« Bref … mon développeur se fout de ma gueule ! »

C’est ce que j’aurais pu me dire compte tenu de la situation ! Mais 1) Paul n’était pas « mon » développeur et 2) il n’avait aucune mauvaise intention à mon égard, enfin .. je crois !

Je venais de reprendre un projet. Le chef de projet avait été envoyé en mission longue durée chez un client et le projet se retrouvait sans pilote. Fort de ma première expérience de chef de projet (vous comprendrez l’ironie …), on m’affecta le rôle de chef de projet pendant cette phase si délicate qu’est la phase de recette.

Je n’étais pas complètement étranger au projet puisque j’avais participé à l’analyse fonctionnelle, la modélisation de la base de données et la reprise de données.

Phase de recette donc. Celle-ci est assez difficile. Les tickets remontés par le client sur le gestionnaire de bugs s’accumulent et les livraisons successives n’arrivent pas à satisfaire le client. Difficile de reprendre un projet au forfait dans ce contexte mais quand il faut y aller, faut y aller …

Parmi les symptômes, plusieurs tickets reviennent d’une livraison à l’autre. Ce qui est sensé être corrigé ne l’est finalement pas. Le client commence à en avoir marre de retester la même chose et il commence à le faire savoir.

La correction d’anomalies : l’histoire sans fin

Je refais donc une passe sur les tickets, je les qualifie, je tâche de les reproduire et les renvoie éventuellement chez le client avec une demande de précisions. Pour les anomalies avérées, je les affecte aux personnes de l’équipe pour correction. Une fois corrigées, les tickets prennent un statut pré-recette. Et avant de livrer, je vérifie que la correction est bien en place pour chacun de ces tickets.

Et heureusement ! je tombe sur des tickets soi-disant corrigés qui ne passent pas les tests. Je vérifie un peu le cas de test, je reboucle avec Paul, le développeur pour le contenu de la spécification et le résultat attendu et je rebascule le ticket à « En cours de traitement ».

Je bascule sur un autre projet. Je reviens en fin d’après-midi sur cette liste de tickets.  Rebelote, je passe en revue les corrections, vérifie que c’est conforme et valide la plupart. Sauf un !

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Comment manager un projet en crise : 3 bons conseils et 3 moins bons …

On n’a pas le droit de se noyer sans crier au secours !

Les réunions de suivi projet, ça permet de prendre du recul, c’est souvent tranquille, parfois drôle et de temps en temps un peu tendu, surtout lorsqu’on découvre des surprises sur un projet …

« 60% de dépassement de budget ? mais comment ça se fait ? on n’est qu’à la moitié du projet !? »

En l’occurrence, il s’agit d’un projet en crise : budget explosé, délai improbable, satisfaction client inexistante. Alors que peut faire le chef de projet ?

Voici donc quelques idées catastrophiques et géniales (excusez du peu, c’est pour coller au thème 😉 ) à éviter et à suivre respectivement …

Idée catastrophique #1 : cacher les problèmes à son responsable

« Comment ça se fait qu’on le découvre que maintenant ? »

Bonne question, merci de l’avoir posée. Personne ne suit vraiment les chiffres et un beau jour, quelqu’un regarde de plus près et le sol s’écroule sous les pieds du chef de projet.

Ca arrive dans toutes les boîtes même les plus grandes : « Ah au fait, pour l’airbus A380, on va avoir 2 ans de retard … ». Alors oui, en interne, ils le savaient peut-être avant chez Airbus mais côté actionnaires et clients ils ont dû se poser la question suivante : « Depuis quand le savez-vous ? ».

