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Gestion du temps : la todo-list est morte, vive la todo-list !

Dans un article précédent, j’ai donné quelques limitations du système de todo-list classique comme outil de gestion du temps. Je proposais également quelques questions pour que vous preniez conscience de votre niveau de stress lié à cet outil.

Aujourd’hui, je vais donc vous donner une méthode pour gérer vos tâches qui risque de vous laisser bouche bée tellement elle est simple et rudement efficace. Grâce à elle, j’ai pu accomplir de nombreuses choses ! 🙂

L’agenda pour gérer ses tâches

L’agenda est généralement utilisé pour noter des rendez-vous avec d’autres personnes comme des réunions, des déjeuners d’affaire, des ateliers de travail avec un client, etc. Une représentation classique de l’agenda est basée sur des colonnes, une pour chaque jour de la semaine :

 

La plupart des outils de calendrier proposent cette représentation : Microsoft Outlook, KOrganizer, Evolution, Google Agenda, … Du moment que vous êtes à l’aise avec l’outil et qu’il ait un minimum d’ergonomie (glisser – déposer des rendez-vous par exemple), tout va bien.

Prenez rendez-vous avec vous-même

Prendre des rendez-vous avec des collègues ou des clients, c’est plutôt courant. Et si vous preniez rendez-vous avec vous-même pour travailler sur une tâche spécifique ?

Disons que vous avez le compte rendu d’une réunion à rédiger, vous estimez 2 heures pour cette tâche. Conformément au plan qualité de votre entreprise, vous devez le diffuser sous 48 heures, vous devez donc vous engager sur ce délai. Et pendant ces deux heures, vous ne ferez rien d’autre – a priori -, donc prenez rendez-vous avec vous-même pour effectuer cette tâche, disons mardi.

Bien ! Vous savez maintenant que Mardi à 14h vous devrez travailler sur votre compte rendu.

De la todo-list au calendrier : comment libérer votre temps !

C’est vraiment simple, chaque tâche est un rendez-vous avec vous-même. Prenez chaque item de votre todo-list et créez un rendez-vous dans votre agenda. Disons que vous avez cette simple todo-list :

- Lun. 7 nov. 10:00 Réunion #1
- Lun 7 nov 12:00 Déjeuner avec Romain
- Mise à jour des indicateurs projets
- Relecture de la proposition commerciale
- Projet #1 : revue des développements
- Appeler fournisseur pour matériel défectueux
- Voir la RH pour faire un point
- Compte rendu de la réunion #1
- Mar 8 nov 16:00 Recrutement : candidat David
- Etude du nouveau projet
- Mer 9 nov 15:00 Réunion #2
- Ven 11 nov. 10:00 Réunion #3

Cela peut devenir vite stressant, si votre boss vient vous voir et vous demande si vous pouvez travailler sur un nouveau projet, vous allez certainement répondre ‘non‘ au regard de ce que vous avez dans la todo-list. Si jamais il est très intéressant, vous accepterez mais stresserez peut-être encore plus.

Au passage, je vous invite à comprendre de manière très simple comment gérer son stress : la gestion du stress pour les optimistes et les pessimistes !

Transposons donc ces tâches dans l’agenda ! Prenez le temps d’évaluer la durée de chaque tâche individuellement, accordez-vous un minimum de marge tout de même, regardez la deadline / date de livraison et ajoutez ces tâches à l’agenda.

Voilà ! Prenez un moment pour regarder votre semaine : vous aviez une todo-list donnant le sentiment de journées bien remplies et vous avez maintenant presque la moitié de la semaine de libre ! Vous êtes désormais disponible et serein pour ce nouveau projet ou bien vous pourrez partir plus tôt vendredi pour votre escapade du weekend.

C’est également la fin des soirées, nuits, weekends à penser à ce que vous aurez à faire le lendemain, dans quel ordre, vous demandant si vous aurez le temps de tout faire dans les temps. Vous pouvez maintenant quitter le boulot physiquement et mentalement à la fin de la journée, l’esprit libre des tâches à faire puisque tout est indiqué dans votre agenda pour les jours suivants.

Utilisation au quotidien de votre nouvel agenda

Maintenant que vous avez mis en place votre agenda nouveau, vous savez exactement ce que vous avez à faire, combien de temps vous allez y passer et quand vous allez le faire pour tenir vos engagements. Eprouvons la méthode avec des situations concrêtes :

Nouvelles tâches, nouveaux rendez-vous

Chaque nouvelle tâche identifiée est donc à ajouter comme rendez-vous dans votre agenda. Souvent les nouvelles tâches proviennent des emails que l’on reçoit (voir à ce propos quelques bonnes pratiques sur la gestion des emails). Prenez le temps de bien comprendre le contenu de la tâche afin de pouvoir l’évaluer notamment en durée : y’a-t-il un livrable ? dans quel format ? quel contenu ? etc. Et surtout, demandez la deadline qui va avec si elle n’est pas précisée.

