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Gestion email : à lire deux fois maximum !

Débordé voire submergé par la gestion des emails ? voici quelques bonnes pratiques que je suis pour traiter une centaine de mails quotidiens (avec moins de 5% de messages vraiment sans intérêt) !

Quand vous lisez vos emails, vous les traitez !

Combien de boîtes de réception mail ressemblent à cela ? une longue liste de messages lus et non-lus en vrac, étalée sur plusieurs jours voire sur la durée de vie de la boîte mail pro .. Cela ressemble à la vôtre ?

Posez-vous ces questions :

  • Combien de fois cette liste est-elle parcourue dans la journée ?
  • Quel est le temps perdu à parcourir cette liste ?
  • Combien de fois relisez-vous un mail que vous avez déjà lu ?
  • Combien de fois ouvrez-vous un mail pour savoir ce qu’il contient, pour vous dire « ah oui ok ..« , le refermer et le rouvrir le lendemain parce que vous ne vous souvenez déjà plus .. ?
  • Combien de fois ouvrez-vous un mail pour savoir ce qu’il contient, pour vous dire « Ah oui ok il faut que j’y réponde ..« , « Pfff je ferai ça demain« , le refermer et le rouvrir le lendemain pour vous dire la même chose ?
  • Quel niveau de stress est généré par ces nombreuses lectures ?

C’est comme si vous aviez une pile de DVDs ou Blue Rays dans votre salon sans boîtier ni inscription et que tous les soirs vous les regardiez un par un sur votre TV pour choisir votre film. Ca vous paraît ridicule ? une perte de temps ?

 

Prenons un peu de recul.

Information ou action ?

On peut distinguer deux types de mail :

le mail d’information : on en prend connaissance, on le lit, on retient ce qu’il y a retenir pour pouvoir se dire « ah oui j’ai reçu un mail à ce propos » et on l’archive. Si on a besoin de retrouver l’information on a retenu des méta-informations nécessaires pour le rechercher : expéditeur, date ou période, … ou bien on a déjà retenu l’information. Le mail n’est lu qu’une seule fois.

le mail nécessitant une action : le mail va demander une action de notre part (une réponse, une tâche à effectuer). Si la réponse prend moins de 5 minutes, on le traite dans le cadre de l’activité email et on l’archive. Sinon, on se crée une tâche dédiée si la réponse demande plus de temps. On peut du coup planifier cette tâche et indiquer au demandeur le délai de réalisation de cette tâche. Il est ainsi prévenu et peut s’organiser en conséquence et vous aussi. Le mail est lui aussi archivé car une tâche lui est dédiée. Le mail est donc lu une seconde fois pour son traitement effectif.

A chaque fois que vous lisez un mail, demandez-vous quel type il s’agit et traitez-le en conséquence ! Une fois que vous avez traité vos emails, votre boîte de réception doit donc être vide. A vous de jouer !

Lire la suite sur l’archivage des emails  ..

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9 réponses à Gestion email : à lire deux fois maximum !

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