→ Comment manager un projet en crise : 3 bons conseils et 3 ... moins bons ★ Chef de Projet Malin

Comment manager un projet en crise : 3 bons conseils et 3 moins bons …

On n’a pas le droit de se noyer sans crier au secours !

Les réunions de suivi projet, ça permet de prendre du recul, c’est souvent tranquille, parfois drôle et de temps en temps un peu tendu, surtout lorsqu’on découvre des surprises sur un projet …

« 60% de dépassement de budget ? mais comment ça se fait ? on n’est qu’à la moitié du projet !? »

En l’occurrence, il s’agit d’un projet en crise : budget explosé, délai improbable, satisfaction client inexistante. Alors que peut faire le chef de projet ?

Voici donc quelques idées catastrophiques et géniales (excusez du peu, c’est pour coller au thème 😉 ) à éviter et à suivre respectivement …

Idée catastrophique #1 : cacher les problèmes à son responsable

« Comment ça se fait qu’on le découvre que maintenant ? »

Bonne question, merci de l’avoir posée. Personne ne suit vraiment les chiffres et un beau jour, quelqu’un regarde de plus près et le sol s’écroule sous les pieds du chef de projet.

Ca arrive dans toutes les boîtes même les plus grandes : « Ah au fait, pour l’airbus A380, on va avoir 2 ans de retard … ». Alors oui, en interne, ils le savaient peut-être avant chez Airbus mais côté actionnaires et clients ils ont dû se poser la question suivante : « Depuis quand le savez-vous ? ».

Parce que le retard, ça se prend jour après jour. Mais ça se communique beaucoup moins vite …

Votre responsable va peut-être vous sauver la mise sur votre projet, alors autant lui donner confiance et lui donnez régulièrement un avancement proche de la réalité. Sinon vous allez passer un sale quart d’heure. Et sur le projet cité en introduction, la réunion de crise a duré beaucoup plus qu’un quart d’heure …

Idée catastrophique #2 : fouetter ses équipes (inutilement ;-))

Manager votre équipe pour tenir sur la durée (image du film « Zombieland »)

Et apparemment l’équipe trime depuis un bon moment comme un cheval au galop sans cavalier et le chef de projet l’a en plus fait bosser tout le weekend dernier sans réel intérêt pour le projet.

Vous courez un marathon, et votre entraineur vous envoie un texto de temps en temps pour vous dire de courir (juste au cas où). Au bout de 20 km, voyant que vous êtes en dessous de votre temps normal, il pète une pile, vous appelle et vous dit d’accélérer alors qu’il reste encore 20 km à courir. Comment vous réagissez sur le coup ? vous pensez que vous allez tenir sur la longueur ?

Idée catastrophique #3 : ne pas informer le client

En plus de voir les équipes bosser à temps plein, le client ne comprend pas pourquoi il n’est toujours pas livré, il passe tous les jours dans le bureau pour prendre des nouvelles parce que bon, faut qu’il s’organise aussi de son côté, c’est pas tout de réaliser le projet mais ensuite il va falloir regarder si ça marche et ça prend du temps … et puis son chef à lui, lui demande des comptes également … ce qu’il ne sait pas c’est que 2 mois plus tard, il ne sera toujours pas livré …

Souvent le client préfère savoir que vous êtes carrément en retard d’un mois plutôt que vous lui disiez tous les 2 jours que vous lui livrez le lendemain. Non seulement vous perdez en crédibilité mais vous managez vos équipes, pardon, vous les harcelez pour tenter de livrer tous les 2 jours parce que vous n’avez pas envie de dire au client le lendemain que vous livrerez finalement que 2 jours après …

Idée géniale #1 : savoir où vous êtes, où vous allez et combien de temps ça va prendre

L'exemple est un peu extrême ...

L’exemple est un peu extrême …

Vous avez une pile de chemises à repasser, tellement haute que vous ne voyez plus la lumière du jour à travers la fenêtre. Il est 18h ce dimanche et il faut finir avant demain parce que bon, c’est lundi .. Vous repassez chemise après chemise, l’heure tourne et la pile diminue à peine.

21h vous avez l’impression que la pile a diminué mais c’est peut-être un effet de lumière puisque le soleil est couché et la lampe allumée. Vous accélérez ! 23h, vous avez géré la pénurie de cintres mais la pile porte encore bien son nom ..

Vous voyez où je veux en venir ?

Si vous comptez le nombre de chemises déjà repassées, le nombre de chemises qui restent, et que vous estimez votre temps de repassage sur 5 chemises, vous allez pouvoir déterminer combien de temps cela va encore vous prendre et à quelle heure vous allez finir. A vous de voir ensuite si vous voulez aller dormir ..

Sur un projet c’est pareil, on ne peut prendre de bonnes décisions qu’en ayant des indicateurs projet que l’on comprend et que l’on met à jour.

Idée géniale #2 : être « présent » sur le projet

Sur un projet en crise, vous, chef de projet, ne faites pas seulement le relevé des compteurs, la permanence au bureau des plaintes pour le client et une distribution de coups de fouet pour l’équipe. Vous êtes présent en soutien, physiquement sur place, et vous dosez la pression pour les équipes : vous recadrez, vous reboostez, vous remotivez, vous ajustez la pression en fonction du moral des troupes.

