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Gestion du temps : pourquoi la todo-list n’est pas efficace

(article traduit et rafraîchi depuis un autre de mes articles rédigés en anglais suite à plusieurs demandes).

« Le meilleur moyen de gagner du temps c’est de ne pas en perdre. » C’était l’une des premières choses que l’on apprenait dans les cours de gestion du temps que je donnais le soir. Vous ne pouvez rien faire pour avoir plus de temps dans votre vie, mais vous pouvez faire quelque chose sur comment vous l’utilisez. A commencer par les tâches et micro-tâches que vous répétez un nombre incalculable de fois. C’est là que beaucoup se joue et les différents articles sur la gestion du temps sont là pour vous aider.

Il y a souvent plusieurs tâches à accomplir pour atteindre un objectif. Et la manière avec laquelle vous les gérez peut être ou non une source de stress parfois douloureux. Voyons ce que vaut la fameuse todo-list pour gérer ces tâches.

Une todo-list simple pour gérer vos tâches ?

Au départ, on a généralement une liste simple de choses à faire, appelée todo-list, organisée soit avec des puces soit avec des numéros :

- Trouver un expert pour le projet A
- Appeler le client B
- Relire les spécifications pour le projet C

Simple, rapide, relativement efficace. La todo-list est le premier outil utilisé pour savoir ce qu’on a à faire et le faire.  Cela peut être sous forme de post-it, feuille ou grâce à un éditeur de texte voire un logiciel dédié. Il est donc possible de poser rapidement sur papier – virtuel ou non – les idées de choses à faire et de les mettre à jour régulièrement.

Limitations : il ne vous sera pas possible de distinguer facilement le dossier urgent pour votre boss de la recherche de cadeaux de Noël (et nous sommes en juillet). Ok, peut-être qu’avec 3 tâches, vous y arriverez, mais avec 10, il sera plus difficile de répondre à la question « que dois-je faire ensuite ? » .. (bon d’accord .. et avec 30 tâches ?…).

Evolution : la todo-list organisée

Vous vous dites que la todo-list simple n’est plus vraiment efficace pour vous : vous êtes de plus en plus stressé avec le nombre de tâches qui augmente, vous vous sentez débordé tout le temps, vous avez l’impression de ne pas avancer, et peut-être que vous commencez à finir des tâches en retard. Vous décidez du coup d’organiser vos tâches de manière plus évoluée, par exemple en les regroupant par contexte :

- Projet A
Trouver un expert
Appeler le fournisseur B
Mettre à jour le planning
- Projet B
Appeler le client
Rédiger une nouvelle proposition commerciale
Préparer la réunion de lancement
- Projet C
...

Ou peut-être par priorité :

- Très urgent
Trouver un expert pour le projet A
Appeler le client pour le projet B
- Urgent
Appeler le fournisseur pour le projet A
Prepare the meeting for project B
- Moins urgent
Trouver des tâches pour le projet C ..

Limitations : dans le premier cas, vous avez une meilleure vue du contexte de chaque tâche mais comment décider de ce qui est le plus urgent entre les différents contextes / projets ? Dans le second cas, vous avez la priorité des tâches (ce qui vous oblige d’ailleurs à ajouter le contexte à chaque tâche).Mais quel réflexe se met en place ? ré-évaluer la priorité des tâches dès que vous en finissez une. Et combien de fois avez-vous à le faire chaque jour ?

Dans les deux cas, vous n’arrêtez pas de lire la toto-list en entier pour décider de votre prochaine tâche dès que vous en finissez une. Imaginez le temps perdu et la source de stress (« est-ce que je fais le bon choix ? », « est-ce que j’ai oublié quelque chose ? »). Bien sûr avec 5 tâches, c’est facile, 10 c’est jouable mais vous êtes capables d’en gérer aisément beaucoup plus !

Todo-list organisée : nouvelle génération

Continuons d’éprouver notre système de todo-list. Pour décider plus rapidement et facilement, vous décidez d’ajouter à chaque tâche, la date de livraison ou deadline. Exemple :

- Projet A
Trouver un expert - 25/07
Appeler le fournisseur - 28/07
Mettre à jour le planning - 29/07
- Projet B
Appeler le client - 23/07
Ecrire une nouvelle proposition commerciale - 01/07
Préparer la réunion - 02/07
- Projet C
Trouver des tâches pour le projet C .. hier

Limitations : bien, vous avez tous les éléments pour décider maintenant. Il vous suffit de compiler dans votre tête toutes les tâches avec leur deadline pour savoir ce que vous avez à faire .. Vous trouvez ça efficace ? vous pourriez avoir 10 tâches qui prennent 10 minutes ou 2 tâches qui prennent 6 heures, est-ce que vous l’identifiez rapidement ? Et si votre boss vous demande votre disponibilité pour la semaine ? Vous allez répondre : « Ah ben non j’ai ça, ça, ça et encore ça à faire ». Alors que cela ne vous prendra peut-être que quelques heures .. et le projet intéressant sera peut-être pour quelqu’un d’autre ..

Vous pourriez me dire qu’il suffit d’ajouter la durée à chaque tâche et du coup on sait combien de temps ça prend. Ce qui fait encore plus de données à manipuler pour déterminer votre prochaine tâche … Compiler les informations de contexte, description, deadline, durée pour 30 tâches, c’est générateur d’erreurs … et si ce n’est pas stressant pour vous, je veux connaître votre secret ! 🙂

La todo-list est-elle source de stress ?

Peut-être que vous avez une todo-list élaborée. Voici un mini-test pour déterminer votre niveau de stress par rapport à celle-ci. Comment vous sentez-vous quand on vous demande ?

– « Quelle est votre disponibilité pour la semaine prochaine pour traiter le nouveau dossier (super intéressant) ? »

– « Le grand chef veut absolument nous voir demain matin de 9h à 12h pour gérer la situation de crise sur le projet A ! »

– « Quand pourras-tu m’envoyer le document que je t’ai demandé ? Je dois définir une date de livraison avec le client, ça commence à urger ! »

et demandez-vous :

– Arrivez-vous à quitter votre travail à l’heure que vous voulez le soir ?

– Etes-vous souvent en retard dans vos tâches ? vos engagements sont-ils toujours respectés ?

Combien de fois par jour lisez-vous votre todo-list pour travailler ?

Cette dernière question est essentielle car chaque fois que vous lisez votre todo-list est une occasion de stresser un petit peu plus .. Alors ? 15 fois ? 20 fois ? 25 fois par jour ? Vous relisez et mettez à jour peut-être 30 fois par jour votre todo-list pour déterminer la prochaine tâche à faire, calculer votre charge de travail pour la journée et les suivantes tout en respectant vos engagements et votre vie personnelle ?

Peut-être que vous aimez le stress, c’est possible, continuez comme ça dans ce cas. Peut-être que vous ne stressez pas, c’est possible, alors envie de voir une autre manière de gérer vos tâches ? Un secret à partager ? 🙂 Et pour ceux qui stressent, ça vous dit de voir une autre manière de gérer des dizaines de tâches sans stress, en respectant vos collègues, vos engagements, votre vie personnelle ?

La solution est dans le prochain article .. Inscrivez-vous à la newsletter pour être prévenu des prochaines publications !

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20 réponses à Gestion du temps : pourquoi la todo-list n’est pas efficace

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