Le planning projet : exemple de préparation pour le pilotage

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Nous avons vu dans la première partie les grands principes d’un planning projet. Regardons un exemple de planning projet de plus près.

Contexte projet et mise en pratique

L’exercice de chiffrage projet fait l’objet d’un autre article, nous considèrerons ici qu’il est bien fait (dans la mesure du possible). Le voici de manière macro :

  • Spécifications : 11 jours
  • Reprise de données : 7 jours
  • Intégration : 3 jours
  • Recette : 5 jours
  • Réalisation – partie admin : 15 jours
  • Réalisation – partie utilisateur : 45 jours
  • Documentation : 8 jours

et un calendrier du projet que l’on peut trouver dans une proposition commerciale sur la base du chiffrage ci-dessus :

Une hypothèse a été prise de répartir la charge de réalisation (15+45) sur 3 personnes soient 20 jours de délai. Le projet démarre au 1er septembre (T0). Au delà de ça, ce n’est qu’une représentation de la charge dans le temps, rien de plus.

Nous allons voir comment améliorer ce planning projet aussi bien sur le fond que sur la forme et faire prendre un bon départ au projet.

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Le planning projet : création pour l’avant-vente

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Tout un programme ! on trouve de nombreuses lectures sur le planning d’un projet, des techniques, des algorithmes mais bizarrement moins de choses sur ce qu’il se passe dans la vraie vie des projets. Selon une étude, le délai moyen de dépassement des projets est de 230% (Standish Group). Voici donc quelques pratiques pour bien préparer un planning et faire en sorte de le respecter !

NB: par client, il peut s’agir aussi bien d’un client interne qu’externe.

Le planning projet en avant-vente

En phase d’avant-vente, il faut trouver un compromis entre :

  • proposer un planning réaliste : sur lequel on peut s’engager au résultat, d’autant plus quand l’appel d’offres présente des pénalités de retard.
  • proposer un planning qui répond aux contraintes du client : votre interlocuteur s’est peut-être déjà engagé sur une date auprès de son manager, la date de mise en production est peut-être déjà planifiée auprès des équipes d’exploitation, etc. Les contraintes du client peuvent être challengées, essayez de comprendre le niveau de criticité de la contrainte : « Pourquoi fin mars ? « , vous pourriez être surpris d’avoir la réponse « Ah comme ça, ça peut être fin avril si vous voulez », ça s’est déjà vu ..
  • proposer un calendrier projet séduisant : en phase d’appel d’offres, vos concurrents peuvent ne pas être aussi bons que vous en terme de planification  😉 et donc proposer des plannings agressifs dans le sens où ils vont faire rêver le client avec une date de livraison proche dans le temps et parfois bêtement se caler sur les souhaits du client. Donc votre planning doit lui aussi être séduisant tout en restant réaliste. Vous pouvez également sensibiliser le client avant de remettre votre proposition : « Réaliser 100 jours en 6 semaines avec Noël en plein milieu, c’est très (très) ambitieux » .. et ainsi challenger indirectement les autres propositions.

Dans la proposition commerciale, le planning projet doit être accompagnée de réserves ou « phrases magiques » :

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Evaluer un plan de rémunération variable de chef de projet

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A partir d’un certain niveau d’expérience, le salaire d’un chef de projet peut se décomposer en une partie fixe et une partie variable. Le salaire variable se définit à partir d’un plan de rémunération variable qui va permettre de calculer à partir des résultats combien va toucher le chef de projet.

Le salaire variable du point de vue du manager

Un plan de rémunération variable se présente dans les grands axes en phase de recrutement puisque le salaire est négocié avec le futur collaborateur, donc les objectifs doivent avoir été définis auparavant par le recruteur (voir l’article sur les objectifs en entreprise). Rien de plus désagréable pour un candidat que de ne pas savoir comment il va pouvoir gagner la partie variable de son salaire.

Un plan de rémunération variable une fois formalisé pour un collaborateur doit lui être présenté et le manager doit s’assurer qu’il est compris, ne serait-ce que pour que le collaborateur soit d’accord pour le signer .. Eviter de lui envoyer par mail pour signature ou de lui demander de signer sur un coin de table alors qu’il s’apprête à aller déjeuner. Même si c’est une reconduction, un échange doit avoir lieu sur le sujet.

Quelqu’un qui n’a jamais eu de partie variable à son salaire a besoin d’être accompagné et rassuré sur sa capacité à atteindre ses objectifs.

