Gestion du temps

Dans un article précédent, j’ai donné quelques limitations du système de todo-list classique comme outil de gestion du temps. Je proposais également quelques questions pour que vous preniez conscience de votre niveau de stress lié à cet outil.

Aujourd’hui, je vais donc vous donner une méthode pour gérer vos tâches qui risque de vous laisser bouche bée tellement elle est simple et rudement efficace. Grâce à elle, j’ai pu accomplir de nombreuses choses ! 🙂

L’agenda pour gérer ses tâches

L’agenda est généralement utilisé pour noter des rendez-vous avec d’autres personnes comme des réunions, des déjeuners d’affaire, des ateliers de travail avec un client, etc. Une représentation classique de l’agenda est basée sur des colonnes, une pour chaque jour de la semaine :

La plupart des outils de calendrier proposent cette représentation : Microsoft Outlook, KOrganizer, Evolution, Google Agenda, … Du moment que vous êtes à l’aise avec l’outil et qu’il ait un minimum d’ergonomie (glisser – déposer des rendez-vous par exemple), tout va bien.

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(article traduit et rafraîchi depuis un autre de mes articles rédigés en anglais suite à plusieurs demandes).

« Le meilleur moyen de gagner du temps c’est de ne pas en perdre. » C’était l’une des premières choses que l’on apprenait dans les cours de gestion du temps que je donnais le soir. Vous ne pouvez rien faire pour avoir plus de temps dans votre vie, mais vous pouvez faire quelque chose sur comment vous l’utilisez. A commencer par les tâches et micro-tâches que vous répétez un nombre incalculable de fois. C’est là que beaucoup se joue et les différents articles sur la gestion du temps sont là pour vous aider.

Il y a souvent plusieurs tâches à accomplir pour atteindre un objectif. Et la manière avec laquelle vous les gérez peut être ou non une source de stress parfois douloureux. Voyons ce que vaut la fameuse todo-list pour gérer ces tâches.

Une todo-list simple pour gérer vos tâches ?

Au départ, on a généralement une liste simple de choses à faire, appelée todo-list, organisée soit avec des puces soit avec des numéros :

- Trouver un expert pour le projet A

- Appeler le client B

- Relire les spécifications pour le projet C

Simple, rapide, relativement efficace. La todo-list est le premier outil utilisé pour savoir ce qu’on a à faire et le faire.  Cela peut être sous forme de post-it, feuille ou grâce à un éditeur de texte voire un logiciel dédié. Il est donc possible de poser rapidement sur papier – virtuel ou non – les idées de choses à faire et de les mettre à jour régulièrement.

Limitations : il ne vous sera pas possible de distinguer facilement le dossier urgent pour votre boss de la recherche de cadeaux de Noël (et nous sommes en juillet). Ok, peut-être qu’avec 3 tâches, vous y arriverez, mais avec 10, il sera plus difficile de répondre à la question « que dois-je faire ensuite ? » .. (bon d’accord .. et avec 30 tâches ?…).

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