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Comment trier, ranger, organiser ses emails .. ou pas ?

On a vu dans un précédent article, qu’un email ne se lit au maximum que deux fois. Si on reste sur une moyenne de 100 emails par jour, on en conserve 95, cela représente plus de 20000 mails à l’année dans la boîte mail pro ou perso rien que sur les jours ouvrés. Heureusement qu’on ne les lit que deux fois finalement ..

Il faut aussi de l’espace disque pour les stocker et surtout une manière de les organiser car si on les stocke c’est pour pouvoir les retrouver. Si on ne peut pas les retrouver, autant les supprimer …

Organisation des emails : arborescence ou mots-clés ?

http://www.flickr.com/photos/samyra_serin/

Pas besoin d’avoir une arborescence complexe à multiples niveaux du moment que :

  • le client mail (client lourd type Outlook ou webmail type gmail) permette une recherche rapide (un champ de recherche / filtre toujours visible) sur un mot-clé dans différents champs (expéditeur, sujet, …) et une recherche avancée sur plusieurs champs
  • on utilise des mots clés pertinents dans les sujets et dans le contenu
  • on éduque nos interlocuteurs à utiliser des mots-clés pertinents dans leurs sujets de mails

Montrez l’exemple et prenez le réflexe de donner un sujet de mail avec au moins un mot-clé : le nom du client, le nom du projet, le nom de l’activité, voire les trois : « Auchan – Projet Caddie – Phase de recette : demande de relecture des scénarios« .

Quels sont les avantages de mettre des mots-clés pertinents ?

  1. Cela permet de gagner et faire gagner du temps puisque chacun sait d’un coup d’oeil ce que va contenir le message
  2. Cela vous permet de définir ce que vous allez écrire dans votre message : ça paraît anodin, mais commencer un message avec un sujet mal défini ne laisse rien présager de bon pour le contenu
  3. Cela permet de faire une recherche aisément sur un mot clé du sujet, de filtrer une liste de messages ou de les trier
  4. Cela permet rapidement de savoir s’il s’agit d’un mail d’information ou un mail de demande d’action (voir article précédent)

ET s’il n’y avait qu’une seule chose à retenir ce serait : Quel sujet de message écrire si je devais le retrouver avec un mot-clé lors d’une recherche ?

Prenez soin de vos sujets d’emails

Personnellement, je déteste recevoir un message sans sujet, car si je l’archive, ça limite la facilité de la recherche. Une erreur peut arriver mais dans ce cas, quand je réponds, je tâche de modifier le sujet pour savoir de quoi ça parle.

Dans les nombreuses discussions que l’on est obligé de suivre (parce qu’une réunion de 10 minutes aurait été beaucoup plus efficace), quand je réponds je finis toujours par nettoyer les « RE:RE:RE: » et « FW:FW: ». Quand ils sont (dé)multipliés, ils n’apportent rien et diminuent la facilité de lecture du sujet.

Il faut éviter le sujet URGENT seul qui n’apporte rien en terme de priorité et de connaissance du contenu du mail. C’est urgent pour l’expéditeur ou pour le destinataire ? et surtout, de quoi parle-t-on ? c’est urgent de trouver une solution alternative aux énergies fossiles ou bien c’est urgent de payer une facture sinon il y aura des pénalités ? c’est urgent pour dans 3 semaines ? Mettez-vous à la place de votre interlocuteur.

Autres pratiques de gestion des emails

http://www.flickr.com/photos/christopheducamp/

Il est souvent possible d’ajouter des mots-clés ou des tags dissociés du message en lui-même, des méta-données en quelques sortes liées à l’outil de mail que vous utilisez. Pourquoi pas mais c’est encore du temps d’ajouter les mots-clés à chaque mail que l’on reçoit, à vous de voir si cette solution est plus pertinente dans votre situation.

Evitez les tris automatiques dans différents répertoires, vous ne savez effectivement pas combien de mails vous avez à traiter, vous êtes obligés de recalculer à la volée tout le temps. S’il est trié automatiquement, le mail doit être marqué comme lu. Et posez-vous la question : ai-je *vraiment* besoin de recevoir ce type de mail ? je pense aux notifications automatiques, newsletters, etc. Si c’est juste pour dire que vous recevez 200 mails par jour, c’est retour à la cour de récréation .. et ça ne fera pas de vous quelqu’un de plus important et plus efficace.

Maîtrisez votre outil

Pour finir, il est important que vous maîtrisiez l’outil de gestion de vos emails, n’hésitez pas à revenir dans les options une fois tous les 2-3 mois pour les ajuster, en découvrir des intéressantes, etc. Quand vous l’avez fait au début, vous aviez des besoins différents d’aujourd’hui. Remettez en question vos manières de faire, voyez ce que vous pouvez améliorer. Prenez le temps de faire des tests, de vérifier le comportement de votre outil pour que le jour où vous devez être efficace, vous soyez au top !

Et vous comment faites-vous ? hiérarchie complexe ? dossiers fourre-tout avec bonne recherche ? quoi d’autres ?

Cet article a été posté dans Gestion des emails, Gestion du temps.

17 réponses à Comment trier, ranger, organiser ses emails .. ou pas ?

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