Avant tout, dites-vous bien que l’exercice n’est pas facile si vous voulez bien faire les choses, le plan de rémunération doit s’adapter à :

  • L’expérience : un plan de rémunération variable doit être adapté à l’expérience, on ne demande pas à quelqu’un qui découvre l’avant-vente le même objectif de chiffre d’affaire qu’un collaborateur qui en fait depuis 5 ans …
  • Le profil : un expert ne vas pas être objectivé de la même manière qu’un chef de projet au forfait …
  • La maturité : un collaborateur va plus ou moins comprendre les enjeux de l’entreprise selon sa maturité (à ne pas confondre avec l’âge) donc sera sensible ou non aux objectifs fixés et va donc les atteindre ou non ..

Le salaire variable du point de vue du collaborateur

A certain moment de votre carrière, vous serez confronté à un salaire décomposé en une partie fixe et une partie variable. Le but est de vous responsabiliser par rapport à votre salaire et vous motiver par rapport aux objectifs fixés. La première fois que ça arrive peut-être une surprise : si c’est via une embauche, tout va bien c’est négocié à ce moment-là, si c’est dans le cadre d’un entretien annuel, sauf conditions exceptionnelles, ce serait déplacé – d’après moi – de baisser votre salaire fixe et de créer une partie variable plus importante. La partie variable doit venir en plus dans le cadre de l’augmentation.

Néanmoins, n’oubliez pas, une partie variable ça marche dans les deux sens, vous êtes en dessous des objectifs, vous n’avez pas complètement votre variable, si vous êtes au dessus, vous toucherez plus que votre partie variable (surtout s’il y a des accélérateurs). Donc restez ouverts.

Comment challenger un plan de rémunération variable ? exemple !

Voici pour exercice pratique un exemple de plan de rémunération variable (toute ressemblance avec un plan réel est improbable ..) :

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Les données et leur reporting dans un système d’information

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Fin du mois dans une société de service type SSII, ça y est, chaque collaborateur remplit un fichier MS Excel (ou LibreOffice ..) avec le temps passé sur les projets ou chez un client et envoie ça à son manager. Le fichier est ensuite retravaillé dans un autre fichier tableur avec un niveau d’agrégation plus élevé et ainsi de suite, autant de fois qu’il y a de niveaux hiérarchiques ou organisationnel dans l’entreprise. Et tout en haut, le big boss lui aussi manipule son fichier MS Excel et ses indicateurs agrégés lui permettent de piloter son entreprise.

Quels sont les problèmes pendant la rémontée d’information ?

  • le risque d’erreur de calcul augmente avec le nombre d’intermédiaires et avec la complexité du fichier de saisie des données
  • les données étant retraitées manuellement, il est beaucoup plus facile de les manipuler et de dissimuler des résultats différents de la réalité
  • le délai de mise à disposition des indicateurs augmente avec le nombre d’intermédiaires et leur justesse diminue : s’ils doivent être prêts pour le lundi à 9h au niveau direction générale, il faut qu’il soit prêt le vendredi soir un niveau en dessous, puis pour le jeudi soir un niveau en dessous, etc. Au final, on se retrouve le lundi matin non pas avec des données réelles mais avec des données prévisionnelles !

et par conséquent, piloter une activité avec des indicateurs faux reste un sport à haut risque, le pilotage à vue ne fonctionnant qu’avec quelques personnes et une bonne mémoire .. Et lorsque ces indicateurs servent de base de calcul aux rémunérations variables, ils ont tout intérêt à être justes ..

Deux réflexes peuvent survenir après cette prise de conscience

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Vision périphérique – Captez encore plus d’information !

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L’article suivant est tiré d’un sujet que j’ai écrit dans une gazette interne.

Toute la journée devant l’écran, voire la soirée ensuite, il arrive chez certains que les yeux fatiguent. A une visite médicale, le médecin m’avait expliqué la chose suivante : « Pour quelqu’un qui travaille sur un écran, les yeux parcourent une surface délimitée par les bords de l’écran et les muscles ne travaillent donc que partiellement, ils peuvent se tétaniser. » Il m’a conseillé ensuite de faire des exercices d’étirement des yeux (qui l’eût cru) en bougeant les yeux de la gauche vers la droite puis de haut en bas sans bouger la tête. « Les muscles des yeux retrouvent leur tonus ainsi ». Tiens bizarre, si je fais ça avec les bras 30 secondes, j’ai vite fait les épaules qui chauffent …

Comment voir pour jongler à 5 balles ?

Cela étant dit, il est question ici de développer ses capacités oculaires, de découvrir une nouvelle façon de voir, bref d’apprendre un super-pou-voir ! Vous avez peut-être déjà eu l’occasion d’observer des jongleurs, ils arrivent parfois à jongler avec 5 ou 6 balles en les lançant à plusieurs mètres de haut. Leur vision s’étend donc de la balle qui est dans la main à la balle au sommet de sa trajectoire à 4 ou 5 mètres de haut. Voici une vidéo de jonglage avec 6 massues :

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