→ Une réunion commence à l'heure et se finit à l'heure ! ★ Chef de Projet Malin

Une réunion commence à l’heure et se finit à l’heure !

Consultants, chefs de projet, managers ont plusieurs fois par jour, à diriger ou à assister à des réunions. Elles ne commencent et ne terminent pas forcément à l’heure … Voici quelques pistes pour y remédier.

Une réunion commence à l’heure !

Il y a une légende urbaine comme quoi les réunions commencent toujours en retard et finissent toujours en retard : « la réunion d’avant s’est terminée en retard », « on n’a pas trouvé la salle », « je finissais mon café », …

Et donc, partant du principe général que toute réunion commence en retard, les personnes arrivent par conséquent en retard à la réunion. Certains appellent ça une prophétie auto-réalisatrice.

Prenons un autre contexte, si des personnes vont au cinéma, comme il y a de grandes chances que le film commence à l’heure – du moins elles partent de ce principe là – elles vont arriver à l’heure. Parfois pas ..

Prenons un autre contexte encore : un couple a prévu de partir depuis 2 ans aux Seychelles pendant 4 semaines pour des vacances. L’avion est à 5h30 du matin. J’aurai tendance à dire qu’il vont arriver à l’heure à l’aéroport, pas vous ? 🙂

Alors sur le principe, c’est possible d’arriver à l’heure !

Que celui qui n’a jamais vécu cela me jette le premier compte rendu !

Voyons un exemple. Un chef de projet arrive chez un nouveau client pour lancer le projet et c’est la réunion de lancement.

Il est 14h, certaines personnes sont là, d’autres non, notamment le « grand chef ». Le chef de projet ou l’animateur de la réunion attend les retardataires ménageant les personnes présentes et scrutant le couloir pour guetter les fautifs. Certaines personnes à l’heure voyant que ce n’est pas prêt, laissent leurs affaires pour dire qu’ils sont là, puis ressortent chercher un café, passer un coup de fil, fumer une cigarette … et quand les retardataires arrivent finalement, s’exclamant presque « ah ben tout va bien, la réunion n’a pas encore commencé » .. on attend désormais ceux qui étaient à l’heure ..

Si le chef de projet ne fait rien rapidement, que va-t-il se passer aux prochaines réunions hebdomadaires ? les retardataires habituels seront à nouveau en retard et les bons élèves ponctuels de la première réunion, sachant de toute façon que ça va commencer en retard vont commencer à arriver en retard également ..

Comment y remédier ?

Transmettez les bonnes pratiques de gré ou .. un peu moins de gré ..

Il y a un rôle d’éducation à avoir auprès des collègues, des clients, des fournisseurs, des intervenants sur un projet, et même de son chef si besoin !

Première réunion : les personnes sont en retard mais vous commencez quand même votre réunion à l’heure. C’est un moyen indirect de leur dire qu’ils sont en retard quand ils finissent par arriver. Ils vont peut-être demander à recommencer la réunion (oui ça s’est déjà vu).

S’agissant de la première réunion, vous faites un effort pour faire un résumé de ce qui a été dit mais vous leur faites comprendre subtilement que ce n’est pas un modèle d’efficacité. L’ambiance peut-être un peu embarrassante pendant un moment, c’est normal, à vous de relancer la suite avec enthousiasme et de manière professionnelle.

Si on vous fait la remarque : « Oh, 15 minutes de retard c’est rien »

n’hésitez pas à lui demander avec le sourire ce qu’il en penserait si vous livriez votre projet avec un peu de retard également .. S’il vous répond que vous n’êtes de toute façon qu’un prestataire, vous savez à quoi vous en tenir avant même d’avoir lancé le projet :-).

Réunions suivantes : vous commencez bien évidemment à l’heure. Soit la situation se régule d’elle-même, une personne n’aimant pas être prise en faute à plusieurs reprises, elle va finir par arriver à l’heure. Soit cela demande un peu plus de temps et vous devenez de plus en plus ferme. Vous pouvez éventuellement rappeler les décisions prises mais vous ne revenez plus dessus. Au 15e retard, vous pouvez renvoyer directement au compte rendu :-).

