→ Comment faire comprendre la différence entre charge et délai ★ Chef de Projet Malin

La différence entre charge et délai pour les nuls

Vendredi, 11h. Conférence téléphonique avec mon commercial préféré 😉 , Peter, et le client. Ce dernier nous fait part de ses demandes d’évolution par rapport à l’existant. Je prends des notes et j’élabore mon chiffrage en parallèle de la discussion.

Une fois que le client a terminé, Peter me demande à l’improviste et toujours en ligne avec le client : « Combien de temps pour réaliser tout ça, JP ? »

Je commence à le connaître et j’ai préparé ma réponse au fur et à mesure, heureusement. Mais j’aurais pu aussi dire que j’avais besoin de réfléchir avant de donner un chiffrage. Bref, je lui réponds que ça va me prendre 2 jours, toujours en ligne avec le client.

Et Peter embraye directement la discussion avec le client en disant : « Ok, donc on pourra vous livrer mardi ! »

corbeau

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Moi, stupéfait, à mi-voix : « Euh … non Peter, pour mardi ça va pas être possible … »

Peter, un poil condescendant .. : « Ah ben à un moment il faut que tu t’engages, si c’est 2 jours de travail, c’est 2 jours de travail … »

Bien dans ces moments-là, c’est toujours un peu délicat. On est en ligne avec le client et le commercial confond manifestement charge et délai. C’est pas la première fois qu’il me fait le coup mais quand même. Et quand on connaît le personnage, sa grosse voix et ses 35 ans de carrière, il faut prendre des pincettes …

Heureusement, j’indique directement au client au téléphone qu’il était prévu que j’intervienne chez un autre client le lundi. Le client comprend, ouf, tout va bien, et on passe à autre chose.

Dissocier charge et délai

Il y a toujours 2 questions principales à se poser par défaut lorsqu’on parle d’engagement :

Combien de temps ça prend ? généralement c’est pour avoir une idée du coût

Pour quand ce sera fait ? c’est pour avoir une idée de la date de livraison

Souvent la personne qui confond s’arrête à la première question et en déduit directement la réponse à la seconde. C’est très souvent le cas quand la réalisation implique une seule personne. Mais c’est un raccourci trop rapide qui part du principe que la personne n’est pas multi-projets. Lorsqu’il y a plusieurs personnes dans l’équipe, la confusion est plus rare, quoique …

Voyons les différents cas possibles, pour les puristes, je sépare intentionnellement le cas de la personne seule des cas à plusieurs personnes :

1 seule personne, charge = délai

Vous devez repeindre un mur, ça va vous prendre 2 jours. On est lundi matin 8h et vous êtes disponible tout de suite, ce sera donc fait pour mardi soir. La charge est égale au délai de réalisation.

C’est le plus facile, on peut difficilement faire une erreur … mais ça peut arriver quand même s’il y a un jour férié au milieu ..

1 seule personne, charge < délai

Equipez-vous correctement quand même …

Vous pouvez le faire mais pas tout de suite, il faut en quelque sorte prendre rendez-vous et bien différencier le « combien » du « quand ».

Vous devez tondre la pelouse d’un terrain de foot, ça va vous prendre 4 heures. On est lundi matin 8h et vous n’êtes pas disponible avant mardi matin 8h. Ce sera donc fait mardi à 12h. La charge est inférieure au délai de réalisation.

Un autre exemple, c’est celui du train : faire Paris-Lyon en train ça prend 2 heures (« coût »), sauf que si le prochain train part dans 3 heures, il vous faudra 5 heures (délai) pour aller à Lyon.

1 seule personne, charge > délai (!)

Vous devez préparer 100 paquets à envoyer par la poste, ça va vous prendre 4 heures. On est lundi matin 8h et tout doit être prêt pour 9h pour partir le jour même. Aïe, ça coince, vous avez beau être motivé, ça ne va pas le faire, il faut demander de l’aide … Cela nous amène donc au cas suivant :

n personnes, charge = n * délai

Vous avez toujours vos 100 paquets à envoyer, vous faites appel à 3 autres collègues, vous êtes donc 4 à réaliser un travail global de 4 heures. Ce travail est parallélisable, chacun va traiter 25 paquets, donc chacun va travailler une heure, de 8h à 9h. Le délai peut être tenu, ouf !

