Gestion du temps

Dans un monde idéal, lorsqu’un projet se finit, un autre démarre et tout va bien, le chef de projet enchaîne tranquillement.

Mais voilà, dans la vie, les projets se succèdent, se chevauchent et se superposent et il faut faire avec.

Dans ce cas, vous êtes bien obligé de suivre et souvent, la difficulté augmente. Cela correspond à passer du statut chef de projet à chef de projetS. C’est une si petite différence sur le papier – ou l’écran – et pourtant une énorme dans la réalité.

Une bonne préparation est cruciale avant d’accepter un nouveau projet mais parfois on n’a pas le choix.

Alors dans le feu de l’action, comment gérer la priorisation de ses projets ? comment faire pour savoir quel projet vous devez faire avancer en premier ?

Si vraiment vous êtes sous l’eau, voici 5 questions à vous poser pour vous aider dans votre réflexion ..

1. Le projet est-il en phase avec vos objectifs ?

Si on vous donne comme objectif de ramener du chiffre d’affaire coûte que coûte, vous allez prioriser les actions liées à l’avant-vente pour maximiser la probabilité de gain.

Si on vous demande d’augmenter le niveau de satisfaction d’un client en particulier, vous allez prêter un peu plus attention à son projet, vous allez vous concentrer sur la qualité des livrables et l’accompagnement des équipes dans ce sens (mise en place de vérification croisée, etc.)

Si on vous donne comme directive de faire attention aux « aspects RH », de prendre soin de vos équipes, vous allez remonter le moral des équipes sur le projet en crise du moment, vous allez passer du temps avec elles, les accompagner ou les coacher plus longuement, leur apporter les croissants de temps en temps et leur raconter des blagues à la pause déjeuner pour les détendre :-).

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La gestion du temps est un sujet sensible car très personnel. Si vous montrez à quelqu’un que sa manière de gérer son temps a des limites, que dans un contexte donné cela ne fonctionne pas, ou que vous lui donnez même un exemple où ce ne serait pas fiable, attendez-vous à une vive réaction 🙂 : « Cela fait des années que je fais comme ça », « tout le monde utilise une todo-list », « j’ai tout en tête », etc.

La meilleure manière de faire prendre conscience à quelqu’un qu’il y a quelque chose à améliorer dans sa gestion du temps, c’est de lui faire vivre une situation où elle rencontre une limite. C’est ce que je mettais en place en formation de gestion du temps via des jeux de rôles ou avec mes équipes dans des situations de la « vraie » vie de projets.

Mais à quoi bon apprendre à gérer son temps après tout ?

Bon, imaginons que vous ayez à gérer de la paperasse.

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Consultants, chefs de projet, managers ont plusieurs fois par jour, à diriger ou à assister à des réunions. Elles ne commencent et ne terminent pas forcément à l’heure … Voici quelques pistes pour y remédier.

Une réunion commence à l’heure !

Il y a une légende urbaine comme quoi les réunions commencent toujours en retard et finissent toujours en retard : « la réunion d’avant s’est terminée en retard », « on n’a pas trouvé la salle », « je finissais mon café », …

Et donc, partant du principe général que toute réunion commence en retard, les personnes arrivent par conséquent en retard à la réunion. Certains appellent ça une prophétie auto-réalisatrice.

Prenons un autre contexte, si des personnes vont au cinéma, comme il y a de grandes chances que le film commence à l’heure – du moins elles partent de ce principe là – elles vont arriver à l’heure. Parfois pas ..

Prenons un autre contexte encore : un couple a prévu de partir depuis 2 ans aux Seychelles pendant 4 semaines pour des vacances. L’avion est à 5h30 du matin. J’aurai tendance à dire qu’il vont arriver à l’heure à l’aéroport, pas vous ? 🙂

Alors sur le principe, c’est possible d’arriver à l’heure !

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