Etude de cas – Garder le contrôle et comprendre la position de l’autre

L’histoire se passe il y a quelques années.

C’était un projet d’organisation documentaire, de rédaction d’une politique documentaire sur les documents clés des processus métiers de la société en question, filiale d’un gros groupe financier. On ne peut pas dire qu’il s’agit là d’un projet planté, mais d’un projet un peu « abîmé » par la situation relationnelle.

Dans le cadre de l’écriture de cette politique, j’avais choisi de mettre en place un collège d’experts internes, en fonction de plusieurs spécialités que j’avais déterminées. Parmi les contributeurs de ce groupe, il y avait une juriste. Préalablement à la réunion de lancement de ce collège, j’avais interrogé chacun des contributeurs séparément.  J’avais demandé à chaque expert de valider le compte rendu résultant de l’entretien. Les renseignements issus des entretiens me permettaient de commencer à alimenter une première ébauche de la politique documentaire.

La partie la plus avancée concernait les aspects juridiques que j’avais donc demandés à la personne interrogée de valider. Or, cette personne prenait du temps à valider sa partie, me rétorquant qu’elle le faisait en surcharge de son travail, bien qu’elle ait été désignée par sa hiérarchie pour participer à ce projet. Cette personne était alors enceinte de son 2e enfant.

« C’est toujours de ses échecs qu’on apprend le plus »

Arrivé à quelques jours de la réunion de lancement, mon chef de projet m’apprenait qu’il ne pourrait pas assurer la présentation, étant par ailleurs occupé sur un nouveau projet en régie. Je préparais donc avec soin la version V0 du livrable, ainsi qu’un support pour expliquer le projet. Je n’avais toujours pas reçu la partie validée de l’expert juridique.

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Michel Operto – Le conseil que je donnerais au chef de projet que j’étais

Le chef de projet aux commandes ... ou pas !Comme dans les crash aériens, les crash de projet proviennent souvent d’une conjonction et / ou succession d’événements. Ceux-ci pris individuellement ne causeraient probablement pas de dégâts irrémédiables mais, lorsqu’ils se cumulent, ils parviennent à tuer votre projet.

C’est exactement ce qui m’est arrivé il y a plus de quinze ans sur un projet de déploiement de progiciel pour automatiser l’envoi sur le terrain de techniciens de réparation de terminaux bancaires.

La première erreur fut d’avoir un message ambigu. Les communications sur l’objectif du projet mentionnaient deux éléments :

Une meilleure qualité de service (sélection du technicien le plus proche du site client, ayant les compétences requises et les pièces détachées jugées nécessaires) ET une meilleure productivité de nos équipes techniques. Le message retenu par les équipes techniques fut limité à la seconde partie de l’objectif : meilleure productivité = plus de pression = moins de staff = mon job est à risque…

La seconde erreur fut technique. L’algorithme de détermination du meilleur technicien en fonction de sa géolocalisation se basait sur des données liées au temps moyen de déplacement entre deux codes postaux (celui des techniciens disponibles et celui du site client). Hélas, la base de donnée installée par le fournisseur comportait des erreurs pour certaines régions (qui ne faisaient pas partie des tests et pilotes initiaux…). Les techniciens se retrouvèrent assignés à des tickets d’intervention qui leur prenaient bien plus de temps de déplacement que ne le pensait le système automatisé.

La troisième fut un loupé dans la communication vers certaines parties prenantes. Les responsables de comptes clients, bien qu’identifiés comme critiques, ne reçurent pas suffisamment de communication sur le projet et les bénéfices attendus pour eux et leurs clients.

Voici ce qui se produisit lors des premiers jours de vol …

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Le chef de projet doit savoir prendre du recul !

Bastien partage son expérience !Après des études en informatique, Bastien a intégré un poste de développeur dans une PME. Après quelques mois, il intégrait un grand groupe informatique français. Il a pu évoluer dans différents postes au fil des années : développement informatique, puis assistance à maîtrise d’ouvrage, gestion de projet et enfin commerce.

Peux-tu nous raconter ta pire expérience projet ?

« Nous avons donc travaillé quasiment en aveugle pendant plusieurs semaines ! »

La plus marquante a été ma première expérience professionnelle. J’ai intégré une équipe jeune dans une ambiance très sympa. Le projet était découpé entre deux équipes (IHM et noyau). Rapidement, nous nous sommes aperçus que le client avait défini très peu de choses sur son besoin, exprimant simplement quelques exigences rapidement écrites et discutées en réunion. Le chef de projet avait beau se battre pour préciser les choses, rien ne changeait.

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La fiche de poste d’un chef de projet par l’exemple !

La fiche de poste d’un chef de projet peut varier d’une organisation à une autre, d’un contexte à un autre.

Une fiche de poste pour un responsable projet permet :

  • au chef de projet de savoir quel est son périmètre d’action, quelles sont les tâches qui lui incombent
  • au responsable du chef de projet de définir clairement le poste en termes de responsabilités

Pour être cohérent, il faudrait que l’on retrouve le contenu de cette fiche de poste dans :
– l’offre d’emploi pour laquelle vous avez été embauché (avec une petite couche marketing en plus)
– dans la définition du poste une fois que vous avez signé
– dans votre lettre d’objectifs à atteindre à la fin de l’année

Souvent oubliée, négligée et considérée comme de la paperasse, la description exhaustive du poste de chef de projet apporte pourtant bel et bien un peu de cadre, un peu de structure. Et cela manque souvent ! Alors bien sûr rien n’empêche d’aller au-delà ou de déléguer une partie à quelqu’un d’autre mais au moins la responsabilité est clairement identifiée (traduction : si ce n’est pas fait, on sait sur qui ça va tomber).

Cette fiche métier doit être cohérente avec les objectifs annuels du chef de projet, sinon comment les atteindre (et toucher la part variable de son salaire) si les responsabilités décrites dans la fiche de poste sont complètement différentes ? et c’est une question que je vous invite à poser à votre manager si c’est votre cas …

Et pour ceux et celles qui souhaiteraient devenir chef de projet, cela permet d’avoir une idée de ce qui vous attend ..

Allez ! petit tour d’horizon de ce qu’on peut y trouver :

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