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Livraison projet : on ne fait pas rentrer des carrés dans des ronds !

par JP

La première livraison d’un projet est souvent source de surprises et de problèmes à régler en urgence avant de pouvoir attaquer une phase de test, recette, intégration, etc. Il est important de s’y préparer dès le début du projet – voire en phase d’avant-vente – pour éviter de perdre du temps et du budget ..

Faites-moi rentrer ce carré dans ce rond !

Apollo13 - faire rentrer un carré dans un rond - Voir sur youtube — Ils doivent faire rentrer un carré dans un rond !

La règle d’or c’est de reproduire au plus proche l’environnement cible : si vous développez votre projet dans un environnement technique différent de celui de l’environnement cible (environnement de recette, environnement de production, etc.) vous allez augmenter le risque de rencontrer des problèmes au moment de la livraison. En effet, ces environnements peuvent présenter des différences minimes qui peuvent avoir des conséquences fâcheuses ..

Voici quelques exemples :

écrire une documentation au format OpenOffice.org et le client va la lire avec la suite Microsoft Office et inversement : document carrément pas lisible ou des problèmes de formatage en tout genre ..
livrer une application web développée sous Windows et l’installer sur un serveur Linux (ou inversement) : à moins de prévoir multi-plateforme dès le départ et d’être vigilant tout du long, il y a souvent quelques surprises de chemins, de paramétrage de serveur web, …
prendre une photo avec votre webcam et en vouloir une impression pour une affiche de 2 mètres de haut : « ça va pixelliser chérie ! »
faire votre présentation finale de type MS Powerpoint devant 25 personnes, votre PC ayant une sortie HDMI et le vidéo-projecteur une entrée VGA : et là c’est le drame ..

Dans la vie courante, cela revient à :

étaler une pâte à tarte sans connaître la taille du plat
acheter des piles sans connaître le bon modèle pour l’appareil
déménager le jour J sans avoir de véhicule assez grand pour transporter le canapé d’angle 7 places
changer la télévision d’endroit dans la maison sans vérifier s’il y a une prise antenne à cet endroit
acheter une carte mémoire au mauvais format pour son appareil photo numérique

Livrable projet : 10 manières de vous tirer une balle dans le pied

par JP

Le projet est quasiment terminé, vous êtes bien au niveau de vos charges projet, vous allez finir dans les délais, bref ça promet une belle fin de projet ! La mise en production se passe bien, le client est content, il vous le fait savoir et puis finit par vous poser la question qui tue : quand est-ce que vous pensez pouvoir livrer le reste de la documentation ?

Petit moment de solitude .. le reste de la documentation ? vous retournez jeter un oeil à la proposition commerciale et vous vous effondrez un peu plus dans votre fauteuil à chaque fois que vous voyez un paragraphe mentionner un livrable de plus .. Ca vous rappelle quelque chose ?

Quelles sont les erreurs à éviter ?

1. Ne pas mettre de tableau des livrables

Faire un tableau récapitulatif des livrables dans la proposition commerciale permet de clarifier le périmètre du projet. Ca permet également de confronter chaque livrable avec un élément du tableau du chiffrage, pour vérifier que chacun des documents à livrer a été chiffré. Relisez bien la proposition commerciale pour extraire tous les livrables dont il est question, cela vous évitera des surprises ensuite.

2. Ne pas spécifier la langue des livrables

Mieux vaut préciser la langue des livrables dans la proposition commerciale, c’est une petite phrase, ça ne coûte rien. Parfois, plusieurs langues peuvent être demandées, à vous de chiffrer en conséquence selon les compétences disponibles. Le commercial peut vous aider pour ce genre de demande car il est sensé connaître la ou les langues de travail du client.

Une réunion commence à l’heure et se finit à l’heure !

par JP

Consultants, chefs de projet, managers ont plusieurs fois par jour, à diriger ou à assister à des réunions. Elles ne commencent et ne terminent pas forcément à l’heure … Voici quelques pistes pour y remédier.