Tout le monde est à bout ? vous avez encore un mois à tenir ? vous libérez tout le monde une heure plus tôt pour le weekend (admirez le sourire de gratitude sur les visages). Vous voyez une énormité sur un livrable ? une erreur est répétée plusieurs fois ? vous recadrez fermement en montrant l’intérêt pour tout le monde d’être attentif pour que ça avance. C’est qu’une question d’équilibre (air connu).

Idée géniale #3 : réinstaurer de la confiance

… en communiquant sur la réalité : que ce soit aux équipes, au client, à votre responsable.

Savoir ce qu’il se passe c’est toujours plus rassurant que de ne pas savoir même si la nouvelle est mauvaise (en tout cas sur un projet). Et vous aurez plus confiance en quelqu’un qui vous annonce les mauvaises nouvelles à l’avance plutôt que quelqu’un qui vous dit toujours tout va bien, jusqu’à ce qu’une bombe explose au milieu de l’open space ou dans votre boîte mail pro.

Une fois la confiance à nouveau établie, vous avez plus de marge de manoeuvre pour piloter, pour pouvoir négocier ou pour doser la pression. Vous avez à nouveau les commandes qui répondent et comme pour un avion, c’est ce qui compte pour piloter !

Parfois redresser un projet ne tient pas à grand chose, chaque idée peut avoir son effet, à vous de jouer !

Et vous que conseillez-vous de faire sur un projet en crise ?

Cet article s’inscrit dans le carnaval « 3 idées catastrophiques, 3 idées géniales pour devenir le pire ou le meilleur des managers« . Ce carnaval est une initiative du blog Je suis manager – Devenez le manager que vous rêvez d’avoir.

Mots-clés recherchés :

  • comment manager un projet
  • gestion du projet en mode crise
Cet article a été posté dans Gestion de projet, Management.

11 réponses à Comment manager un projet en crise : 3 bons conseils et 3 moins bons …

  1. Pingback: 3 idées catastrophiques, 3 idées géniales pour devenir le pire ou le meilleur des managers | Je suis manager

  2. Sylvie dit:

    Merci pour ces idées, intéressantes comme toujours, reste plus qu’à appliquer même avant que le projet ne soit en crise !
    Sylvie

  3. Réjean Wilson dit:

    Donner l’heure juste c’est toujours mieux. Un suivi régulier est essentiel.
    Merci pour ces idées.

  4. DECELLE J. dit:

    Réussir un projet….= Avoir…Tendre vers une définition univoque du projet reconnue et acceptée par tous les acteurs Penser solution, vendre et revendre les étapes contenues dans la définition,motiver
    Donner, faire découvrir aux partenaires de quoi réussir et vaincre Dire et se dire la vérité, disposer d’une évaluation constante de l’évolution du projet, savoir remettre en cause les choix Votre directeur et client est le projet qui doit réussir. ETRE A L ECOUTE est essentiel pour agir, réussir et fournir un projet tel qu’il est défini.

  5. Stéphane dit:

    La communication est primordiale, qu’elle soit positive ou négative, les gens on besoin de savoir.
    Le pire est de laisser un doute dans l’esprit des personnes.
    On oublie trop souvent l’aspect humain d’un projet, comme cela est dit au dessus un climat de confiance doit être instaurer. Si on y arrive, on évite en générale les réunions de crises.

  6. Orlans dit:

    Excellent et tellement vrai.
    Ces remarques sont à méditer et à diffuser sans compter.
    SOr

  7. ISF dit:

    Merci pour cet excellent article
    J’ajouterai que pour l’idée géniale 3 « réinstaurer la confiance », qu’il est bon non seulement de dire les choses mais aussi d’apporter une « solution » d’attente (quand le projet le permet)
    Sur un projet long, c’est rajouter un tshirt sur la pile mais qui une fois repassé permet de se remettre à la pile de chemise sans avoir à défendre qu’on ne peut pas accélérer la cadence d’une course déjà soutenue…
    Car si les chefs de projet sont souvent convaincu de ce qui a été exposé, il n’en est pas de même du Directeur ou Client 😉

    • JP dit:

      Effectivement, il est parfois bon de savoir investir un peu de temps pour que les choses s’améliorent ensuite (et éviter ainsi une nouvelle crise ..).

  8. Royer dit:

    Bonjour,
    Je pense que la situations doit être exposée, et quel qu’en soit l’avancement. Le projet est constitué de services où chaque membre doit s’impliquer, mesurer et accepter les retards à son niveau.
    Pas de temps à perdre pour régler les comptes.
    Regarder devant, ensemble pour rectifier le tir.
    Les comptes se régleront au final s’il y a lieu. Mais ceci n’apporte jamais rien de bon.
    Je partage complètement la méthode de suivi, et d’implications des personnes. Les situations doivent être exposées oralement et par écrit.
    Tant pis pour les mauvais quart d’heure ! Pour moi, ils n’ont aucun intérêt, et je ne les vis pas mal ! Mais chacun son caractère.

  9. Bravo pour cet article !

    Les 3 idées géniales sont… « génialissimes ».
    Les 3 sont importantes, mais j’aurai presque tendance à mettre la confiance en numéro 1.
    Quand vous savez l’installer, tout est tellement plus simple !
    Vous économiserez beaucoup d’énergie.

    Merci JP.

  10. Bravo, bien écrit et aussi tellement réaliste

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Pour vérifier que vous allez mettre un commentaire humainement intelligent : * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Evaluez votre projet
en 15 minutes chrono !

Téléchargez ma CHECK-LIST pour EVALUER l'état de votre projet, détecter les problèmes et reprendre le CONTROLE !