Préparez-vous à quelques tensions toutefois, c’est le changement d’habitude aussi qui veut ça. Et bien sûr, pour que ça marche, il faut que vous soyez irréprochable .. A mesurer toujours en fonction du contexte également. Il ne s’agit pas de se froisser avec les gens, il s’agit simplement de leur faire comprendre que c’est une perte de temps pour tout le monde quand quelqu’un est en retard et qu’on doit « rembobiner » la réunion.

Et s’il y a un « grand chef » ? me demande-t-on souvent, raison de plus ! Même avec les grands chefs, commencez à l’heure de manière polie, on peut toujours dire qu’on pensait qu’ils avaient un empêchement. La prochaine fois, ils arriveront à l’heure car arriver en retard devant ses équipes n’est pas le meilleur exemple .. Et puis après tout, comment pourrait-on vous reprocher d’être à l’heure ?

Une réunion se finit .. à l’heure !

Une réunion se commence à l’heure et se finit à l’heure. Tout le monde a un emploi du temps à gérer, si toutes les réunions se finissaient en retard, ça deviendrait compliqué, vous ne croyez pas ?

Si c’est vous qui pilotez la réunion, soyez le maître du temps ! On ne peut pas demander aux personnes de commencer à l’heure et finir en retard … car ces personnes vont ensuite arriver en retard à d’autres réunions (pour les professionnels de la réunion, il n’y a pas de temps mort ! 🙂 ). Il faut donc être cohérent et cadrer le déroulé de la réunion.

N’hésitez pas à dire le temps qu’il reste et les sujets restants à traiter. Cadrez le débat et finissez à l’heure quitte à laisser un sujet de côté, vous aurez pris soin de traiter les plus importants en premier. Vous ajusterez le temps de réunion la prochaine fois ou dirigerez / préparerez différemment la réunion (demander aux participants de lire un document avant et de noter leurs questions par exemple).

Vous pouvez aussi demander à tout le monde en début de réunion quelles sont les contraintes de chacun pour la fin de réunion. Vous saurez ainsi s’il vous est possible de prolonger de 10 minutes ou si un participant doit partir en avance (et qu’il n’osait pas le dire). Auquel cas, vous allez peut-être réorganiser l’ordre du jour, reprioriser les sujets qui le concernent et lui permettre de se détendre. Il ne va ainsi pas se mettre à transpirer à grosses gouttes en voyant l’heure avancer en se demandant quand son sujet sera traité ..

Et si vous êtes participant seulement ?

Soyez toujours à l’heure ! on ne vous reprochera jamais d’être à l’heure à une réunion ! occupez-vous en attendant si ça démarre en retard. Et si en cours de réunion vous sentez que ça va déborder, prévenez que vous avez une contrainte ensuite et qu’il vous faudra partir à l’heure planifiée de fin de réunion. L’animateur est ainsi prévenu.

Si votre chef vous impose de rester, ce sera sa décision et sa responsabilité si vous êtes en retard à la prochaine réunion ou si vous repoussez le traitement d’un dossier (voir la technique de l’agenda : Vous ne direz plus jamais « non »).

Tâchez d’éduquer les participants : vous étiez là à l’heure (surtout si la réunion a commencé en retard), parce que vous êtes parti à l’heure, de la réunion précédente. Vous demandez à faire de même tout simplement pour être à l’heure à la suivante, ce n’est que du bon sens après tout.

Rester ferme et prévenir de ses retards !

Oui, je sais ça peut paraître très rigide comme manière de faire. Mais plus vite les règles sont définies, mieux c’est pour tout le monde. Surtout que ça peut prendre un peu de temps. Il est toujours plus facile de s’assouplir lorsqu’on était ferme, que de devenir ferme quand on était trop souple (je parle toujours de gestion de projet …). Et c’est également faire respecter votre temps et celui des autres.

Bien sûr, des retards, cela arrive à tout le monde et c’est totalement excusable .. si on prévient. Appelez quelqu’un qui se chargera de prévenir les participants de votre retard si vous êtes l’animateur (voire de prendre en charge le début de la réunion) ou prévenez l’animateur si vous êtes un participant. Mais prévenez AVANT la début de la réunion … !

Et vous comment faites-vous pour gérer les retardataires ?

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