La raison scientifique derrière l’inefficacité du multi-tâches et 2 astuces pour compenser

Je pense que tout le monde est conscient que le multi-tâches véritable est un fantasme dans le monde du travail.

A moins que vous puissiez effectuer l’une de ces tâches de manière complètement automatique, c’est impossible de réaliser deux tâches (professionnelles) simultanément.

Aspirant Chanteur ... désolé
Aspirant Chanteur … désolé

Bien sûr, on peut écouter de la musique en repassant sa chemise, ou bien chanter du Claude François en passant l’aspirateur.

Mais je vous mets au défi de mettre à jour le planning de votre projet et d’écrire un email à votre client en même temps (avec un seul clavier).

Bien ! alors qu’entend-on plus généralement par multi-tâches ? c’est basculer d’une tâche à l’autre très rapidement. Donnant ainsi le sentiment que vous êtes en train de faire plusieurs choses à la fois et d’être peut-être plus efficace et performant !

Un peu comme un processeur d’ordinateur qui va travailler quelques micro-secondes sur un programme A puis il va travailler quelques micro-secondes sur un programme B, et ainsi de suite, donnant ainsi l’impression d’être multi-tâches puisque tout va très vite (je caricature, vous voyez l’idée, merci de ne pas me laisser des commentaires assassins sur les architectures ou le fonctionnement de micro-processeurs !).

Vous pensez être multi-tâches ET performant ?

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Et si féliciter les résultats d’une personne était inefficace pour motiver ?

Même les tortues font des high fives !
Même les tortues font des high fives !

« Bravo ! félicitations ! ».

Nous avons tous entendu ce genre de retour, de feedback, à un moment ou à un autre dans notre parcours qu’il soit personnel ou professionnel.

Et en tant que Papa, je le fais souvent avec mes petites filles, je leur fais même un high five, elles adorent ça !

Mais il y a une nuance subtile et pourtant importante qui peut changer radicalement la motivation de la personne.

La technique ultime pour motiver votre équipe

Dans l’univers des résultats, deux clans s’affrontent : les réussites et les échecs.

Le résultat attendu a été fourni ou non.

Et en conséquence, la personne est félicitée ou non.

Jusque-là rien de vraiment surprenant, n’est-ce pas ?

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Collègue qui glande ? Restez calme et posez cette question

"Je n'ai rien fait aujourd'hui et je suis quand même payé"
« Je n’ai rien fait aujourd’hui et je suis quand même payé »

« Tu avais 3 mois pour réaliser ce projet. Je t’ai donné des directives complètes, je t’ai demandé si tu avais besoin d’aide à quatre occasions, et j’ai fait un suivi avec toi chaque semaine. Que veux-tu dire par « On ne va pas être prêt pour cet événement samedi ?!? »

C’est ce que je voulais dire à mon employée qui est venue me voir pour m’expliquer qu’elle n’avait pas, en fait, pu préparer ce qu’il fallait pour l’événement de Samedi. A la place, j’ai fait une pause, j’ai souri et j’ai dit :

« Merci encore d’avoir accepté de prendre la tête là-dessus, Je sais que tu es très occupée. On dirait qu’il y a beaucoup de choses à faire avant l’événement de samedi. Quelles idées as-tu pour y arriver ? Je sais que tu seras capable de faire de cela un succès, et c’est pour cette raison que je t’ai choisie pour ce rôle au départ. »

Je suis l’éditeur en chef d’un magazine en ligne, nous avons une équipe de 70 personnes et un planning de publication intense, donc c’est un poste très important et je délègue beaucoup. Malheureusement, ceux à qui je délègue ne sont pas aussi investis que moi.

Il y a 2 mois, j’aurais utilisé la première approche pour ce membre de mon équipe qui a « glandé ». Cependant, j’ai rapidement compris que me mettre en colère – bien que satisfaisant sur le moment – ne motive pas mon équipe. A la place, ils se mettraient sur la défensive et deviendraient rancuniers.