Une réunion commence à l’heure !

Il y a une légende urbaine comme quoi les réunions commencent toujours en retard et finissent toujours en retard : « la réunion d’avant s’est terminée en retard », « on n’a pas trouvé la salle », « je finissais mon café », …

Et donc, partant du principe général que toute réunion commence en retard, les personnes arrivent par conséquent en retard à la réunion. Certains appellent ça une prophétie auto-réalisatrice.

Prenons un autre contexte, si des personnes vont au cinéma, comme il y a de grandes chances que le film commence à l’heure – du moins elles partent de ce principe là – elles vont arriver à l’heure. Parfois pas ..

Prenons un autre contexte encore : un couple a prévu de partir depuis 2 ans aux Seychelles pendant 4 semaines pour des vacances. L’avion est à 5h30 du matin. J’aurai tendance à dire qu’il vont arriver à l’heure à l’aéroport, pas vous ? 🙂

Alors sur le principe, c’est possible d’arriver à l’heure !

Démarrer un projet proprement avec une proposition commerciale validée

par JP

La vie d’un projet est ponctuée d’étapes séparant les différentes phases. Généralement, à ces étapes est associée une ou plusieurs validations de document projet. Cette validation « autorise » la poursuite du projet vers la prochaine étape.

Tout ça, c’est bien beau, seulement voilà, parfois la validation est difficile à obtenir de la part d’un client (interne ou externe d’ailleurs). Il n’y a malheureusement pas de solution miracle mais il y a des astuces à essayer et des choses à retenir !

Pourquoi faire valider une proposition commerciale avant de démarrer

Vous avez reçu un cahier des charges pour le projet GRIP (c’est du vécu, avec un nom comme ça, ça donne déjà envie de bosser comme un malade 😉 ..), vous avez échangé avec le client sur ce dernier, vous avez rédigé une proposition commerciale et vous attendez la réponse du client sur celle-ci.
Le client vous appelle au téléphone : « Bonjour Jean-Philippe, c’est ok pour le projet GRIP, j’accepte ta proposition on lance le projet semaine prochaine. »

Appuyons sur « Pause ». Si effectivement, je démarre le projet dans la foulée, sans plus de formalisation que pourrait-il se passer ?

Chef de projets en vacances ? oui ça existe, voici comment en 10 étapes !

par JP

Vous gérez quotidiennement 3-4 projets avec des engagements plus ou moins forts, avec des risques plus ou moins élevés, avec des équipes plus ou moins autonomes, … Vous avez peut-être même votre salaire qui dépend de la réussite de vos projets ? et pourtant vous avez envie comme tout le monde de débrancher pour partir en vacances, sans « checker » vos emails tous les soirs et sans passer de coups de fil tous les matins pour dire à vos équipes ce qu’elles ont à faire ou régler les problèmes avec les clients.

Et vous avez aussi droit à de vraies vacances ! voyons quelques étapes à suivre pour partir l’esprit léger :

1. Défendez vos vacances

Souvent face à l’urgence, les consultants ou chefs de projet sont réquisitionnés et on leur demande de déplacer leurs congés ou parfois de poser des congés également. Pourquoi pas mais vous avez aussi le droit de refuser surtout si vous partez avec des amis ou de la famille, ce n’est jamais facile de déplacer.

Donc soyez fermes s’il le faut. Et si vous montrez que ça peut bien se passer sans vous, vous serez encore plus dans votre droit.

Une urgence ? une crise ? une avant-vente stratégique de dernière minute ? Cela ne sera de toute façon jamais le bon moment pour prendre des vacances alors autant en prendre quand vous le souhaitez et quand vous en avez besoin.

2. Synchronisez-vous avec les collègues

Pas tous les chefs de projet en vacances en même temps ! Discutez-en entre vous, et synchronisez-vous. La règle étant souvent premiers arrivés, premiers servis, posez vos congés rapidement ..

3. Préparez vos vacances dès l’avant-vente