Gestion du temps

La raison scientifique derrière l’inefficacité du multi-tâches et 2 astuces pour compenser

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Je pense que tout le monde est conscient que le multi-tâches véritable est un fantasme dans le monde du travail.

A moins que vous puissiez effectuer l’une de ces tâches de manière complètement automatique, c’est impossible de réaliser deux tâches (professionnelles) simultanément.

Aspirant Chanteur ... désolé
Aspirant Chanteur … désolé

Bien sûr, on peut écouter de la musique en repassant sa chemise, ou bien chanter du Claude François en passant l’aspirateur.

Mais je vous mets au défi de mettre à jour le planning de votre projet et d’écrire un email à votre client en même temps (avec un seul clavier).

Bien ! alors qu’entend-on plus généralement par multi-tâches ? c’est basculer d’une tâche à l’autre très rapidement. Donnant ainsi le sentiment que vous êtes en train de faire plusieurs choses à la fois et d’être peut-être plus efficace et performant !

Un peu comme un processeur d’ordinateur qui va travailler quelques micro-secondes sur un programme A puis il va travailler quelques micro-secondes sur un programme B, et ainsi de suite, donnant ainsi l’impression d’être multi-tâches puisque tout va très vite (je caricature, vous voyez l’idée, merci de ne pas me laisser des commentaires assassins sur les architectures ou le fonctionnement de micro-processeurs !).

Vous pensez être multi-tâches ET performant ?

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Boite mail : 8 bonnes raisons de ne pas mélanger perso et pro

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Tout le monde ou presque aujourd’hui a une adresse email professionnelle en plus d’une adresse personnelle. Et pour ceux qui travaillent à un bureau toute la journée, il pourrait s’avérer plus pratique de recevoir tous ses emails, à la fois personnels et professionnels sur une seule adresse email.

Mais est-ce une bonne idée ? pas si sûr …

Voici 8 bonnes raisons de bien séparer email perso et email pro :

1. Pour garder une adresse email personnelle constante

Boîte mail perso ?Que vous soyez salarié, ou prestataire en mission (longue) durée, il y a peu de chance que vous restiez 30 ans au sein de la même entreprise, vous allez finir par changer à un moment ou à un autre. Une exception peut-être pour les chefs d’entreprise (et encore, voir plus loin …). Si en plus vous avez tendance à changer tous les 6 à 12 mois, vous changerez d’adresse email au même rythme. Donc autant avoir une adresse email constante pour votre vie personnelle.

2. Pour ne pas avoir besoin de tenir tout le monde informé d’un changement

Donc quand vous quittez l’entreprise et que vous utilisiez votre adresse pro uniquement à titre professionnel, au moins vous n’avez pas besoin de prévenir les copains, la famille, etc. que vous changez d’adresse email, c’est quand même du travail en moins. Et même s’il est généralement possible d’exporter et d’importer son carnet d’adresses d’un outil à un autre, c’est toujours du tri et du ménage en moins à faire.

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Infographie sur la perte de temps en entreprise et les tablettes

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Une infographie sur la perte de temps en entreprise, je ne pouvais pas passer à côté ! Voici quelques commentaires libres pour lui donner un peu plus de relief ou de profondeur, au choix. Je me fais un peu l’avocat du diable (c’est plus facile), je vous préviens tout de suite.

Cliquez ici ou sur l’aperçu pour voir l’infographie

A la recherche du temps perdu

infographie-tablettes-beesy62 réunions par mois / employés : ça fait 3 réunions par jour en moyenne. La question qui vient immédiatement est : « Et quand est-ce qu’ils travaillent ? » Après tout dépend du contenu de la réunion, on peut appeler « réunion » tout rendez-vous avec quelqu’un. Je prends bien rendez-vous avec moi-même, suis-je pour autant en train de perdre mon temps en réunion ?

31 heures non productives soit la moitié du temps de réunion (qui, par déduction, dure en moyenne 1 heure) : je serai curieux de savoir ce qu’on entend par « non productives ». Pas de livrables rendus ? pas de décisions prises ? Et s’il s’agit d’un accompagnement au changement ? de remotivation d’un membre de l’équipe ? tout dépend de la manière de mesurer. Maintenant, il y a de l’abus, je suis bien d’accord .. sans compter les réunions en retard.

1000 heures par an / manager : presque 5 heures par jour. Un manager, c’est beaucoup de communication, de validations, d’entretiens (recrutement, annuel, suivi, …), d’élaboration de partenariats, … et il est là pour résoudre les problèmes (en théorie). Beaucoup de temps en réunion ne me choque pas. Bien sûr ça dépend de la taille de l’organisation, de l’équipe gérée, de la taille des problèmes, de son expérience, …

20′ par jour pour gérer son agenda : 20 minutes pour organiser son temps sur une journée c’est tout à fait raisonnable. Les outils peuvent aider pour organiser les réunions et les invitations mais la manière de communiquer pour le faire compte avant tout. Si vous devez synchroniser plus de 10 personnes, vous n’êtes plus dans l’organisation de votre agenda mais dans l’événementiel … Quant à la todo-list classique, vous savez ce que je pense, elle n’est pas efficace mais c’est déjà mieux que rien.

Coût, espace disque, feuille

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La gestion du temps au travail : 3 astuces pour mieux travailler avec les autres

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La gestion du temps au travail dépend beaucoup des interactions avec les collègues, et l’efficacité signifie avant tout ne pas perdre de temps. Alors bien se mettre d’accord lorsqu’il s’agit de donner du boulot à quelqu’un ou en recevoir est un bon point de départ. Voici 3 astuces dans ce sens :

1 – Savez-vous ce qui est attendu comme travail ?

Noël vient de passer et que font généralement les enfants lorsqu’ils veulent un jouet précis, ils le montrent dans le catalogue papier ou sur internet pour les plus branchés. « Je veux cela » en montrant du doigt la photo du jouet convoité. C’est clair, c’est précis, nom, description, modèle, référence, prix, tout y est. Si vous vous trompez, c’est la crise diplomatique parce que vous n’aviez pas droit à l’erreur du coup.

Oui, et sans catalogue ? imaginons qu’il souhaite un vélo, même si un vélo reste un vélo, il y a quand même moyen de ne pas choisir le bon alors il faut peut-être préciser qu’il s’agit d’un vélo tout terrain, de taille 24″ avec au moins 18 vitesses, des lumières, un porte bagage et dans les couleurs plutôt foncées. Ah ça y est c’est plus clair !

Quel rapport avec la gestion du temps au travail ? de la même manière, lorsqu’on vous demande de faire quelque chose, assurez-vous de bien savoir de quoi il s’agit. Si on vous demande de faire un rapport sur le dossier Trez Import Temps, peut-être qu’il y a un modèle de rapport, et que vous avez déjà fait un travail similaire, auquel cas c’est plutôt clair.

Si ce n’est pas le cas, il faut peut-être demander des précisions, si vous rendez un document Word de 33 pages alors que la personne attendait 20 slides de présentation Powerpoint, vous êtes reparti pour un travail de synthèse et de mise en forme avec un niveau d’urgence plus élevé …

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