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Beaucoup de choses à dire sur le chiffrage de projets, l’estimation des coûts dépendant de nombreux facteurs et leur suivi encore plus ..

Nous avons vu comment chiffrer un projet à partir d’un cahier des charges, nous avons vu comment chiffrer la gestion de projet, la documentation, une équipe near-shore, voici maintenant un petit récapitulatif – en vrac – des principes et idées-clés.

Quelle crédibilité accorder à un chiffrage ?

N’importe qui peut chiffrer une ou plusieurs tâches, je peux demander à ma grand-mère de me sortir un chiffrage. La qualité d’un chiffrage est donc très relative, et ne pourra être évaluée réellement qu’à la fin de la réalisation de la tâche .. D’ailleurs, le meilleur chiffrage (et encore … voir plus loin), c’est de réaliser la tâche et de voir combien de temps on y a passé .. Rares sont ceux qui vont se challenger par rapport au chiffrage initial et une fois le projet en feu, on a d’autres préoccupations que de faire un bilan ..  Donc tout le monde va avoir son mot à dire pour un chiffrage, y compris ceux qui n’interviendront aucunement dans le delivery (la réalisation des livrables), donc méfiance …

Mais alors comment avoir un chiffrage de qualité ?

La qualité d’un chiffrage dépend du contexte et de l’engagement qui lui est associé : si je m’engage à faire une tâche en 2 jours et que si je dépasse cette charge, je ne suis pas payé, je suis beaucoup plus engagé que si j’annonce 2 jours mais que si je dépasse je serai payé de la charge et du dépassement. La motivation n’est pas la même et le risque non plus. Un chiffrage sans notion d’engagement n’a donc pas de valeur. La SNCF annonce un délai de 2h02 pour faire Paris-Lyon mais finalement ne s’engage à payer une compensation réduite qu’à partir de 30 minutes de retard si le retard est imputable à la SNCF … l’engagement est modéré. Il est donc facile de faire un chiffrage « bas » pour vendre un projet avec peu d’engagement.

Bien évidemment, un niveau de confiance peut déjà exister entre le demandeur et le réalisateur, le chiffrage sert à ce moment-là d’indication plus ou moins fiable pour évaluer le délai de réalisation et/ou le budget associé. Dans ce cas, une évaluation du chiffrage initial en regard du chiffrage réel peut permettre de mesurer régulièrement la fiabilité.

Voir également l’article : Perdre toute crédibilité en 3 minutes en phase d’avant-vente projet

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Nous avons vu dans l’article précédent comment chiffrer un projet à partir du cahier des charges. Continuons avec d’autres aspects à chiffrer.

Chiffrer la gestion de projet à partir d’un cahier des charges

Tout dépend de votre manière de gérer le projet. Pour ma part, pour m’aider à chiffrer la gestion de projet d’un projet je décompose, il y a du suivi client et du suivi d’équipe :

– Pour le client, un comité opérationnel hebdomadaire, un comité de pilotage mensuel : préparation et mise à jour des éléments de suivi projet (planning, suivi des pré-requis, des livrables, des validations, …), réunion à proprement parler et compte rendu. Je chiffre quelque chose comme une demi-journée par comité.

– Pour les équipes : accompagnement des personnes de l’équipe, pilotage / suivi, coaching, je chiffre un peu moins d’une demi-journée de suivi par semaine de travail par personne.

Le chiffrage de la gestion de projet est bien évidemment à adapter, je vous présente ma manière de faire. C’est très variable car il peut dépendre :

– du planning, on ne fait pas autant de réunions en 3 mois qu’en 6 même si leur ordre du jour est du coup plus dense. En parallèle, le suivi doit s’intensifier si le planning est plus serré ou si la taille de l’équipe augmente.

– de la maturité du client : si le client « aime » les réunions à rallonge, est toujours en retard sur ses pré-requis, vous positionne 15 interlocuteurs à gérer ou a besoin d’accompagnement sur la méthodologie projet, vous ne passerez pas le même temps.

– de la maturité du chef de projet : doit-il être fortement accompagné d’un directeur de projet ? est-il rôdé à l’exercice à tel point qu’il ira plus vite que la moyenne ?

– de la maturité des équipes : ont-ils l’habitude de travailler ensemble ? avez-vous déjà travaillé avec eux ? connaissent-ils les bonnes pratiques en place ?

Attention également à la phase de recette, qui peut s’avérer extrêmement chronophage pour un chef de projet si elle n’est pas correctement préparée et pilotée. A traiter dans un autre article ..

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Ne sachant pas par quel bout prendre le sujet du chiffrage dans le cadre de la gestion de projet informatique, j’ai décidé d’en parler comme ça se passe dans la vraie vie : un cahier des charges arrive dans votre boîte mail et un chiffrage du projet vous est demandé pour la veille. Comment faire ?

Cahier des charges : lire, comprendre, relire, poser des questions

Voici les premiers réflexes à avoir à la réception d’un cahier des charges :

• Il faut lire, relire et encore relire le cahier des charges (voir l’article sur la vision périphérique et le photoreading, ça peut servir)
• S’imprégner du contexte : demander du contexte au commercial qui a reçu le cahier des charges, consulter l’historique du compte.
• Comprendre le besoin : pourquoi souhaitent-ils développer cette application ? s’agit-il d’une refonte d’un existant ? d’une nouvelle application from scratch ? à quel besoin cela répond-il concrêtement ?
• Comprendre les enjeux : quelle est l’urgence et la criticité du projet pour le client ? y’a-t-il un contexte politique (arrivée à un poste, concurrence avec un autre service, …) ? Est-il moteur sur le projet ou bien a-t-il récupéré une patate chaude ? mesurer son engagement.
• Contacter le client : ne serait-ce que commercialement, sinon pour mieux comprendre le besoin, préciser des points du cahier des charges et poser des questions utiles. Une question utile va amener une réponse qui va vous aider à chiffrer. Que la couleur d’un bouton d’un écran d’application soit bleu, rouge ou vert, ne va rien changer au chiffrage que vous allez effectuer, soyez pertinents, vous avez peu de temps !

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