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Pourquoi vous n’avez pas besoin de méthode de gestion du temps

La gestion du temps est un sujet sensible car très personnel. Si vous montrez à quelqu’un que sa manière de gérer son temps a des limites, que dans un contexte donné cela ne fonctionne pas, ou que vous lui donnez même un exemple où ce ne serait pas fiable, attendez-vous à une vive réaction 🙂 : « Cela fait des années que je fais comme ça », « tout le monde utilise une todo-list », « j’ai tout en tête », etc.

La meilleure manière de faire prendre conscience à quelqu’un qu’il y a quelque chose à améliorer dans sa gestion du temps, c’est de lui faire vivre une situation où elle rencontre une limite. C’est ce que je mettais en place en formation de gestion du temps via des jeux de rôles ou avec mes équipes dans des situations de la « vraie » vie de projets.

Mais à quoi bon apprendre à gérer son temps après tout ?

Bon, imaginons que vous ayez à gérer de la paperasse.

Vous arrivez à un nouveau poste, vous commencez un nouveau projet et vous avez quelques papiers à garder. Vous décidez de faire simple, vous faites un « tas », technique hautement élaborée de classement de papiers en tout genre. Ca marche plutôt bien !

Le temps passe, votre « tas » s’épaissit et le nombre de documents que vous recevez chaque jour augmente de semaine en semaine. Votre « tas » devient tellement épais que :

  1. vous mettez plus de temps à retrouver un document
  2. il menace de s’effondrer …

Donc vous décidez de créer des dossiers sous forme de pochettes pour séparer les contextes des documents, les ranger et les retrouver plus facilement.

Les mois défilent, votre paperasse s’accumule considérablement, les pochettes ne suffisent plus, vous achetez des classeurs.

Un an plus tard, vous avez conçu un savant système de classement basé sur une numérotation à 11 chiffres et des codes projets codés sur 9 caractères alpha-numériques, le tout relié à un index mis à jour une fois par semaine par un assistant. Vous êtes désormais responsable du département documentation de votre entreprise tellement c’est efficace !

Euh .. Jean-Philippe, tu nous parlais de gestion du temps et maintenant tu nous parles de gestion de documentation ? où veux-tu en venir ?

Vous n’avez pas besoin de gestion du temps si vous n’avez rien à faire !

Une personne n’essaie de résoudre un problème que si elle y est confrontée.

Autrement dit, si vous n’avez que 3 documents à gérer par mois, vous n’allez pas chercher à améliorer votre manière de gérer vos documents, votre « tas » fonctionne très bien.

Idem dans la gestion du temps.

Vous n’avez que 3 choses à faire ce mois-ci ? 3 post-its éparpillés sur votre frigo, votre bureau et dans la salle de bain voire votre mémoire suffiront. Si une quatrième et cinquième tâche arrivent, vous vous sentirez peut-être débordé ou stressé car vous ne retrouvez pas tous vos post-its, vous aurez peur d’en oublier une, etc. Si vous montez à 10 c’est la catastrophe, la panique, le burn-out ?

Et pourtant vous savez que vous êtes capable de gérer beaucoup plus que 3 tâches dans le mois, et puis vous connaissez des personnes qui s’en sortent très bien, qui « pensent toujours à tout ». C’est donc que c’est possible ! C’est juste que votre manière de les gérer n’est pas adaptée à faire plus que 3 choses et que jusque-là vous ne ressentiez pas le besoin de changer quoi que ce soit.

Comment apprendre à dépasser une limite si on ne la connaît pas ?

Alors comment faire pour s’améliorer ?

Eh bien, cela commence par maîtriser les tâches présentes avant de prendre d’en nouvelles : on n’accepte pas de porter 15kg de livres si à 10 on commence déjà à avoir mal au dos. On s’entraîne à en porter 10 puis une fois que ça va, 11 puis 12 …

Maîtriser une tâche consiste à maîtriser le temps d’exécution (en l’ayant optimisé au passage) et la qualité du résultat, et à devenir fiable en respectant les délais  (et bien évidemment ne pas oublier complètement la tâche ..).

Lorsqu’on arrive à maîtriser ses tâches habituelles, on se rend généralement compte qu’on s’est libéré du temps ;  on peut donc prendre de nouvelles responsabilités et voir quand ça bloque. Faut-il améliorer les outils, les process ? optimiser encore l’exécution d’une tâche maîtrisée ? changer de manière de gérer les tâches ?

« Quand on vous demande si vous êtes capable de faire un travail répondez : “bien sûr, je peux !” Puis débrouillez-vous pour y arriver. » Theodore Roosevelt

Bien sûr, il y a une limite au nombre de choses que l’on réalise effectivement soi-même mais c’est pour cela qu’un jour quelqu’un a inventé la délégation ! 🙂

Mieux gérer son temps pour progresser ?

Vous souhaitez gérer une équipe, des projets, un service ? progresser dans sa gestion du temps c’est progresser dans son poste pour prendre plus de responsabilités :

  1. Apprenez à gérer votre temps, vous pourrez apprendre à gérer le temps des autres
  2. Apprenez à gérer le temps des autres, vous pourrez apprendre à gérer un projet
  3. Apprenez à gérer un projet, vous pourrez apprendre à gérer plusieurs projets

On trouve beaucoup de méthodes de gestion du temps, parfois très différentes, parfois similaires, parfois contraignantes, parfois très souples, il y en a pour tous les goûts, tous les contextes, tous les métiers, bref.

Je propose une méthode qui est particulièrement adaptée à un chef de projets au forfait, et qui comme la mise en gras l’indique est adaptée au chef de projet multi-projets à engagement de résultat. Et c’est une méthode qui a également fait ses preuves à des niveaux plus hauts de management.

Une mauvaise gestion du temps ? votre projet va en pâtir … Une mauvaise gestion de projet ? et c’est votre gestion du temps qui va en pâtir ..

Souvenez-vous : gestion de projet et gestion du temps sont intimement liées !

Laissez-moi votre avis dans les commentaires ci-dessous !

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  • jeux de role gestion du temps
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7 réponses à Pourquoi vous n’avez pas besoin de méthode de gestion du temps

  1. Ludo dit:

    La notion de temps est très bizarre surtout au travail et apprendre à en tirer parti permet de progresser rapidement même si parfois il faut passer par des crises et se remettre en question ..

    Comme tu le dis, quand quelqu’un rencontre une de ses limites, il n’est généralement pas aimable, moi y compris 😉

  2. Opentime dit:

    Encore un très bon article de votre part que je m’empresse de retweeter sur notre compte.

    Selon mon opinion, la notion de temps dans une entreprise est bien plus globale et ne s’arrête pas qu’à un seul salarié. Une bonne gestion du temps est le résultat d’une démarche collective, d’un groupe qui avance dans le même sens. Si chaque salarié à sa propre gestion du temps, les projets vont se confronter.

    Ce que vous appelez optimisation de la tâche ne peut pas s’appliquer à toutes. On parle ici d’une certaine forme de routine nécessaire à chaque salarié pour sa stabilité dans une organisation.

    Il est important pour les entreprises d’aborder la gestion du temps comme un facteur clé et nécessaire au pilotage de l’entreprise.

    Bien à vous,

    Rémy,
    http://www.opentime.fr

  3. Christophe dit:

    Le temps c´est notre richesse. Le gérer c´est à la fois pour faire plus, mais aussi pour diminuer le stress. C´est une façon de vivre. Il y a Picsou qui économise son argent et d´autres qui économisent leur temps

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