappelle pas les offres d’emploi pour un poste de chef de projet ? offres qui se ressemblent d’ailleurs toutes ? :-)

Bien sûr, dans la fiche de poste du chef de projet, le vocabulaire peut changer, les formulations seront plus ou moins politiquement correctes, le niveau de détail pourra être plus ou moins ajusté. Cela sera sans doute adapté à votre contexte également, que vous soyez chef de projet communication, chef de projet informatique ou chef de projet MOA.

Vous allez y retrouver tous les grands classiques de la gestion de projet bien entendu. Vous allez également y trouver :

  • une description du profil recherché : expériences, diplômes, qualités, …
  • la place dans l’organigramme : sous la responsabilité de …, responsable de l’équipe …
  • les ressources mises à disposition : ordinateur portable, téléphone, crayon, gomme, agrafeuse, …
  • la localisation géographique du poste

Tout comme le plan de rémunération variable, vous pouvez négocier le contenu de la fiche de poste.

Répartition des responsabilités … ou pas ..

Si vous organisez une soirée ou un pique-nique, vous dites à tout le monde d’apporter quelque chose sans préciser. Sauf que le moment venu, tout le monde a apporté des chips et personne n’a apporté de boissons (et les chips ça donne soif ..).

Si jamais vous êtes confrontés à des problèmes de répartition des rôles, le fameux qui-fait-quoi, la situation où Patrick pensait que c’était Sophie qui allait le faire et inversement, peut-être cela vaudrait-il le coup de lister l’ensemble des tâches à effectuer et de définir qui est responsable de quoi. Ca vous prendra peut-être une heure ou deux mais ça vous en fera gagner certainement beaucoup plus !

Savez-vous bien ce qui est de votre ressort et de celui des autres ?

et jetez un oeil à votre fiche de poste pour vérifier …

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Cet article a été posté dans Gestion de projet.

7 réponses à La fiche de poste d’un chef de projet par l’exemple !

  1. Sylv dit:

    Pas de fiche mission ni d’objectifs pour ma part, tout va bien :-)

  2. tewoz dit:

    Moi je sais que je dois faire ce que mon chef ne veut pas faire, et que officiellement, lui fait ce que je fais pour lui.
    Tout va pour le mieux dans le meilleur des mondes… ;)

  3. StefStouf dit:

    Idem, toutes ces notions n’existent pas en entreprise, et je suis dans un Groupe International, leader Français

    Offre d’emploi => Généraliste, Flou et peu précise
    La définition du poste => Inexistante
    Lettre d’objectifs => Inexistante

    Faire bien pour que le responsable récupère la Gloire, et bichonne son Avancement est un Classique,
    par contre lorsque parle de mon Avancement, il y a personne voir même Barrage de sa part.

    Bienvenue dans ce monde merveilleux de la bonne Grosse Entreprise Française…

    • JP dit:

      Ce n’est malheureusement pas le cas uniquement des grandes entreprises, cela se retrouve également dans de plus petites structures …

      Pour les offres d’emploi c’est vraiment catastrophique, c’est devenu tellement générique qu’on est blasé avant-même d’avoir eu l’entretien …

      Enfin, un responsable est sensé faire « monter » son équipe en même temps que lui, si ce n’est pas le cas, à quoi bon continuer à le suivre ?

      Bon courage !

  4. Pingback: Astuces Travail | Pearltrees

  5. VERDIER dit:

    Je pense qu’effectivement beaucoup d’entreprises petites ou grandes ne mettent pas en place de fiche de fonction mais rien n’empêche tout un chacun d’en proposer une à l’entreprise cer qui permet de formaliser les champs d’action et c’est gagnant gagnat car nous on sait où on va, on est positionné clairement, les objectifs sont clairs et l’entreprise n’a plus qu’à contrôler la réalisation avec un document en appui…Cela facilite la collaboration et évite bien des conflits révélés ou non…

  6. mourad dit:

    je parle toujours de secteur du bâtiment le rôle de chef projet est très claire mais la la tache est vraiment lourd
    donc je compte sur les anciens et les meilleur c.projet dans ce secteur de nous aide a la mise en place d une politique (chef projet) 100% SECTEUR BÂTIMENT
    MERCI

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