→ Infographie sur la perte de temps en entreprise et les tablettes ★ Chef de Projet Malin

Infographie sur la perte de temps en entreprise et les tablettes

Une infographie sur la perte de temps en entreprise, je ne pouvais pas passer à côté ! Voici quelques commentaires libres pour lui donner un peu plus de relief ou de profondeur, au choix. Je me fais un peu l’avocat du diable (c’est plus facile), je vous préviens tout de suite.

Cliquez ici ou sur l’aperçu pour voir l’infographie

A la recherche du temps perdu

infographie-tablettes-beesy62 réunions par mois / employés : ça fait 3 réunions par jour en moyenne. La question qui vient immédiatement est : « Et quand est-ce qu’ils travaillent ? » Après tout dépend du contenu de la réunion, on peut appeler « réunion » tout rendez-vous avec quelqu’un. Je prends bien rendez-vous avec moi-même, suis-je pour autant en train de perdre mon temps en réunion ?

31 heures non productives soit la moitié du temps de réunion (qui, par déduction, dure en moyenne 1 heure) : je serai curieux de savoir ce qu’on entend par « non productives ». Pas de livrables rendus ? pas de décisions prises ? Et s’il s’agit d’un accompagnement au changement ? de remotivation d’un membre de l’équipe ? tout dépend de la manière de mesurer. Maintenant, il y a de l’abus, je suis bien d’accord .. sans compter les réunions en retard.

1000 heures par an / manager : presque 5 heures par jour. Un manager, c’est beaucoup de communication, de validations, d’entretiens (recrutement, annuel, suivi, …), d’élaboration de partenariats, … et il est là pour résoudre les problèmes (en théorie). Beaucoup de temps en réunion ne me choque pas. Bien sûr ça dépend de la taille de l’organisation, de l’équipe gérée, de la taille des problèmes, de son expérience, …

20′ par jour pour gérer son agenda : 20 minutes pour organiser son temps sur une journée c’est tout à fait raisonnable. Les outils peuvent aider pour organiser les réunions et les invitations mais la manière de communiquer pour le faire compte avant tout. Si vous devez synchroniser plus de 10 personnes, vous n’êtes plus dans l’organisation de votre agenda mais dans l’événementiel … Quant à la todo-list classique, vous savez ce que je pense, elle n’est pas efficace mais c’est déjà mieux que rien.

Coût, espace disque, feuille

calculer le coût de la réunion permet parfois de relativiser son intérêt !

Jusqu’à 30K€ par an pour une réunion hebdo : les coûts générés par les réunions peuvent être exorbitants. Pour peu que certaines personnes viennent d’une autre région ou d’un autre pays et ça augmente la note. Donc avant de réunir 20 personnes pour une réunion, calculer le coût de la réunion permet parfois de relativiser son intérêt .. Si en plus cette réunion consiste à trouver des pistes de réductions de coûts, cela peut devenir risible. Bien sûr, si on n’est pas responsable de près ou de loin du coût, ça ne change rien …

La question du papier : oui je suis adepte du zéro papier, surtout pour la question du stockage. Après, griffonner un schéma au stylo, ça marche très bien aussi et ça peut être très efficace pour faire passer un message (si si ..). Mon chef actuel est un maître dans l’art du schéma sur tableau blanc donc à moins d’avoir un expert sur un outil logiciel pour faire de même et aussi vite, ça reste une excellente solution. Et en prenant une photo à la fin, vous en gardez une trace numérique (même si cela peut surprendre vos collègues ou vos clients au début).

150 Go / employé : je ne m’y attarde pas, la donnée moyenne n’est pas pertinente car trop dépendante du contexte. Si je produis des vidéos, c’est très facile à atteindre, si je rédige des documents sous Office, beaucoup moins. Et je doute qu’une majorité de personnes produisent des vidéos.

La tablette, l’outil miracle ?

Cette infographie (et son créateur) nous propose la tablette comme solution, voyons cela même si j’ai un fort a priori.

« Un intérêt croissant pour les entreprises » : « pour » ou « de la part » ? l’intérêt c’est une chose (les entreprises représentent un marché juteux) mais est-ce réellement efficace ?

25000 applications sur la productivité : bon de toute façon, vous allez peut-être tester les 10 plus connues, pour les autres c’est quand vous aurez le temps … ;-). Mais si vous choisissez d’utiliser une application sur tablette, ça vaut le coup de prendre un peu de temps pour choisir la bonne (après avoir identifié ce dont vous avez besoin).

Les différents types d’applications : tout d’abord, relativisons, il s’agit d’applications installées, certes si elles ont été payées, elles ont plus de chances d’être utilisées mais quand même. La prise de notes arrive en premier. Pourquoi pas, si on parle bien de « notes », pas de production de livrable, je partage le point de vue.

Autrement dit

Qu’on ne me parle pas de saisie vocale pendant une réunion, merci 🙂

Pour la consultation de contenus sur une tablette, oui certainement, mais pour produire du contenu autre que des notes, je reste sceptique. Oui, j’ai de gros doigts et je manque de pratique (j’ai une tablette depuis début 2010 pourtant), mais l’interface de saisie est pour moi trop rudimentaire pour être précise ou pour aller au-delà de la saisie de simples notes (qu’on ne me parle pas de saisie vocale pendant une réunion, merci :-)). Je suis peut-être old-school (déjà ?!) bien qu’appartenant à la génération Y mais pour l’instant souris + clavier restent donc en haut du podium.

