Gestion du temps : la todo-list est morte, vive la todo-list !

Dans un article précédent, j’ai donné quelques limitations du système de todo-list classique comme outil de gestion du temps. Je proposais également quelques questions pour que vous preniez conscience de votre niveau de stress lié à cet outil.

Aujourd’hui, je vais donc vous donner une méthode pour gérer vos tâches qui risque de vous laisser bouche bée tellement elle est simple et rudement efficace. Grâce à elle, j’ai pu accomplir de nombreuses choses ! 🙂

L’agenda pour gérer ses tâches

L’agenda est généralement utilisé pour noter des rendez-vous avec d’autres personnes comme des réunions, des déjeuners d’affaire, des ateliers de travail avec un client, etc. Une représentation classique de l’agenda est basée sur des colonnes, une pour chaque jour de la semaine :

 

La plupart des outils de calendrier proposent cette représentation : Microsoft Outlook, KOrganizer, Evolution, Google Agenda, … Du moment que vous êtes à l’aise avec l’outil et qu’il ait un minimum d’ergonomie (glisser – déposer des rendez-vous par exemple), tout va bien.

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Gestion du temps : pourquoi la todo-list n’est pas efficace

(article traduit et rafraîchi depuis un autre de mes articles rédigés en anglais suite à plusieurs demandes).

« Le meilleur moyen de gagner du temps c’est de ne pas en perdre. » C’était l’une des premières choses que l’on apprenait dans les cours de gestion du temps que je donnais le soir. Vous ne pouvez rien faire pour avoir plus de temps dans votre vie, mais vous pouvez faire quelque chose sur comment vous l’utilisez. A commencer par les tâches et micro-tâches que vous répétez un nombre incalculable de fois. C’est là que beaucoup se joue et les différents articles sur la gestion du temps sont là pour vous aider.

Il y a souvent plusieurs tâches à accomplir pour atteindre un objectif. Et la manière avec laquelle vous les gérez peut être ou non une source de stress parfois douloureux. Voyons ce que vaut la fameuse todo-list pour gérer ces tâches.

Une todo-list simple pour gérer vos tâches ?

Au départ, on a généralement une liste simple de choses à faire, appelée todo-list, organisée soit avec des puces soit avec des numéros :

- Trouver un expert pour le projet A
- Appeler le client B
- Relire les spécifications pour le projet C

Simple, rapide, relativement efficace. La todo-list est le premier outil utilisé pour savoir ce qu’on a à faire et le faire.  Cela peut être sous forme de post-it, feuille ou grâce à un éditeur de texte voire un logiciel dédié. Il est donc possible de poser rapidement sur papier – virtuel ou non – les idées de choses à faire et de les mettre à jour régulièrement.

Limitations : il ne vous sera pas possible de distinguer facilement le dossier urgent pour votre boss de la recherche de cadeaux de Noël (et nous sommes en juillet). Ok, peut-être qu’avec 3 tâches, vous y arriverez, mais avec 10, il sera plus difficile de répondre à la question « que dois-je faire ensuite ? » .. (bon d’accord .. et avec 30 tâches ?…).

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Comment trier, ranger, organiser ses emails .. ou pas ?

On a vu dans un précédent article, qu’un email ne se lit au maximum que deux fois. Si on reste sur une moyenne de 100 emails par jour, on en conserve 95, cela représente plus de 20000 mails à l’année dans la boîte mail pro ou perso rien que sur les jours ouvrés. Heureusement qu’on ne les lit que deux fois finalement ..

Il faut aussi de l’espace disque pour les stocker et surtout une manière de les organiser car si on les stocke c’est pour pouvoir les retrouver. Si on ne peut pas les retrouver, autant les supprimer …

Organisation des emails : arborescence ou mots-clés ?

http://www.flickr.com/photos/samyra_serin/

Pas besoin d’avoir une arborescence complexe à multiples niveaux du moment que :

  • le client mail (client lourd type Outlook ou webmail type gmail) permette une recherche rapide (un champ de recherche / filtre toujours visible) sur un mot-clé dans différents champs (expéditeur, sujet, …) et une recherche avancée sur plusieurs champs
  • on utilise des mots clés pertinents dans les sujets et dans le contenu
  • on éduque nos interlocuteurs à utiliser des mots-clés pertinents dans leurs sujets de mails

Montrez l’exemple et prenez le réflexe de donner un sujet de mail avec au moins un mot-clé : le nom du client, le nom du projet, le nom de l’activité, voire les trois : « Auchan – Projet Caddie – Phase de recette : demande de relecture des scénarios« .

Quels sont les avantages de mettre des mots-clés pertinents ?

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Gestion email : à lire deux fois maximum !

Débordé voire submergé par la gestion des emails ? voici quelques bonnes pratiques que je suis pour traiter une centaine de mails quotidiens (avec moins de 5% de messages vraiment sans intérêt) !

Quand vous lisez vos emails, vous les traitez !

Combien de boîtes de réception mail ressemblent à cela ? une longue liste de messages lus et non-lus en vrac, étalée sur plusieurs jours voire sur la durée de vie de la boîte mail pro .. Cela ressemble à la vôtre ?

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