→ Le planning projet : création pour l'avant-vente ★ Chef de Projet Malin

Le planning projet : création pour l’avant-vente

Tout un programme ! on trouve de nombreuses lectures sur le planning d’un projet, des techniques, des algorithmes mais bizarrement moins de choses sur ce qu’il se passe dans la vraie vie des projets. Selon une étude, le délai moyen de dépassement des projets est de 230% (Standish Group). Voici donc quelques pratiques pour bien préparer un planning et faire en sorte de le respecter !

NB: par client, il peut s’agir aussi bien d’un client interne qu’externe.

Le planning projet en avant-vente

En phase d’avant-vente, il faut trouver un compromis entre :

  • proposer un planning réaliste : sur lequel on peut s’engager au résultat, d’autant plus quand l’appel d’offres présente des pénalités de retard.
  • proposer un planning qui répond aux contraintes du client : votre interlocuteur s’est peut-être déjà engagé sur une date auprès de son manager, la date de mise en production est peut-être déjà planifiée auprès des équipes d’exploitation, etc. Les contraintes du client peuvent être challengées, essayez de comprendre le niveau de criticité de la contrainte : « Pourquoi fin mars ? « , vous pourriez être surpris d’avoir la réponse « Ah comme ça, ça peut être fin avril si vous voulez », ça s’est déjà vu ..
  • proposer un calendrier projet séduisant : en phase d’appel d’offres, vos concurrents peuvent ne pas être aussi bons que vous en terme de planification  😉 et donc proposer des plannings agressifs dans le sens où ils vont faire rêver le client avec une date de livraison proche dans le temps et parfois bêtement se caler sur les souhaits du client. Donc votre planning doit lui aussi être séduisant tout en restant réaliste. Vous pouvez également sensibiliser le client avant de remettre votre proposition : « Réaliser 100 jours en 6 semaines avec Noël en plein milieu, c’est très (très) ambitieux » .. et ainsi challenger indirectement les autres propositions.

Dans la proposition commerciale, le planning projet doit être accompagnée de réserves ou « phrases magiques » :

Le délai avant démarrage : « La société X se réserve un délai d’au maximum 2 semaines à compter de la validation de la présente proposition pour réunir l’équipe et lancer le projet » : si la phase d’appel d’offres traîne et que votre client vous rappelle plusieurs semaines plus tard en vous disant que vous commencez demain, peut-être ne serez-vous pas prêts/disponibles, la phrase ci-dessus peut vous sauver. Si le client relève cette phrase, rassurez-le en présentant le « au maximum » et que si vous pouvez commencer avant, vous le ferez mais que vous aussi vous avez vos contraintes. Un professionnel doit comprendre.

Le décalage du démarrage : « Tout décalage du T0 entraîne une mise à jour du planning » : vous avez vendu un projet avec un planning du 1er avril au 30 juin et le client souhaite décaler  du 15 juin et la fin au 15 août, seulement la moitié de votre équipe est en congé la première quinzaine d’août (comme les 3/4 des Français) … Un décalage de T0 entraîne toujours une mise à jour du planning (et non pas un décalage seulement, comme on peut souvent le lire), mise à jour qu’il faut accompagner par un argumentaire plus ou moins précis/chiffré.

Bien entendu, si votre client est compréhensif, sans ces phrases tout peut bien se passer, mais gardez à l’esprit que n’importe qui sous un minimum de pression devient de moins en moins compréhensif. Et si l’erreur n’est pas de votre fait, il peut arriver qu’il devienne même de mauvaise foi donc préparez des arguments.

Attention, la majeure partie du planning se négocie en phase d’avant-vente, prenez le temps d’y réfléchir, vous pouvez sinon aller dans le mur avant même d’avoir démarrer le projet.

Le planning : un outil de communication pour le projet

Vous allez partager les informations de votre planning avec vos équipes, votre manager et bien évidemment votre client.