Et avec zéro marge de manoeuvre, vous croisez aussi les doigts pour qu’il n’y ait pas de surprise ou d’erreur …

C’est le cas le plus facile à plusieurs personnes. Souvent, c’est fait dans l’autre sens cela dit, on calcule le délai à partir des charges : j’ai 15 jours de travail à réaliser, 3 personnes pour bosser dessus, j’en déduis donc que ça va prendre 5 jours.

n personnes, charge < n * délai

Vous avez toujours vos 100 paquets à envoyer, mais vous avez jusqu’à 9h30 pour finir. Vous faites quand même appel à 3 autres collègues disponibles. Chacun va traiter 25 paquets, donc chacun va travailler une heure, de 8h à 9h. Et vous finissez en avance, sans stress et tout le monde peut aller prendre un café tranquillou, chouette !

C’est le cas du chef de projet malin 😉 .

Soyez attentif toutefois à piloter un peu les équipes sans quoi, elles prendront peut-être plus de temps que vraiment nécessaire.

n personnes, charge > n * délai

Vous avez toujours vos 100 paquets à envoyer – 4 heures de travail – mais vous avez jusqu’à 8h30 seulement pour finir. Vous n’avez que 3 collègues disponibles sur le créneau.

Euh .. Houston, VOUS avez un problème …

Vous et/ou votre responsable pouvez avoir deux comportements :

  • Vous dites au « client » que ce n’est pas possible, vous redéfinissez le délai ET vous vous arrangez pour que ce « type » d’engagement ne se reproduise plus
  • Vous achetez des oeillères, vous vous dites que ça va passer quand même, vous fouettez les équipes et vous stressez tout du long .. jusqu’au mur

Choisissez votre camp 🙂

En résumé …

Bon c’est un peu verbeux je vous l’accorde et comme je le disais les 3 cas de la personne seule rentrent dans les 3 cas à plusieurs personnes. Bien sûr, dans la vraie vie, tout n’est pas aisément parallélisable ou alors pas entièrement. Attention aux raccourcis : 9 femmes n’ont jamais donné vie à un bébé en un mois !

Mais à partir du moment où tout le monde comprend bien la différence entre charge et délai, ça évite les malentendus, les engagements intenables, et du stress inutile.

Et gardez toujours un oeil sur celui qui prend l’engagement 😉

Et vous ? connaissez-vous quelqu’un qui confond délai et charge ?

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Cet article a été posté dans Gestion de projet.

18 réponses à La différence entre charge et délai pour les nuls

  1. tewoz dit:

    J’en connais plein qui confondent. A commencer par tous les commerciaux, et pas mal de chefs.
    Tous ces exemples me rappellent mon post sur les retroplaning en tout cas… 😉

    • Arthur dit:

      Hé oh tewoz, doucement sur « tous les commerciaux » ! 😉

      Perso, j’essaie toujours d’impliquer chef de projet ou ingénieur d’études sur les phases d’avant-vente… En prenant soin de connaitre (au moins un peu) les plannings des uns et des autres sur les autres projets.

      JP, tu pourrais faire un article sur le thème « comprendre la différence entre vendre et bien vendre » 🙂
      Merci pour tes publications en tout cas!

  2. seb dit:

    tres instructif, avec des exemples clairvoyants
    bonne route

  3. ThB dit:

    Une mise au point efficace et nécessaire!

    J’ajouterais que certains managers jouent de ce malentendu pour maintenir leurs troupes sous pression. Mais attention: dans les quelques cas de burn-out que j’ai pu observer cette confusion avait une grande part de responsabilité.

    Quand aux œillères j’ai en effet connu quelques cas où les chefs de projet les portaient devant les yeux pour ne pas voir le mur, mais ces kamikazes restent rares. Le plus souvent le chef de projet les porte sur le coté, pour ne pas voir que son collègue utilise les mêmes intervenants que lui et se persuade ainsi que charge « EST TOUJOURS EGALE » à délais.

    En tout cas, merci pour cet article que je vais imprimer et faire lire à qui bon me semblera! 😉

    • JP dit:

      Merci pour votre message, et vous évoquez un point tout à fait pertinent, celui du manager d’équipe sournois qui va jouer sur la confusion pour mettre la pression.

      Raison de plus pour que tout le monde dans l’équipe sache bien faire la différence et, sans appeler à la mutinerie, recadre les chefs de projets peu scrupuleux !

  4. Mélaine dit:

    Merci pour cet article, j’ai pris plaisir à la lire et ne vais pas manquer de le garder sous le coude pour le ressortir et moi aussi le faire lire à toute personne pour qui ces petits rappels ne seront pas de trop!

