12 images pour bien comprendre le métier de chef de projet

Une image vaut mieux parfois qu’un long discours, en voici donc une sélection, issues de Linkedin, twitter, et autres, glanées de ci de là, en me disant que ça servirait à illustrer mes prochains articles (merci à leurs contributeurs respectifs oubliés).

Au final, j’ai préféré en faire directement un article ..

L’incontournable

metaphore gestion projet balancoire arbre

Si vous ne l’avez pas encore croisée dans un recoin du web, la voici. L’image de la balançoire a le mérite de montrer avec humour que chacun peut avoir une vision différente et qu’il est judicieux de bien s’assurer que tout le monde parle de la même chose, quitte à répéter, préciser, reformuler et même avoir l’air stupide quelques minutes ..

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Un projet torpillé de l’intérieur – retour d’expérience par Vincent Drecq

Il y a quelques années, j’étais responsable d’un projet international de déploiement d’un ERP. Je coordonnais une équipe de 30 à 40 personnes comprenant une quinzaine de consultants fonctionnels ou experts techniques.

Le projet était très bien structuré. La charte projet était formalisée et validée par le comité de pilotage du projet. Nous avions un planning assez tendu, nous le savions tous et l’acceptions. Nous avions clarifié les rôles et responsabilités de chacun. La liste de livrables et les risques étaient formalisés.

Nous mettions en place 5 modules différents du progiciel. Ainsi nous nous étions organisés en conséquence : 5 équipes différentes travaillant sur le même plateau…

Ce projet était stratégique pour l’entreprise donc nous avions les moyens, l’argent n’était pas le souci. Aujourd’hui, ce type de situation est tout de même plus rare.

Donc techniquement, les références du contenu, de délais et de coûts étaient définies, validées et acceptées.

J’étais assez fier d’avoir réalisé tout cela et pourtant je n’étais pas au bout de mes surprises !

Côté sponsor nous en avions un, c’était le Directeur Général de l’entreprise. Il comprenait son rôle. Dans une vie antérieure, il avait été directeur technique. Pour moi, c’était du bonheur car il connaissait le mode projet et je n’avais pas de pédagogie à faire sur le management de projet. Je lui avais simplement demandé de venir chaque jour sur le plateau pour prendre des nouvelles de l’avancement directement auprès des équipes. Il venait me voir en premier, nous échangions sur les problèmes éventuels ou sur les félicitations à donner à untel ou untel.

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L’abécédaire du chef de projet

Sur une idée d’un collègue blogueur (merci Rémi, LE spécialiste de la génération Y !), je vous propose dans cet article un abécédaire du chef de projet, chacune des lettres illustrant l’une des facettes de ce rôle qui nous intéresse tant !

A pour Arbitrer

Faire des choix, prendre des décisions, c’est le quotidien ! Il y a souvent plusieurs choix possibles, plusieurs approches, plusieurs manières de faire, de piloter, d’organiser. Mais attention à grands pouvoirs grandes responsabilités !

B pour Budget

Le nerf du projet ou comment réaliser les livrables sans s’endetter autant que la France ou les Etats-Unis. Attention, il est toujours plus facile de mal dépenser un budget quand ce n’est pas le vôtre ..

C pour Chiffrage

Combien de temps ? Quelle est la charge ? T’as estimé tes tâches ? à croire que le chef de projet respire les jours-hommes et qu’il manipule les estimations dans un tableau Excel à longueur de journée.

D pour Définir

Le besoin n’est pas clair, le résultat attendu n’est pas compris, le travail n’est pas bien réparti entre les membres de l’équipe, le client ne sait pas ce qu’il à faire ou ne comprend pas de quoi on parle … Rien à faire, il faut définir avec précision ce dont on parle, sinon c’est la porte ouverte à toutes les fenêtres (!).

E pour Engagement

Engagez-vous que disent les commerciaux, ça se voit qu’ils ne sont pas responsables du résultat ..

Engagez-vous qu'ils disaient ...
Engagez-vous qu’ils disaient …

F pour Faciliter

Quand un membre de l’équipe est perdu, quand le client a besoin d’aide pour prendre une décision, quand le management a besoin de visibilité, c’est le chef de projet qui s’y colle. Le chef de projet a un rôle de facilitateur, il est au service de son projet.

