Gestion de projet

Le compte rendu c’est l’arme suprême du chef de projet : il est plus fort que le planning, plus fort que le suivi des charges, plus fort que les spécifications, plus fort que la proposition commerciale. C’est un véritable filet de sécurité pour votre projet et un outil puissant de pilotage.

Le compte rendu est, entre autre, un bouclier pour protéger votre équipe, votre budget, votre planning, vos engagements contre les changements d’avis, les retours sur validation, les montées en pression, les désaccords de manière générale avec vos fournisseurs, vos clients, ..

C’est un peu comme une assurance, quand tout va bien, cela ne sert pas à grand chose, quand ça se gâte, on est bien content de l’avoir ! Pour peu que ça nous couvre comme il faut ..

Vous maîtrisez le compte rendu, vous maîtrisez le projet ou presque … C’est d’ailleurs LA question à poser en entretien de recrutement : quel est l’outil principal du chef de projet ? La réponse doit être .. le compte rendu !

Je vois certains sceptiques dans le fond, rien ne vaut donc un petit exemple pratique.

Un projet se passe toujours bien .. au début

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Le bon sens et la logique de la gestion de projet reposent sur des principes simples. On retrouve ces principes dans tout un tas de situations de la vie quotidienne et je vais en détailler une dans cet article : la préparation des pâtes ! Oui, oui, je vous assure ! 🙂

Alors rien de bien sorcier d’un point de vue culinaire mais tellement riche d’apprentissage d’un point de vue gestion de projet. Vous allez découvrir pourquoi.

Et si on mangeait des pâtes ?

Madame et Monsieur reviennent de weekend et découvrant un réfrigérateur vide, décident de préparer des pâtes. Monsieur met de l’eau à chauffer pendant que Madame consulte ses emails. Monsieur place les pâtes dans la casserole et enclenche le compte à rebours de 11 minutes (temps de cuisson affiché des pâtes) avant de monter à l’étage rejoindre Madame. 11 minutes plus tard, la sonnerie retentit et Monsieur descend à la cuisine pour sortir les pâtes.

Il arrive dans la cuisine, coupe le feu, prend la casserole en main et … cherche la passoire. Elle se trouve dans le placard. Il repose la casserole, récupère la passoire et finit par réussir à égoutter les pâtes. Il s’apprête à les verser dans les assiettes … qui sont dans le tiroir du bas. Il repose la passoire sur la casserole, sort 2 assiettes et demande au passage si Madame veut du fromage. « Oui du râpé, beaucoup hein STP ! ». Il sort donc la mozarrella, et commence à râper une couche épaisse de fromage.

Il retourne à la passoire et se met à verser les pâtes dans les assiettes. Mais ce sont des spaghettis, il faut donc entre les deux assiettes, récupérer ce qui déborde avant de verser dans la deuxième assiette. Il ouvre donc le tiroir à couverts à proximité et ne trouve pas de couverts .. Ils sont tous sales en attente dans le lave vaisselle .. Il pose en équilibre la passoire dans la deuxième assiette qu’il a rapproché de la première, récupère une fourchette, la lave et reprend la phase de transfert passoire vers assiette.

Il ajoute un filet d’huile d’olive, sort une deuxième fourchette du lave-vaisselle, la lave et remonte à l’étage avec les deux assiettes.

Résultat final : les pâtes ne sont pas assez cuites et surtout elles sont froides. Du coup, le fromage n’a pas fondu en-dessous non plus. Madame et Monsieur ne sont pas vraiment satisfaits de leur repas.

Euh .. où veux-tu en venir Jean-Philippe ?

C’est l’histoire d’une chef de projets qui prépare des pâtes …

Revenons en arrière, partons de l’étape où l’eau bout ..

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Avertissement : Les personnages et les situations de ce récit sont purement fictifs, toute ressemblance avec des personnes ou des situations existantes ou ayant existé ne saurait être que fortuite et malheureuse …

Il était une fois une avant-vente

Ecrire une proposition commerciale c’est comme commencer à construire les rails d’un trajet pour aller d’un point A à un point B. Une fois le projet lancé, c’est faire en sorte que la locomotive reste sur les rails et continuer à construire les rails dans la bonne direction.

La phase d’avant-vente pour un chef de projet, c’est donc à chaque fois un petit challenge. Il y a souvent une urgence à gérer, il faut comprendre de quoi il s’agit, chiffrer le projet, faire le planning, rédiger la proposition, avec souvent en parallèle un ou plusieurs autres projets en cours. Et en même temps, on va lui demander de s’engager sur cette proposition, de mettre ses tripes sur la table et d’y jouer même une partie de son salaire ! Cela se résume généralement en 3 étapes (pour faire simple) :

1. Le chef de projet fait donc son chiffrage, son planning, demande l’avis à un expert technique, fait sa tambouille pour la méthodologie projet, jette les dés pour voir quelles personnes seront disponibles pour travailler dessus. Bref ça turbine sec, ça transpire, ça boit du café, ça se drogue au kit kat pour finir en temps et en heure la proposition commerciale. Résultat : 100 jours de projets.
2. C’est envoyé en relecture commerciale pour boucler la partie financière, ajouter un peu de cosmétique et quelques laius bien choisis pour dire pourquoi cette proposition est la meilleure.
3. Le directeur de projet valide le tout et c’est envoyé au client en lui proposant un rendez-vous pour en discuter. Résultat : 100 000 euros avec un engagement au forfait.

Ouf ! Le sprint est terminé et le chef de projet attaque peut-être déjà la prochaine propale ..

Le point de bascule …

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Un projet c’est comme un bateau sur l’eau, dès qu’on veut changer un peu de direction, il y a de l’inertie. Autrement dit, lorsqu’on actionne une commande, le résultat va mettre un peu de temps à se faire sentir (dans le bon sens ou dans le mauvais d’ailleurs).

Et plus le projet est gros, plus il faudra de temps pour observer les résultats  .. Vous me voyez venir, l’analogie avec le Titanic n’est pas loin :-).

Alors oui, le chef de projet tient entre autres le rôle de la vigie en haut du mât et doit scruter l’horizon à la recherche d’icebergs. Voici donc 7 clés à garder en tête pour éviter de se prendre l’iceberg, et passer à l’action avant qu’il ne soit trop tard !

1. Les « saisons » de congés

Il y a dans l’année des périodes plus propices aux congés que d’autres. Et sur un projet de plusieurs mois, il est quasiment impossible d’échapper à ces « saisons » de congés.

Par exemple : le mois de mai avec ses multiples ponts – des aqueducs pour certains -, juillet-août bien évidemment (pensez aux 14 juillet et 15 août ..), les vacances au ski en hiver, etc. Tout le monde ne prévoit pas et surtout ne prévient pas longtemps à l’avance de ses congés.

Une absence d’une personne-clé, si elle n’est pas prise en compte dès le départ, peut compromettre le projet.

Autant vous pouvez arriver à gérer et à anticiper les congés de vos équipes, autant ceux du client .. c’est plus dur. Et quand le client a oublié de vous dire que la semaine prochaine il ne sera pas là et que c’est vendredi, vous croisez les doigts pour que vous n’ayez pas besoin de lui !

Un autre type d’absence « surprise », c’est l’heureux événement pour le futur Papa qui, de par sa nature, peut arriver n’importe quand, à vous d’ajuster le pilotage également en conséquence. Demandez par exemple un reporting tous les soirs.

Si vous approchez d’une telle période, soyez pro-actif et vérifier les congés de chacun des intervenants au plus tôt.

2. Les ressources « indispensables »

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