  5. Pfffiou délai et charge. Personnellement je sèche toujours quand on me pose cette question « pour quand? » Aïe aïe aïe c’est chaud. Parfois je donne un délai et quand je vois la quantité de travail à faire, combiné à ce que je dois faire d’autre, je me rends compte que respecter le délai en question va être difficile.
    Enfin tout ça pour dire que je déteste cette petite question!

  6. Delphine dit:

    J’adore la métaphore de la femme enceinte, c’est concis, et ça permet de recarder tout le monde en réunion quand ça déraille …
    Merci JP pour tes articles

  7. Pingback: → Comment faire comprendre la diffé...

  8. Bonjour Jean-Philippe,

    Tout à fait d’accord, ce sont deux notions qui, la plupart du temps, sont confondues par le commun des mortels et j’en fait partie.

    Merci pour ce billet.

  9. Pingback: Comment faire comprendre la différence e...

  10. ABRANTES dit:

    J’insisterai sur le fait que de doubler, tripler ou multiplier les intervenants ne permet pas de diminuer le délais d’autant et linéairement. Répartir la charge induit des temps de lattence et d’échnaC’est la même chose si vous intervertissez les acteurs. Vous avez mathématiquement le bon nombre de collaborateurs mais il faut ajouter la prise en main du projet.

  11. ABRANTES dit:

    J’insisterai sur le fait que de doubler, tripler ou multiplier les intervenants ne permet pas de diminuer le délais d’autant et linéairement. Répartir la charge induit des temps de latence et d’échange.
    C’est la même chose si vous intervertissez les acteurs (pour cause de disponibilité). Vous avez mathématiquement le bon nombre de collaborateurs mais il faut ajouter la prise en main du projet.

    Je me situe plutôt du côté des bons vendeurs que des mauvais chefs de projets. 😉

    PS désolé pour le précédent message. Qui est parti un peu vite.

  12. J-Y. Moine dit:

    J’aime bien cet article de JP mais je précise que je ne suis pas chef de projet, mais consultant en contrôle de projet, je suis donc plutôt un technicien de la gestion de projet, avec donc un certain jargon dont je vous fais part ici.

    Je résume cet article par la formule suivante :
    Charge de travail = (Taux d’utilisation) x (Durée).
    ou Quantité = (Rendement) x (Durée)
    MS PROJECT dit Travail = (Capacité) x (Durée), mais tout cela revient au même.
    Il faut qu’il y ait une date de début bien-sûr aussi, définie par une contrainte logique.

    Par exemple si je travaille à 10% de mon temps pendant 10 jours, je consomme une charge de 1 jour.homme, que je vais facturer. Le taux, c’est le taux d’utilisation de la ressource sur le projet en question, ça peut être un besoin (le besoin peut être la durée ou la charge aussi). Mais maintenant il y a la capacité de la ressource, quelqu’un peut travailler à mi-temps par exemple, c’est à dire avoir une capacité de 50% maximum. Et puis il y a aussi la disponibilité, une ressource peut être affectée à 80% sur d’autres projets et il ne lui reste plus que 20% de disponible sur ce projet en question.Si la ressource est en congés, sa disponibilité chute. C’est en comparant le besoin et la disponibilité qu’on identifie les surcharges et donc les risques délais. Alors soit on fait rien (ce que je préconise car je pense que les moyens doivent s’adapter au planning), soit on lisse la charge c’est à dire qu’on recale les tâches du planning pour supprimer la surcharge, soit on nivelle le planning ce qui impacte le délai final.

    Je fais la différence aussi entre durée et délais. Une durée est en jours travaillées (du Lundi au Vendredi pour une semaine par exemple). Alors que je me dis qu’un délai est en jours calendaires (7 jours par semaines).

    Et je fais même la différence en un jour travaillé et un jour ouvré. Par exemple s’il faut terrasser le terrain un Vendredi qui est un jour ouvré, mais qu’il pleut des cordes, alors les compagnons ne peuvent pas travailler, et ce Vendredi n’est donc pas un jour travaillé, même si c’est un jour ouvré.

    http://cubixpm.fr/

  13. COSTE dit:

    Merci Jean-Philippe de cet article. En effet, ce rappel n’est jamais inutile. J’ajouterais qu’il est rarement faux d’augmenter de 10% l’estimation des CHARGES faites par les consultants, souvent trop optimistes, histoire de faire moins tendu sur les délais aussi.

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