Boite mail : 8 bonnes raisons de ne pas mélanger perso et pro

Tout le monde ou presque aujourd’hui a une adresse email professionnelle en plus d’une adresse personnelle. Et pour ceux qui travaillent à un bureau toute la journée, il pourrait s’avérer plus pratique de recevoir tous ses emails, à la fois personnels et professionnels sur une seule adresse email.

Mais est-ce une bonne idée ? pas si sûr …

Voici 8 bonnes raisons de bien séparer email perso et email pro :

1. Pour garder une adresse email personnelle constante

Boîte mail perso ?Que vous soyez salarié, ou prestataire en mission (longue) durée, il y a peu de chance que vous restiez 30 ans au sein de la même entreprise, vous allez finir par changer à un moment ou à un autre. Une exception peut-être pour les chefs d’entreprise (et encore, voir plus loin …). Si en plus vous avez tendance à changer tous les 6 à 12 mois, vous changerez d’adresse email au même rythme. Donc autant avoir une adresse email constante pour votre vie personnelle.

2. Pour ne pas avoir besoin de tenir tout le monde informé d’un changement

Donc quand vous quittez l’entreprise et que vous utilisiez votre adresse pro uniquement à titre professionnel, au moins vous n’avez pas besoin de prévenir les copains, la famille, etc. que vous changez d’adresse email, c’est quand même du travail en moins. Et même s’il est généralement possible d’exporter et d’importer son carnet d’adresses d’un outil à un autre, c’est toujours du tri et du ménage en moins à faire.

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Comment trier, ranger, organiser ses emails .. ou pas ?

On a vu dans un précédent article, qu’un email ne se lit au maximum que deux fois. Si on reste sur une moyenne de 100 emails par jour, on en conserve 95, cela représente plus de 20000 mails à l’année dans la boîte mail pro ou perso rien que sur les jours ouvrés. Heureusement qu’on ne les lit que deux fois finalement ..

Il faut aussi de l’espace disque pour les stocker et surtout une manière de les organiser car si on les stocke c’est pour pouvoir les retrouver. Si on ne peut pas les retrouver, autant les supprimer …

Organisation des emails : arborescence ou mots-clés ?

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Pas besoin d’avoir une arborescence complexe à multiples niveaux du moment que :

  • le client mail (client lourd type Outlook ou webmail type gmail) permette une recherche rapide (un champ de recherche / filtre toujours visible) sur un mot-clé dans différents champs (expéditeur, sujet, …) et une recherche avancée sur plusieurs champs
  • on utilise des mots clés pertinents dans les sujets et dans le contenu
  • on éduque nos interlocuteurs à utiliser des mots-clés pertinents dans leurs sujets de mails

Montrez l’exemple et prenez le réflexe de donner un sujet de mail avec au moins un mot-clé : le nom du client, le nom du projet, le nom de l’activité, voire les trois : « Auchan – Projet Caddie – Phase de recette : demande de relecture des scénarios« .

Quels sont les avantages de mettre des mots-clés pertinents ?

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Gestion email : à lire deux fois maximum !

Débordé voire submergé par la gestion des emails ? voici quelques bonnes pratiques que je suis pour traiter une centaine de mails quotidiens (avec moins de 5% de messages vraiment sans intérêt) !

Quand vous lisez vos emails, vous les traitez !

Combien de boîtes de réception mail ressemblent à cela ? une longue liste de messages lus et non-lus en vrac, étalée sur plusieurs jours voire sur la durée de vie de la boîte mail pro .. Cela ressemble à la vôtre ?

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