→ Comment faire comprendre la différence entre charge et délai ★ Chef de Projet Malin

La différence entre charge et délai pour les nuls

Vendredi, 11h. Conférence téléphonique avec mon commercial préféré 😉 , Peter, et le client. Ce dernier nous fait part de ses demandes d’évolution par rapport à l’existant. Je prends des notes et j’élabore mon chiffrage en parallèle de la discussion.

Une fois que le client a terminé, Peter me demande à l’improviste et toujours en ligne avec le client : « Combien de temps pour réaliser tout ça, JP ? »

Je commence à le connaître et j’ai préparé ma réponse au fur et à mesure, heureusement. Mais j’aurais pu aussi dire que j’avais besoin de réfléchir avant de donner un chiffrage. Bref, je lui réponds que ça va me prendre 2 jours, toujours en ligne avec le client.

Et Peter embraye directement la discussion avec le client en disant : « Ok, donc on pourra vous livrer mardi ! »

corbeau

Spéciale dédicace pour les fans de Nicky Larson

Moi, stupéfait, à mi-voix : « Euh … non Peter, pour mardi ça va pas être possible … »

Peter, un poil condescendant .. : « Ah ben à un moment il faut que tu t’engages, si c’est 2 jours de travail, c’est 2 jours de travail … »

Bien dans ces moments-là, c’est toujours un peu délicat. On est en ligne avec le client et le commercial confond manifestement charge et délai. C’est pas la première fois qu’il me fait le coup mais quand même. Et quand on connaît le personnage, sa grosse voix et ses 35 ans de carrière, il faut prendre des pincettes …

Heureusement, j’indique directement au client au téléphone qu’il était prévu que j’intervienne chez un autre client le lundi. Le client comprend, ouf, tout va bien, et on passe à autre chose.

Dissocier charge et délai

Il y a toujours 2 questions principales à se poser par défaut lorsqu’on parle d’engagement :

Combien de temps ça prend ? généralement c’est pour avoir une idée du coût

Pour quand ce sera fait ? c’est pour avoir une idée de la date de livraison

Souvent la personne qui confond s’arrête à la première question et en déduit directement la réponse à la seconde. C’est très souvent le cas quand la réalisation implique une seule personne. Mais c’est un raccourci trop rapide qui part du principe que la personne n’est pas multi-projets. Lorsqu’il y a plusieurs personnes dans l’équipe, la confusion est plus rare, quoique …

Voyons les différents cas possibles, pour les puristes, je sépare intentionnellement le cas de la personne seule des cas à plusieurs personnes :

1 seule personne, charge = délai

Vous devez repeindre un mur, ça va vous prendre 2 jours. On est lundi matin 8h et vous êtes disponible tout de suite, ce sera donc fait pour mardi soir. La charge est égale au délai de réalisation.

C’est le plus facile, on peut difficilement faire une erreur … mais ça peut arriver quand même s’il y a un jour férié au milieu ..

1 seule personne, charge < délai

Equipez-vous correctement quand même …

Vous pouvez le faire mais pas tout de suite, il faut en quelque sorte prendre rendez-vous et bien différencier le « combien » du « quand ».

Vous devez tondre la pelouse d’un terrain de foot, ça va vous prendre 4 heures. On est lundi matin 8h et vous n’êtes pas disponible avant mardi matin 8h. Ce sera donc fait mardi à 12h. La charge est inférieure au délai de réalisation.

Un autre exemple, c’est celui du train : faire Paris-Lyon en train ça prend 2 heures (« coût »), sauf que si le prochain train part dans 3 heures, il vous faudra 5 heures (délai) pour aller à Lyon.

1 seule personne, charge > délai (!)

Vous devez préparer 100 paquets à envoyer par la poste, ça va vous prendre 4 heures. On est lundi matin 8h et tout doit être prêt pour 9h pour partir le jour même. Aïe, ça coince, vous avez beau être motivé, ça ne va pas le faire, il faut demander de l’aide … Cela nous amène donc au cas suivant :

n personnes, charge = n * délai

Vous avez toujours vos 100 paquets à envoyer, vous faites appel à 3 autres collègues, vous êtes donc 4 à réaliser un travail global de 4 heures. Ce travail est parallélisable, chacun va traiter 25 paquets, donc chacun va travailler une heure, de 8h à 9h. Le délai peut être tenu, ouf !

Et avec zéro marge de manoeuvre, vous croisez aussi les doigts pour qu’il n’y ait pas de surprise ou d’erreur …

C’est le cas le plus facile à plusieurs personnes. Souvent, c’est fait dans l’autre sens cela dit, on calcule le délai à partir des charges : j’ai 15 jours de travail à réaliser, 3 personnes pour bosser dessus, j’en déduis donc que ça va prendre 5 jours.

n personnes, charge < n * délai

Vous avez toujours vos 100 paquets à envoyer, mais vous avez jusqu’à 9h30 pour finir. Vous faites quand même appel à 3 autres collègues disponibles. Chacun va traiter 25 paquets, donc chacun va travailler une heure, de 8h à 9h. Et vous finissez en avance, sans stress et tout le monde peut aller prendre un café tranquillou, chouette !

C’est le cas du chef de projet malin 😉 .

Soyez attentif toutefois à piloter un peu les équipes sans quoi, elles prendront peut-être plus de temps que vraiment nécessaire.

n personnes, charge > n * délai

Vous avez toujours vos 100 paquets à envoyer – 4 heures de travail – mais vous avez jusqu’à 8h30 seulement pour finir. Vous n’avez que 3 collègues disponibles sur le créneau.

Euh .. Houston, VOUS avez un problème …

Vous et/ou votre responsable pouvez avoir deux comportements :

  • Vous dites au « client » que ce n’est pas possible, vous redéfinissez le délai ET vous vous arrangez pour que ce « type » d’engagement ne se reproduise plus
  • Vous achetez des oeillères, vous vous dites que ça va passer quand même, vous fouettez les équipes et vous stressez tout du long .. jusqu’au mur

Choisissez votre camp 🙂

En résumé …

Bon c’est un peu verbeux je vous l’accorde et comme je le disais les 3 cas de la personne seule rentrent dans les 3 cas à plusieurs personnes. Bien sûr, dans la vraie vie, tout n’est pas aisément parallélisable ou alors pas entièrement. Attention aux raccourcis : 9 femmes n’ont jamais donné vie à un bébé en un mois !

Mais à partir du moment où tout le monde comprend bien la différence entre charge et délai, ça évite les malentendus, les engagements intenables, et du stress inutile.

Et gardez toujours un oeil sur celui qui prend l’engagement 😉

Et vous ? connaissez-vous quelqu’un qui confond délai et charge ?

Cet article a été posté dans Gestion de projet.

18 réponses à La différence entre charge et délai pour les nuls

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