Et même pour la consultation de contenus, tant qu’à être en réunion, autant avoir le PC (portable bien sûr). Dans le cas, de l’hyper-nomadisme, la tablette (semi-rigide peut-être pour les maladroits) prend tout son sens.

Encore une fois, une application peut être un vrai plus, mais il s’agit avant de bien connaître son besoin, sa manière de s’organiser et de travailler avec les autres. Ce n’est pas parce que j’achète des pinceaux et de la peinture que je vais savoir réaliser un portrait. On ne met pas la charrue avant les boeufs. Je n’achète pas une formule 1 si je ne sais pas conduire une twingo. Bref vous avez compris ! 🙂

Donc, si c’est adapté à votre contexte et si vous êtes efficace avec une tablette, tant mieux ! soyez simplement honnête avec vous-même.

Alors ? pour ou contre la tablette ? 🙂

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Cet article a été posté dans Gestion du temps, Management.

2 réponses à Infographie sur la perte de temps en entreprise et les tablettes

  1. Thierry dit:

    Bonjour Jean-Philippe,

    Voilà un petit moment que je te suis.
    Tes articles sont toujours très intéressants même pour
    moi qui ne suis pas un chef de projet au sens littéral du terme.

    Cette revue de ce que permet ou non l’usage de la tablette me semble parfaitement résumer la situation.

    Ce n’est effectivement pas l’outil qui organise comme tu le soulignes si bien.

    J’utilise moi même une tablette depuis fin 2007 (Une motion computing à l’époque).

    Pour ce qui me concerne, elle me permet vraiment de

    Diminuer l’usage du papier.
    Je prends les notes directement sur la tablette avec l’application « journal » de windows.
    Je peux choisir si je souhaite écrire sur une « feuille » quadrillée ou sur fond blanc.
    Je retrouve bien les « sensations » d’écriture sur du « vrai » papier.
    Comme tu le précises, c’est parfait pour réaliser des schémas que l’on peut projeter
    avec un vidéo projecteur et facilement transmettre ensuite par mail.
    Je n’utilise pas du tout EverNote qui est trop compliqué à mon goût !

    Tirer pleinement partie de l’agenda.
    Pouvoir prendre un RDV « à la volée » en croisant quelqu’un dans un couloir
    sans être obligé de lui dire « je vous envoie un mail pour vous proposer des dates » est
    vraiment très confortable. C’est autant de temps d’économisé une fois revenu au bureau !
    J’utilise tout simplement Outlook pour rester dans le même environnement que 90% de mes clients.
    Ma tablette me permet également de prendre mes RDV personnels « en direct » chez le dentiste par exemple.

    La tablette que j’utilise fonctionne sous Windows 7 ! il s’agit donc d’un véritable PC.
    et c’est là la grosse différence…je travaille avec office pour ne pas être dépaysé.
    A quelques exceptions près Les systèmes d’exploitation Androïd ou IOS ne sont pas encore beaucoup utilisés en entreprise.

    C’est aussi mon avis, rien de tel qu’un clavier et une souris dès que la situation permet de les utiliser.
    Je clipe ma tablette sur son socle et me voilà prêt à travailler avec un écran secondaire pour plus de confort !

    La grosse évolution qui me fait encore plus apprécier son utilisation, c’est le disque SSD qui permet de sortir de veille en 3 ou 4 secondes. Atout essentiel dans les prises de RDV « rapides » que j’évoquais plus haut.

    Le point faible ? l’autonomie est encore un peu courte pour ce qui concerne ma tablette Samsung Slate PC XE700.

    Mais bon, je me console en me disant que je ne suis jamais très loin d’une prise plus de 4 heures 😉 et j’en suis convaincu, l’usage de la tablette va évoluer en entreprise dans les années à venir…

    Bonne journée.

    Thierry

  2. JP dit:

    Bonjour Thierry,

    merci pour ton retour. J’avoue, je suis jaloux, j’ai investi dans une tablette peu de temps avant que les combinées avec clavier ne sortent. Je pense que j’aurai choisi plutôt une de celles-là ..

    J’imagine que par sensation d’écriture, tu parles de l’utilisation d’un stylet ? auquel cas je te rejoins si le logiciel est bien fait et pratique. Tu as l’air plus au fait des outils que moi. Toutefois, j’écris déjà peu lisiblement avec un vrai stylo, je ne sais pas ce que ça pourrait donner sur une tablette .. une question d’habitude peut-être ?

    La prise de rendez-vous en direct, j’avoue que c’est pratique effectivement même si c’est faisable par téléphone (même avec de gros doigts ..).

    Je suis d’accord avec toi, il y a un avenir pour les tablettes en entreprise mais pour moi c’est encore trop tôt pour dire que c’est vraiment efficace (sauf dans les publicités) et je ne parle même pas des considérations techniques logicielles & compatibilités en tout genre. Mais cela peut changer rapidement ..

    JP

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