Parce que le retard, ça se prend jour après jour. Mais ça se communique beaucoup moins vite …

Votre responsable va peut-être vous sauver la mise sur votre projet, alors autant lui donner confiance et lui donnez régulièrement un avancement proche de la réalité. Sinon vous allez passer un sale quart d’heure. Et sur le projet cité en introduction, la réunion de crise a duré beaucoup plus qu’un quart d’heure …

Idée catastrophique #2 : fouetter ses équipes (inutilement ;-))

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Pourquoi piloter un projet au pourcentage d’avancement est une erreur

Mesurer l’avancement d’une tâche, d’une activité ou d’un projet, ça permet de savoir où on en est, de voir la progression, d’évaluer ce qu’il reste à parcourir  / accomplir. Cela permet de voir si on prend du retard, cela permet de re-négocier une date de livraison à l’avance, de renforcer l’équipe, etc. Bref, l’avancement est un indicateur d’aide à la décision.

Relevé des compteurs !

C’est le moment que les équipes préfèrent ! 😉 Le chef de projet enfile sa casquette, prend son bloc-note et son stylo et vient faire « le tour des popotes » pour connaître l’avancement sur chacune des tâches en cours : c’est le fameux relevé des compteurs ! 🙂

Je caricature un peu, vous avez peut-être un document partagé que tout le monde remplit, une application de « timetracking » (suivi du temps passé), etc. et puis surtout quand le chef de projet fait le tour des équipes, il est sensé faire un peu plus que de demander des chiffres .. mais c’est une autre histoire !

La fameuse question « T’en es où ? » résonne donc régulièrement dans les bureaux des équipes. Analysons un peu le type de réponse obtenue :

  • « J’en suis à la moitié mais la deuxième partie est plus compliquée, ça va me prendre plus de temps. »
  • « J’ai quasiment fini, regarde ce que ça donne ! »
  • « J’ai fait les parties X, Y, Z il ne me reste plus qu’à faire W pour finir. »

Je ne pense pas me tromper en disant que c’est un type de réponse courant.

Mais quel est le problème ?

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Chef de projets en vacances ? oui ça existe, voici comment en 10 étapes !

Vous gérez quotidiennement 3-4 projets avec des engagements plus ou moins forts, avec des risques plus ou moins élevés, avec des équipes plus ou moins autonomes, … Vous avez peut-être même votre salaire qui dépend de la réussite de vos projets ? et pourtant vous avez envie comme tout le monde de débrancher pour partir en vacances, sans « checker » vos emails tous les soirs et sans passer de coups de fil tous les matins pour dire à vos équipes ce qu’elles ont à faire ou régler les problèmes avec les clients.

Et vous avez aussi droit à de vraies vacances ! voyons quelques étapes à suivre pour partir l’esprit léger :

1. Défendez vos vacances

Souvent face à l’urgence, les consultants ou chefs de projet sont réquisitionnés et on leur demande de déplacer leurs congés ou parfois de poser des congés également. Pourquoi pas mais vous avez aussi le droit de refuser surtout si vous partez avec des amis ou de la famille, ce n’est jamais facile de déplacer.

Donc soyez fermes s’il le faut. Et si vous montrez que ça peut bien se passer sans vous, vous serez encore plus dans votre droit.

Une urgence ? une crise ? une avant-vente stratégique de dernière minute ? Cela ne sera de toute façon jamais le bon moment pour prendre des vacances alors autant en prendre quand vous le souhaitez et quand vous en avez besoin.

2. Synchronisez-vous avec les collègues

Pas tous les chefs de projet en vacances en même temps ! Discutez-en entre vous, et synchronisez-vous. La règle étant souvent premiers arrivés, premiers servis, posez vos congés rapidement ..

3. Préparez vos vacances dès l’avant-vente

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Un chef de projet peut-il demander de l’aide ?

J’apprécie beaucoup certaines vidéos qui peuvent donner un déclic, apporter une émotion soudaine ou donner une perspective différente. C’est donc avec plaisir que je publie ce court article pour participer à cet événement et partager avec vous cette vidéo des jeux olympiques de Barcelone de 1992 :

Derek Redmond était l’un des favoris pour une médaille au 400 mètres.

Au bout de 150 mètres, Derek sentit une douleur fulgurante.

A l’agonie, il s’arrête, victime d’un claquage à l’ischio-jambier.

Ne voulant pas abandonner …

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