JP | Any Ideas - Pour le chef de projet malin

Gestion du temps : pourquoi la todo-list n’est pas efficace

par JP

(article traduit et rafraîchi depuis un autre de mes articles rédigés en anglais suite à plusieurs demandes).

« Le meilleur moyen de gagner du temps c’est de ne pas en perdre. » C’était l’une des premières choses que l’on apprenait dans les cours de gestion du temps que je donnais le soir. Vous ne pouvez rien faire pour avoir plus de temps dans votre vie, mais vous pouvez faire quelque chose sur comment vous l’utilisez. A commencer par les tâches et micro-tâches que vous répétez un nombre incalculable de fois. C’est là que beaucoup se joue et les différents articles sur la gestion du temps sont là pour vous aider.

Il y a souvent plusieurs tâches à accomplir pour atteindre un objectif. Et la manière avec laquelle vous les gérez peut être ou non une source de stress parfois douloureux. Voyons ce que vaut la fameuse todo-list pour gérer ces tâches.

Une todo-list simple pour gérer vos tâches ?

Au départ, on a généralement une liste simple de choses à faire, appelée todo-list, organisée soit avec des puces soit avec des numéros :

- Trouver un expert pour le projet A

- Appeler le client B

- Relire les spécifications pour le projet C

Simple, rapide, relativement efficace. La todo-list est le premier outil utilisé pour savoir ce qu’on a à faire et le faire. Cela peut être sous forme de post-it, feuille ou grâce à un éditeur de texte voire un logiciel dédié. Il est donc possible de poser rapidement sur papier – virtuel ou non – les idées de choses à faire et de les mettre à jour régulièrement.

Limitations : il ne vous sera pas possible de distinguer facilement le dossier urgent pour votre boss de la recherche de cadeaux de Noël (et nous sommes en juillet). Ok, peut-être qu’avec 3 tâches, vous y arriverez, mais avec 10, il sera plus difficile de répondre à la question « que dois-je faire ensuite ? » .. (bon d’accord .. et avec 30 tâches ?…).

Comment trier, ranger, organiser ses emails .. ou pas ?

par JP

On a vu dans un précédent article, qu’un email ne se lit au maximum que deux fois. Si on reste sur une moyenne de 100 emails par jour, on en conserve 95, cela représente plus de 20000 mails à l’année dans la boîte mail pro ou perso rien que sur les jours ouvrés. Heureusement qu’on ne les lit que deux fois finalement ..

Il faut aussi de l’espace disque pour les stocker et surtout une manière de les organiser car si on les stocke c’est pour pouvoir les retrouver. Si on ne peut pas les retrouver, autant les supprimer …

Organisation des emails : arborescence ou mots-clés ?

Pas besoin d’avoir une arborescence complexe à multiples niveaux du moment que :

le client mail (client lourd type Outlook ou webmail type gmail) permette une recherche rapide (un champ de recherche / filtre toujours visible) sur un mot-clé dans différents champs (expéditeur, sujet, …) et une recherche avancée sur plusieurs champs
on utilise des mots clés pertinents dans les sujets et dans le contenu
on éduque nos interlocuteurs à utiliser des mots-clés pertinents dans leurs sujets de mails

Montrez l’exemple et prenez le réflexe de donner un sujet de mail avec au moins un mot-clé : le nom du client, le nom du projet, le nom de l’activité, voire les trois : « Auchan – Projet Caddie – Phase de recette : demande de relecture des scénarios« .

Quels sont les avantages de mettre des mots-clés pertinents ?

Gestion email : à lire deux fois maximum !

par JP

Débordé voire submergé par la gestion des emails ? voici quelques bonnes pratiques que je suis pour traiter une centaine de mails quotidiens (avec moins de 5% de messages vraiment sans intérêt) !

Quand vous lisez vos emails, vous les traitez !

Combien de boîtes de réception mail ressemblent à cela ? une longue liste de messages lus et non-lus en vrac, étalée sur plusieurs jours voire sur la durée de vie de la boîte mail pro .. Cela ressemble à la vôtre ?

Comment préparer l’examen de la certification PRINCE2

par JP

Je suis certifié PRINCE2 Project Management Practitioner depuis quelques temps maintenant. Mon chef m’avait accordé un peu de temps (voir dans les commentaires également) pour la préparation, merci à lui ! J’ai pris quelques notes et j’ai rassemblé un ensemble de ressources pendant ma préparation. Cela intéressera certainement les personnes qui envisagent également cette certification. De mon côté, j’ai arrêté le bachottage pur et dur de PRINCE2 … je suis tranquille pendant 5 ans !

Si c’est plus le côté « inscription » que vous recherchez, je vous invite à lire également comment passer l’examen prince2 en candidat libre (et autres ressources supplémentaires).

PRINCE2 ou PMP : approches complémentaires ?

Cette question revient souvent sur les forums. C’est difficile de faire un choix tant ça peut dépendre des entreprises pour lesquelles on travaille, du secteur, peut-être de la zone géographique (PMP semble plus répandu en Amérique du Nord). Mais peut-être qu’il n’y a pas de choix à faire puisqu’elles pourraient être complémentaires : PRINCE2 serait une méthode de gestion de projet tandis que PMP traiterait plutôt des compétences et techniques. Bref, si vous devez choisir, parcourez le contenu des livres de référence et regardez celui qui vous parle le plus.

Courbe d’apprentissage de la méthodologie PRINCE2

J’ai préparé l’examen sans formation particulière, en me basant sur le livre officiel. Lire le livre de manière linéaire peut être fastidieux, et on se demande au fur et à mesure si tout le long il va falloir absorber autant de notions et de vocabulaire …

How to prepare for PRINCE2 exams

par JP

I just got certified as a PRINCE2 Project Management Practitioner last Friday, thanks to my boss who sponsored me ! I took a few notes and gathered some materials during my preparation and I was thinking of sharing these in an article. It may interest a few people, I guess. As for me, I can stop breathing and thinking PRINCE2 intensively for 5 years ..

PRINCE2 or PMP : maybe complementary ?

We can see that question on many forums, it is difficult to make a choice, it depends on the companies you work for, their sector, maybe the area too (PMP seems to be more mainstream in North America). But maybe there is no choice to make since we can often read that these certifications can be complementary : PRINCE2 would be a project management method whereas PMP would be about project management competencies and techniques. Well, if you have to choose, maybe take a look at each reference book and see which one suits you the best.

Learning curve of PRINCE2 methodology

I did prepare for the exam all by myself, using the official book as a reference. Reading the book sequencially can be fastidious, wondering if all along the book, you’ll have to absorb so many things ..