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La gestion du temps au travail : 3 astuces pour mieux travailler avec les autres

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La gestion du temps au travail dépend beaucoup des interactions avec les collègues, et l’efficacité signifie avant tout ne pas perdre de temps. Alors bien se mettre d’accord lorsqu’il s’agit de donner du boulot à quelqu’un ou en recevoir est un bon point de départ. Voici 3 astuces dans ce sens :

1 – Savez-vous ce qui est attendu comme travail ?

Noël vient de passer et que font généralement les enfants lorsqu’ils veulent un jouet précis, ils le montrent dans le catalogue papier ou sur internet pour les plus branchés. « Je veux cela » en montrant du doigt la photo du jouet convoité. C’est clair, c’est précis, nom, description, modèle, référence, prix, tout y est. Si vous vous trompez, c’est la crise diplomatique parce que vous n’aviez pas droit à l’erreur du coup.

Oui, et sans catalogue ? imaginons qu’il souhaite un vélo, même si un vélo reste un vélo, il y a quand même moyen de ne pas choisir le bon alors il faut peut-être préciser qu’il s’agit d’un vélo tout terrain, de taille 24″ avec au moins 18 vitesses, des lumières, un porte bagage et dans les couleurs plutôt foncées. Ah ça y est c’est plus clair !

Quel rapport avec la gestion du temps au travail ? de la même manière, lorsqu’on vous demande de faire quelque chose, assurez-vous de bien savoir de quoi il s’agit. Si on vous demande de faire un rapport sur le dossier Trez Import Temps, peut-être qu’il y a un modèle de rapport, et que vous avez déjà fait un travail similaire, auquel cas c’est plutôt clair.

Si ce n’est pas le cas, il faut peut-être demander des précisions, si vous rendez un document Word de 33 pages alors que la personne attendait 20 slides de présentation Powerpoint, vous êtes reparti pour un travail de synthèse et de mise en forme avec un niveau d’urgence plus élevé …

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Evénement inter-blogueurs : le conseil que je donnerais au chef de projet que j’étais

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Update : voir les résultats de l’événement ! Suite au succès de l’article Comment j’ai planté mon premier projet et ce que je ferais autrement, j’aimerai proposer un événement inter-blogueurs pour réunir les meilleurs conseils de chefs de projets experts. Le thème est donc le suivant : « Le conseil que je donnerais au chef de projet … Lire la suite

Comment j’ai planté mon premier projet et ce que je ferais autrement

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Dans cet article, je vous raconte en détail mon premier projet en tant que chef de projet et ce que j’en ai retenu sur le moment.

Quand je serai grand, je serai chef de projet

Automne à Paris. J’arrive au boulot comme tous les matins quand le directeur des opérations me met la main dessus et demande à me voir. Je le suis dans son bureau et il m’annonce la couleur :

« Jean-Philippe, il y a un projet qui démarre pour France Telecom et on a besoin de quelqu’un pour prendre le lead sur le projet. Tu travailleras avec David (nom changé mais je suis sûr qu’il se reconnaîtra :-)) pour la partie technique.  Il y a une réunion de prévue demain avec le client pour « poser les choses. Il vient de province exprès pour ça. »

Mince alors, je vais faire de la gestion de projet ! Je sors du bureau en bombant le torse et je vais jeter un oeil à la proposition commerciale associée. Projet au forfait, 22 jours et libellé de projet à coucher dehors :

« Elaboration d’une solution automatisée d’amélioration et de contrôle de la qualité des données référentielles »

J’en saurai plus pendant la réunion, qu’on m’a dit. Ah bon. La technologie du projet n’est pas bien connue par David apparemment.

Réunion le lendemain comme prévu – j’ai mis ma plus belle chemise – et on se retrouve le client, David et moi dans une salle sans fenêtre avec des feuilles de paperboard accrochées partout aux murs après 2 heures d’explications. Le client nous a fait part des « idées » qu’il avait en vrac dans sa tête et de ce que l’application devait faire.  A la sortie, David monte un peu en stress  quant à la complexité du « truc », j’essaie de me montrer rassurant en lui disant que j’allais tâcher de cadrer tout cela dans les spécifications.

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Prioriser ses projets pour une meilleure gestion en 5 questions

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Dans un monde idéal, lorsqu’un projet se finit, un autre démarre et tout va bien, le chef de projet enchaîne tranquillement.

Mais voilà, dans la vie, les projets se succèdent, se chevauchent et se superposent et il faut faire avec.

Dans ce cas, vous êtes bien obligé de suivre et souvent, la difficulté augmente. Cela correspond à passer du statut chef de projet à chef de projetS. C’est une si petite différence sur le papier – ou l’écran – et pourtant une énorme dans la réalité.

Une bonne préparation est cruciale avant d’accepter un nouveau projet mais parfois on n’a pas le choix.

Alors dans le feu de l’action, comment gérer la priorisation de ses projets ? comment faire pour savoir quel projet vous devez faire avancer en premier ?

Si vraiment vous êtes sous l’eau, voici 5 questions à vous poser pour vous aider dans votre réflexion ..

1. Le projet est-il en phase avec vos objectifs ?

Si on vous donne comme objectif de ramener du chiffre d’affaire coûte que coûte, vous allez prioriser les actions liées à l’avant-vente pour maximiser la probabilité de gain.

Si on vous demande d’augmenter le niveau de satisfaction d’un client en particulier, vous allez prêter un peu plus attention à son projet, vous allez vous concentrer sur la qualité des livrables et l’accompagnement des équipes dans ce sens (mise en place de vérification croisée, etc.)

Si on vous donne comme directive de faire attention aux « aspects RH », de prendre soin de vos équipes, vous allez remonter le moral des équipes sur le projet en crise du moment, vous allez passer du temps avec elles, les accompagner ou les coacher plus longuement, leur apporter les croissants de temps en temps et leur raconter des blagues à la pause déjeuner pour les détendre :-).

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