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La gestion du temps au travail : 3 astuces pour mieux travailler avec les autres

La gestion du temps au travail dépend beaucoup des interactions avec les collègues, et l’efficacité signifie avant tout ne pas perdre de temps. Alors bien se mettre d’accord lorsqu’il s’agit de donner du boulot à quelqu’un ou en recevoir est un bon point de départ. Voici 3 astuces dans ce sens :

1 – Savez-vous ce qui est attendu comme travail ?

Noël vient de passer et que font généralement les enfants lorsqu’ils veulent un jouet précis, ils le montrent dans le catalogue papier ou sur internet pour les plus branchés. « Je veux cela » en montrant du doigt la photo du jouet convoité. C’est clair, c’est précis, nom, description, modèle, référence, prix, tout y est. Si vous vous trompez, c’est la crise diplomatique parce que vous n’aviez pas droit à l’erreur du coup.

Oui, et sans catalogue ? imaginons qu’il souhaite un vélo, même si un vélo reste un vélo, il y a quand même moyen de ne pas choisir le bon alors il faut peut-être préciser qu’il s’agit d’un vélo tout terrain, de taille 24″ avec au moins 18 vitesses, des lumières, un porte bagage et dans les couleurs plutôt foncées. Ah ça y est c’est plus clair !

Quel rapport avec la gestion du temps au travail ? de la même manière, lorsqu’on vous demande de faire quelque chose, assurez-vous de bien savoir de quoi il s’agit. Si on vous demande de faire un rapport sur le dossier Trez Import Temps, peut-être qu’il y a un modèle de rapport, et que vous avez déjà fait un travail similaire, auquel cas c’est plutôt clair.

Si ce n’est pas le cas, il faut peut-être demander des précisions, si vous rendez un document Word de 33 pages alors que la personne attendait 20 slides de présentation Powerpoint, vous êtes reparti pour un travail de synthèse et de mise en forme avec un niveau d’urgence plus élevé …

Et de même, si c’est vous qui donnez un travail à faire quelqu’un, assurez-vous d’être précis dans ce que vous demandez, quitte à passer une demi-heure à y réfléchir avant, vous aurez une bonne idée de la cible et vous serez précis dans votre demande.

2 – Prenez des notes et faites prendre des notes

Quand je relis un document d’un consultant que je souhaite faire monter en compétences sur les aspects rédactionnels, généralement, j’imprime le document et je l’annote de manière précise, un peu comme à l’école :-). Je relis mes remarques ensuite avec la personne avant de lui laisser le document pour correction. Et ensuite ? je re-vérifie ! parce qu’une fois sur deux, il y a des remarques qui ont été oubliées, pourtant c’était marqué noir sur blanc !

Alors imaginez si j’avais fait mes remarques à l’oral !

La mémoire de travail permet de retenir entre 5 et 9 éléments. Pour peu qu’on n’ait pas fait attention, qu’on ait été interrompu, ou qu’on tente de faire du multi-tâches, et je pense qu’on tombe rapidement à 3. Et généralement ce ne sont pas les plus importants mais les plus faciles à retenir :-).

Alors comme le disait si bien le dernier formateur que j’ai eu : le plus petit des crayons vaut la plus grande des mémoires !

Prenez des notes lorsqu’on vous explique un ensemble de points et demandez à la personne à qui vous transmettez du travail de prendre des notes. Au pire, au début, faites-le à sa place ou envoyez-lui un email avec l’ensemble des points. Le but c’est de l’éduquer à devenir rigoureux. Ca prend du temps mais ça en fait gagner très vite également !

3 – Demandez un délai précis

Pour le cadeau de Noël, bien sûr faut que ça arrive à Noël, c’est un délai à ne pas dépasser, n’est-ce pas ? c’est même écrit dans tous les calendriers au 25 décembre, aucune excuse pour rater la deadline ! Et tout le monde s’y tient.

Alors pourquoi ne pas demander une date lorsqu’un travail doit être fait ? que ce soit vous qui le fassiez ou que vous le demandiez à quelqu’un d’autre. Définissez une date !

Qu’arrive-t-il s’il n’y a pas de délai ? le travail passera après tout le reste, et oui, généralement il faut parer aux plus urgents, aux dossiers en retard. Mais sans date butoir, un dossier n’est jamais en retard donc il passera toujours après les autres.

Et surtout, surtout, pas de ASAP (« As soon as possible » = aussitôt que possible). J’ai déjà parlé du ASAP comme délai, ça n’a pas de sens. Imaginez que tous les trains de la gare soient indiqués sur le panneau d’affichage à « ASAP » ! Evitez-les « la semaine prochaine », « à la fin du mois », « dès que t’as le temps », … c’est flou, c’est vague et sujet à discussion ensuite.

Et même lorsqu’on vous demande un travail, demandez un délai pour mieux vous organiser (je vous déconseille la todo-list classique).

Alors dites-vous que ça va « faire bizarre » au début si vous demandez une date alors que vous ne le faisiez jamais, les gens vont vous regarder bizarrement. Dites simplement que vous testez une nouvelle manière de vous organiser par exemple. Allez-y en douceur, si le ASAP était de mise, passez par l’étape « la semaine prochaine » avant :-). C’est un travail d’éducation, ça prend du temps pour mieux en gagner.

Ces astuces sont à la base d’une bonne délégation, d’une bonne gestion du temps au travail ! A vous de jouer !

Alors, allez-vous encore dire ASAP ? 🙂

Cet article participe à l’évènement interblogueurs 3 astuces pour gagner du temps, organisé par Hélène du blog Coach Relax.

J’enverrai l’ebook récapitulatif aux abonnés à la newsletter une fois qu’Hélène l’aura réalisé. Merci Hélène pour cette initiative !

Crédits photos :
http://nodshop.com/gadget-bureau/3365-crayon-geant-5038728032664.html
et http://deliverabike.wordpress.com/bikes/

Cet article a été posté dans Gestion du temps.

3 réponses à La gestion du temps au travail : 3 astuces pour mieux travailler avec les autres

  1. Ludo dit:

    Ah ! Je ne suis pas le seul à partir en croisade contre le ASAP ! Merci :-).

  2. Pingback: toutes les astuces pour gagner du temps | COACH RELAX

  3. Pingback: → "Bref ... mon développeur se fout de ma gueule !" &#9733 Any Ideas

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