Jonglez avec les boîtes – déplacez vos tâches et restez flexibles

Chaque tâche est une boîte d’une certaine taille que vous pouvez bouger où vous voulez dans votre agenda. Votre boss veut vous voir Mardi à 13h, pas de problème, voyez si vous pouvez déplacer le point RH plus tard dans la semaine, à mercredi après-midi par exemple et déplacez la boîte. Vous êtes donc disponible pour votre boss sans stresser de ce que vous avez à faire.

Défendez-vous contre les voleurs de temps

Tout le monde a déjà eu un collègue qui venait vous demander de l’aide toutes les 5 minutes, venait vous poser des questions sur le pourquoi de l’univers ou tout simplement venait vous filer une patate chaude qu’il n’avait pas envie de gérer prétextant un manque de temps. On les appelle les voleurs de temps.

Disons que vous avez une semaine plutôt remplie mais bien organisée grâce à votre agenda. Vous avancez bien dans votre travail jusque-là. Un collègue arrive et vous demande si vous pouvez traiter le dossier urgent (comme beaucoup) qu’il a peut-être oublié dans un de ses emails et qu’il a retrouvé ce matin. Vous jetez un oeil à votre agenda et dites :

« J’ai 2 heures de libre demain après-midi et 1 heure vendredi, voilà ce que je peux t’accorder. »

Il sera peut-être sceptique et vous dira que ce n’est pas assez, que vous devriez faire un effort, que c’est un dossier important, etc. Montrez-lui votre agenda ! Vous avez aussi vos engagement à respecter et à moins de demander à votre boss d’arbitrer, vous devez vous y tenir. Il est fort possible qu’en voyant votre agenda, il aille voir quelqu’un d’autre .. Vous n’avez pas dit non, vous avez même proposé un peu de temps pour l’aider !

Vous ne direz plus jamais « non » (si vous y arriviez) !

Votre chef vous fait tellement confiance désormais – vous êtes devenus très fiable – qu’il vous demande de travailler sur un dossier critique de 2 jours qui doit être terminé vendredi. Mais vous avez un autre dossier en cours à livrer vendredi également. Lequel choisir ?

Qui mieux que votre chef peut décider des priorités ? demandez-lui !

– Vous : Chef, j’ai déjà ce dossier à terminer vendredi, et cela me prend également 2 jours de boulot. Lequel dois-je faire en priorité ?

– Votre boss : celui-là bien sûr, c’est urgent !

– Vous : ok, donc l’autre, je pourrais le livrer … (vérifiez votre agenda ..) mercredi prochain, ça te va ?

Votre boss : Uhh … oui .. ok

Que s’est-il passé ? vous n’avez pas dit « non », votre boss a décidé lequel des deux dossiers était le plus urgent. Par ailleurs, vous avez re-négocié la date de livraison de votre dossier en cours. Sans quoi, il aurait pu vous tomber dessus pour vous demander pourquoi ce premier dossier n’a pas été terminé comme prévu vendredi en plus du nouveau. Vous avez donc anticipé le problème (et sauvé votre weekend). Ce mécanisme vous permet de demander un report de délai à un autre collègue, à un client, etc.

Futur … et passé !

Au fur et à mesure de la journée, vous effectuez les tâches et vous les mettez à jour en fonction ce qui s’est réellement passé (temps réel passé, changements de tâches, tâches imprévues, etc.). De cette manière, vous tracez votre temps et vous pouvez :

– voir combien de temps vous avez passé sur une tâche le mois dernier pour estimer quasiment la même cette semaine

retrouver quand vous avez rencontré pour la dernière fois un client particulier

dire tout simplement combien de temps vous avez passé la semaine dernière sur chacun des projets et on sait que les chefs adorent ce genre d’information 😉

C’est utile n’est-ce pas ?

Plus vous l’utilisez et plus vous êtes efficace !

Cela s’appelle l’amélioration continue : à chaque fois que vous faites une erreur, vous en tirez les leçons. Disons que vous avez une tâche récurrente, par exemple vérifier des données, ce qui peut être fastidieux et long. Vous avez planifié 2 heures.

Mais voilà, vous avez finalement passé 3 heures sur cette tâche car vous vous étiez engagé donc vous finissez peut-être plus tard ce jour-là mais vous savez maintenant que la prochaine fois vous aurez besoin de 3 heures.

Vous avez passé une heure et demie sur cette tâche ? Super ! faites une pause ou prenez de l’avance sur votre agenda pour partir plus tôt. Et la prochaine fois vous planifierez peut-être une heure et demie (ou une heure 3/4 sait-on jamais ..).

Dans le prochain article, je montrerai comment passer encore à la vitesse supérieure avec cette méthode !

(Post available in English)

Cet article a été posté dans Gestion du temps.

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