  • Vos équipes : avec un planning détaillé des tâches, vos équipes travaillent de manière autonome, chacun sait ce qu’il a à faire (indiquer idéalement le paragraphe des spécifications dans la tâche) et connaît la charge associée, donc peut évaluer directement son avancement. Chacun a également la vision d’ensemble du projet, la vision de ce que font les autres, la criticité de certaines tâches (« si tu es en retard, 3 autres personnes seront en retard » …), chacun peut donc remonter un problème ou une solution (« j’ai déjà fait ce type de tâche sur un autre projet, je peux le faire en moins de temps » ..), chacun peut voir le projet avancer dans son ensemble et prend donc sa part de responsabilité dans la réussite du projet.
  • Votre manager : il a besoin de connaître principalement l’affectation des ressources (à partir de quand et combien de temps est occupé untel sur le projet) et l’avancement de votre projet. Il va vous challenger, vous demander d’avancer la date de livraison, de libérer une personne plus tôt ou de prendre une personne de plus. Vous devez donc pouvoir expliquer le planning, le défendre de manière argumentée pour vous faire entendre.
  • Votre client : bien entendu, il a besoin de savoir quand il va être impliqué (lecture et validation des spécifications, fourniture des scénarios de recette, …) et surtout quand il va être livré ! Au forfait, il n’a en revanche pas à connaître le détail des tâches, l’affectation voire le nombre de personnes dans l’équipe, seuls les jalons et phases l’impliquant doivent être mis en évidence. Si vous avez 3 juniors au lieu de 2 seniors, c’est votre problème. Et moins le planning changera en cours de projet, plus le client sera rassuré.

La marge en délai

Au delà de la marge que vous allez prendre en charge (traitée dans votre chiffrage), prenez de la marge en délai, que ce soit auprès de vos équipes, de votre manager ou de votre client !

  • Auprès de vos équipes : le planning est un outil de pilotage pour le projet, si vous dites à quelqu’un qu’il a 2 jours pour peindre 4 murs, il va certainement prendre 2 jours (sauf si sa motivation est de dépasser un objectif, ici de faire plus vite), si en plus vous dites qu’il a 2 jours de marge, il risque de finir à 3 jours voire 4 … Ca dépend de chacun, et de la confiance établie, à vous de connaître vos collaborateurs. Ne leur dévoilez pas toute votre marge surtout à ceux qui sont insensibles au retard …
  • Auprès de votre manager / directeur de projet : montrez-lui que vous avez prévu de la marge et que vous devriez finir en avance, ça va le rassurer. Ne lui dévoilez pas toute votre marge non plus sinon, il va vouloir récupérer les collaborateurs de votre équipe plus tôt, croquant votre marge à grandes bouchées …
  • Auprès de votre client : tout dépend de la relation que vous avez et du contexte, évitez de dire que vous avez 2 semaines de marge si vous avez négocié aux forceps le planning en avant-vente. Vous pouvez en revanche le rassurer en lui disant que vous avez un peu de marge s’il commence à stresser pour son planning à lui, vous serez son sauveur ! Mais restez non spécifique, voyant que vous avez de la marge, il peut vouloir avancer des jalons et vous n’êtes jamais à l’abri d’un impromptu (collaborateur clé malade, etc.) ! Quoi qu’il en soit, pour un client c’est toujours plus agréable d’entendre qu’on lui avance sa livraison plutôt qu’on la retarde.

Faites votre sauce en jonglant avec les différentes contraintes, pas assez de marge et vous allez dans le mur, trop de marge et vos collaborateurs vont être en sous-charge (et peut-être pire, vont être malgré tout imputés sur votre projet !) et vous allez perdre toute crédibilité sur le planning (c’est facile de dire que ça va durer 3 mois si ça ne prend qu’une semaine).

 

Dans la deuxième partie (plus concrête), nous verrons un exemple de planning et deux aspects :

  • création du planning projet
  • suivi du planning projet

 Et vous quels sont vos trucs pour que vos plannings soient respectés ?

Mots-clés recherchés :

  • planning
  • planning projet
  • sengager à respecter un planning
Cet article a été posté dans Gestion de projet.

2 réponses à Le planning projet : création pour l’avant-vente

  1. Carmen dit:

    C’est un sacré exercice de doser sa marge vis-à-vis de tout le monde sans se prendre les pieds dans le tapis mais c’est vrai qu’une fois l’exercice maîtrisé, on peut devenir très agile !

  2. Robert Amavi K.KOUDAHIN dit:

    JEVEUX LE PLANNING D’UN COMMERCIAL POUR L’ACHAT.

    JEVEUX LE PLANNING D’UN COMMERCIAL POUR LA VENTE.
    JE VEUX LE PLANNING D’ENVISAGE UN OBJECTIF A ATTEINDRE DANS UN BREF DELAI(c’est -dire un chema).

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Pour vérifier que vous allez mettre un commentaire humainement intelligent : * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Evaluez votre projet
en 15 minutes chrono !

Téléchargez ma CHECK-LIST pour EVALUER l'état de votre projet, détecter les problèmes et reprendre le CONTROLE !