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L’agenda todo-list : passez à la vitesse supérieure !

J’ai abordé les limites du système de todo-list classique et vous ai proposé une méthode diablement efficace pour gérer vos tâches efficacement au quotidien. Mais vous n’avez encore rien vu !

Priorités : on ne bouge pas le rouge !

Certaines tâches ne peuvent être déplacées et vous ne pouvez les manquer : réunions, formations, rendez-vous chez le dentiste, … C’est donc important de les avoir en vue d’un seul coup d’oeil. Changez la couleur en rouge par exemple pour les identifier rapidement dans l’agenda.

 

Espace-temps : les transports

Si vous devez prendre votre voiture ou les transports publics pour aller à une réunion, vous devez prendre en compte le temps de trajet dans votre agenda, pour savoir quand vous devez partir et quand vous allez revenir. Cela ne signifie pas que vous ne pourrez pas travailler pendant le trajet (vous pouvez lire des documents dans le bus ou le métro par exemple) mais que vous ne serez pas disponible (je vous déconseille une conférence téléphonique dans le bus ou le métro ..).

Donc créez une tâche « Transport » dans vos calendriers. Faites attention à prendre un peu de marge pour les bouchons ou les retards dans les transports. Si vous arrivez en avance, vous pouvez toujours traiter d’autres tâches ou commencer votre réunion plus tôt.

Vous pouvez également choisir une couleur spécifique pour ces tâches-là : le turquoise dans l’exemple ci-dessous.

 

Suivez vos demandes !

Vous faites souvent des demandes à gauche à droite : documents, information spécifique ou autre, aux collègues, à des fournisseurs, aux clients ou même à votre chef. Et pour tenir vos propres délais, vous avez généralement besoin que ces personnes tiennent leur délai également. Vous avez donc à suivre vos demandes pour vous assurer que vous aurez une réponse.

Avec votre calendrier, c’est vraiment simple, il vous suffit de positionner une petite tâche au bon moment : « Demande de document A au client 1 ? ». Vous n’avez plus à vous souvenir de toutes vos demandes, votre agenda va le faire pour vous ! Il vous suffit de prendre quelques minutes pour passer un coup de fil ou relancer par email. Et si vous avez déjà reçu ce que vous demandiez, la tâche est tout simplement effectuée.

Réunions et ordres du jour dans votre agenda

Peut-être avez-vous des réunions toutes les semaines ou tous les mois, pour lesquelles on vous demande de proposer des idées, traiter des sujets en cours, résoudre des problèmes. Ces réunions sont bien évidemment planifiées dans votre agenda, donc dès qu’une idée vous vient à ce propos, ajoutez-la simplement à la description de la tâche correspondant à la réunion. Et quand la réunion arrive le jour J, il vous suffit de regarder la description de la tâche pour retrouver toutes vos idées et avoir un ordre du jour déjà prêt.

Gagnez du temps en anticipant !

Vous venez d’appeler une personne et tombez sur son répondeur, elle est en vacances jusqu’à la semaine prochaine. Vous créer donc une tâche pour la semaine suivante. Et pour gagner un peu de temps, vous notez directement le numéro que vous venez de composer dans la description pour éviter de devoir rechercher le numéro à nouveau. La semaine suivante, vous auriez peut-être perdu du temps à chercher dans votre carnet d’adresses (si vous l’avez ajoutée), dans vos emails, dans un fichier, …

Autre exemple, vous venez de recevoir un email avec quelques réponses à donner dans 15 jours. Vous créez une tâche pour la semaine prochaine pour les traiter et pour éviter de rechercher le mail, vous pouvez copier coller, le contenu dans la description de la tâche ou bien indiquer un mot-clé pertinent pour retrouver l’email plus rapidement.

Demandez vous toujours ce dont vous aurez besoin pour réaliser la tâche et comment vous pourriez gagner du temps pour la réaliser le moment venu.

Planifiez enfin l’imprévu !

Jusqu’à présent, nous avons géré des tâches qui étaient toutes planifiables en durée et en délai de réalisation. Mais comment gérer l’imprévu ? des incidents sur un environnement technique ? une crise sur un projet ? une réunion de dernière meeting avec un client ? Vous savez que chaque jour apporte son lot de surprises mais vous ne pouvez pas les connaître à l’avance.

La réponse est plutôt simple : créer une tâche « Imprévu ». Pendant quelques temps, j’avais tous les jours une tâche de 2 heures réservée aux « surprises ». Puis j’ajustais cette durée semaine après semaine, je savais par exemple que la fin du mois avait généralement plein d’imprévus liés à la facturation, à la mise à jour des reportings, etc.

Cette tâche est donc « consommée » au fur et à mesure de la journée pour gérer ces tâches de dernière minute. Votre expérience de l’agenda vous mènera à être de plus en plus précis pour gérer l’imprévu.

Améliorez-vous !

Vous avez à ajuster cette méthode en fonction de vos besoins, de votre poste, de votre environnement de travail et de la manière que vous avez de travailler. Observez-vous quelques jours et posez-vous ensuite quelques questions pour vous aider à vous améliorer :

  • Quelles actions dois-je effectuer de nombreuses fois ?
  • Qu’est-ce qui n’est pas clair dans mon agenda ?
  • Dans quel genre de situations, à quels moment de la journée, est-ce que je ressens plus de stress ?

En traçant votre travail, vous allez devenir conscient de votre manière d’utiliser votre temps et vous serez capable de mieux anticiper les prochaines fois. Cela vous aidera à améliorer vos estimations de charges pour vos tâches également.

Derniers conseils

N’essayez pas d’utiliser cette méthode simultanément avec votre todo-list classique, ce serait une perte de temps et contre-productif. Essayez-là à 100% pendant une semaine ou deux. Peut-être que vous l’aimerez, peut-être pas mais au moins vous le déciderez en connaissance de cause.

L’amélioration signifie changer des habitudes pour atteindre une situation plus agréable / efficace encore. Vous avez besoin d’accepter qu’il y ait des changements dans la manière de faire les choses, donc essayez ! et si jamais votre amélioration ne vous convient pas, stoppez-là.

Faites également de petits changements plutôt que des grands et si possible un seul à la fois.

Par exemple, j’ai essayé à un moment d’ajouter d’un coup beaucoup de couleurs dans mon agenda en me disant que ce sera plus lisible .. en fait non, c’était l’inverse ! Essayez un petit truc en plus chaque semaine pour voir si c’est utile ou pas. Après seulement 3 mois, vous aurez déjà fait 10 améliorations dans votre manière de gérer, alors imaginez au bout d’un an !

Pour finir, voici ce que ça peut donner en situation réelle. C’était une semaine typique de mon agenda :

Exemple de todo-list dans l’agenda

Alors ? qu’en pensez-vous ? des remarques ? des idées ? vous avez d’autres trucs et astuces pour cette méthode ? Y’a-t-il des situations pour vous où cela ne fonctionnerait pas ?

A lire également la gestion des emails.

Cet article a été posté dans Gestion du temps.

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