La question magique du manager malin

J’ai dû changer de tactique. C’est là que j’ai découvert cette question magique :

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Manager son équipe : recadrage sur un projet en crise

Tableau suivi projetReprendre un projet en crise, ce n’est pas un exercice facile et cela demande de l’énergie. Pour être honnête, pendant longtemps je traînais les pieds pour le faire. En revanche, une fois dedans, c’est très enrichissant comme expérience : généralement on découvre plein d’erreurs à ne pas faire ..

Pour cette étude de cas, d’abord un peu de contexte au moment de la reprise : un projet  de plus de 350 jours, une équipe de 4 personnes chez le client, un engagement au forfait et plus de 40% de dépassement prévu en fin de projet …

Alors oui, il y avait des tableaux excel de suivi avec des indicateurs projets, des calculs de coûts, des courbes et tout ça. Mais en donnée cruciale en entrée il y a encore et toujours le fameux reste à faire. Vous aurez beau avoir les plus beaux outils du monde pour piloter vos projets, si vous et votre équipe ne maîtrisez pas votre reste à faire, vous ne maitrisez rien.

Je ne suis pas magicien !

Quand le projet est sensé être terminé et qu’il y a encore 40% du boulot à faire, faut pas se leurrer, vous reviendrez très difficilement dans le planning et dans le budget, à moins d’avoir une re-négociation musclée avec le client (mais encore faut-il avoir de bons arguments …). Il y a généralement une inertie qui va mettre un peu de temps à se résorber. Comme le Titanic qui essaie d’éviter l’iceberg mais qui met du temps à virer ..

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Infographie sur la perte de temps en entreprise et les tablettes

Une infographie sur la perte de temps en entreprise, je ne pouvais pas passer à côté ! Voici quelques commentaires libres pour lui donner un peu plus de relief ou de profondeur, au choix. Je me fais un peu l’avocat du diable (c’est plus facile), je vous préviens tout de suite.

Cliquez ici ou sur l’aperçu pour voir l’infographie

A la recherche du temps perdu

infographie-tablettes-beesy62 réunions par mois / employés : ça fait 3 réunions par jour en moyenne. La question qui vient immédiatement est : « Et quand est-ce qu’ils travaillent ? » Après tout dépend du contenu de la réunion, on peut appeler « réunion » tout rendez-vous avec quelqu’un. Je prends bien rendez-vous avec moi-même, suis-je pour autant en train de perdre mon temps en réunion ?

31 heures non productives soit la moitié du temps de réunion (qui, par déduction, dure en moyenne 1 heure) : je serai curieux de savoir ce qu’on entend par « non productives ». Pas de livrables rendus ? pas de décisions prises ? Et s’il s’agit d’un accompagnement au changement ? de remotivation d’un membre de l’équipe ? tout dépend de la manière de mesurer. Maintenant, il y a de l’abus, je suis bien d’accord .. sans compter les réunions en retard.

1000 heures par an / manager : presque 5 heures par jour. Un manager, c’est beaucoup de communication, de validations, d’entretiens (recrutement, annuel, suivi, …), d’élaboration de partenariats, … et il est là pour résoudre les problèmes (en théorie). Beaucoup de temps en réunion ne me choque pas. Bien sûr ça dépend de la taille de l’organisation, de l’équipe gérée, de la taille des problèmes, de son expérience, …

20′ par jour pour gérer son agenda : 20 minutes pour organiser son temps sur une journée c’est tout à fait raisonnable. Les outils peuvent aider pour organiser les réunions et les invitations mais la manière de communiquer pour le faire compte avant tout. Si vous devez synchroniser plus de 10 personnes, vous n’êtes plus dans l’organisation de votre agenda mais dans l’événementiel … Quant à la todo-list classique, vous savez ce que je pense, elle n’est pas efficace mais c’est déjà mieux que rien.

Coût, espace disque, feuille

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