G pour Gestion

Difficile de passer à côté 🙂 .La gestion des personnes, des compétences, des outils, des clients, des utilisateurs, des problèmes, … Et oui, généralement quand on ne sait pas qui s’y colle, c’est pour la pomme du chef de projet.

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5 clés pour bien démarrer une mission de chef de projet

Arriver dans un contexte nouveau et prendre les commandes d’un projet au pied levé, sans connaître l’équipe, le client, le fonctionnel ou le technique, ça vous est déjà arrivé ?

Généralement, c’est souvent un challenge et c’est également source de migraine pour le premier jour .. !

Mais avec un peu d’expérience, quelques points d’attention et un peu de méthode, vous pouvez facilement gérer votre arrivée sur un nouveau projet, vous intégrer rapidement au contexte, et surtout éviter les erreurs que vous pourriez traîner jusqu’à la fin de votre projet (et que vous pourriez donc regretter !).

Voici 5 idées-clés pour démarrer une nouvelle mission sur de bonnes bases :

1. Préparez-vous qu’ils disaient !

Oui, on a beau le savoir, se préparer reste souvent une tâche qu’on oublie volontairement de faire, pour peu que ce soit le weekend avant le premier jour. Mais rien ne vaut une première prise de connaissance du contexte dans la mesure du possible et au-delà de ce qui a pu être dit en entretien.

Pensez également à vous préparer personnellement, à la fois d’un point de vue logistique et d’un point de vue état d’esprit (aérez-vous !).

Pas besoin de monter des escaliers en courant ...
Pas besoin de monter des escaliers en courant comme Rocky …

2. Chef, oui chef !

Si tout se passe bien, vous voyez votre responsable, votre n+1, le sponsor du projet sur lequel vous allez travailler, le tout premier jour. Il va vous donner les clés du projet avant qu’il ne file vers d’autres préoccupations.

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Rédaction d’un plan d’assurance qualité (PAQ) : retour d’expérience

Stéphane a pris le temps de partager (en détails) sa première expérience projet et nous partage de précieux conseils. Vous apprécierez particulièrement son analogie avec la voile en fin d’article, j’en suis sûr .. Je le remercie chaleureusement pour le temps qu’il a consacré à la rédaction de ce retour d’expérience !

Ce que je considère comme mon premier projet a eu pour but d’écrire un plan d’assurance qualité. L’objectif est défini, le délai est de trois mois, les moyens sont ma personne et mon portable.

J’ai accepté ce projet pour deux raisons. La première pour accéder à un poste en structure et la deuxième pour démontrer à ma hiérarchie que je suis capable d’assumer et de réussir un projet qui n’est pas forcément dans mon champ d’actions.

Contexte

Plan assurance qualitéLe travail est d’écrire et de formaliser les processus et les procédures de fonctionnement d’une mise en condition opérationnelle des postes de travail pour le centre de recherche et le siège d’une société.

L’enjeu est de continuer le contrat en cours et de renforcer notre relation commerciale avec ce client. Le responsable du compte m’a proposé la gestion de ce projet. Il m’a expliqué la situation et les enjeux de ce projet. Nous nous sommes entendus sur les objectifs. L’enjeu est important pour mon entreprise.

Je suis convoqué par la direction. Elle me demande : « Êtes-vous capable de répondre aux attentes ? » J’ai affirmé que j’en avais les capacités. Avant de commencer, je me renseigne. Je lis tous les rapports de réunion et je rencontre les acteurs de mon entreprise qui connaissent ce client. Je cerne finalement les risques et les avantages sur ce projet.

J’ai identifié les risques et voici la liste :

  • Un projet décidé par mon entreprise sans aval réel du client,
  • Une compréhension floue des attentes du client et de son service qualité,
  • Le changement d’interlocuteur privilégié du client,
  • La disponibilité des différents intervenants dans les processus pour la récolte des informations,
  • La rédaction.

Mais en contrepartie, j’ai des clés pour la réussite :

  • Ma volonté et mon engagement,
  • Mon organisation,
  • Ma connaissance des normes ISO vues au CCF,
  • Mon sens de la communication.

Je vais raconter le déroulement du projet dans ces grandes lignes et je reviendrai sur les points essentiels qui ont permis à mon sens de réussir ce projet.

Déroulement du projet

Avant de commencer, j’ai effectué un planning. Il est décomposé en trois étapes : la collecte d’informations, la rédaction et la mise en production.

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