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Comment trier, ranger, organiser ses emails .. ou pas ?

On a vu dans un précédent article, qu’un email ne se lit au maximum que deux fois. Si on reste sur une moyenne de 100 emails par jour, on en conserve 95, cela représente plus de 20000 mails à l’année dans la boîte mail pro ou perso rien que sur les jours ouvrés. Heureusement qu’on ne les lit que deux fois finalement ..

Il faut aussi de l’espace disque pour les stocker et surtout une manière de les organiser car si on les stocke c’est pour pouvoir les retrouver. Si on ne peut pas les retrouver, autant les supprimer …

Organisation des emails : arborescence ou mots-clés ?

http://www.flickr.com/photos/samyra_serin/

Pas besoin d’avoir une arborescence complexe à multiples niveaux du moment que :

  • le client mail (client lourd type Outlook ou webmail type gmail) permette une recherche rapide (un champ de recherche / filtre toujours visible) sur un mot-clé dans différents champs (expéditeur, sujet, …) et une recherche avancée sur plusieurs champs
  • on utilise des mots clés pertinents dans les sujets et dans le contenu
  • on éduque nos interlocuteurs à utiliser des mots-clés pertinents dans leurs sujets de mails

Montrez l’exemple et prenez le réflexe de donner un sujet de mail avec au moins un mot-clé : le nom du client, le nom du projet, le nom de l’activité, voire les trois : « Auchan – Projet Caddie – Phase de recette : demande de relecture des scénarios« .

Quels sont les avantages de mettre des mots-clés pertinents ?

  1. Cela permet de gagner et faire gagner du temps puisque chacun sait d’un coup d’oeil ce que va contenir le message
  2. Cela vous permet de définir ce que vous allez écrire dans votre message : ça paraît anodin, mais commencer un message avec un sujet mal défini ne laisse rien présager de bon pour le contenu
  3. Cela permet de faire une recherche aisément sur un mot clé du sujet, de filtrer une liste de messages ou de les trier
  4. Cela permet rapidement de savoir s’il s’agit d’un mail d’information ou un mail de demande d’action (voir article précédent)

ET s’il n’y avait qu’une seule chose à retenir ce serait : Quel sujet de message écrire si je devais le retrouver avec un mot-clé lors d’une recherche ?

Prenez soin de vos sujets d’emails

Personnellement, je déteste recevoir un message sans sujet, car si je l’archive, ça limite la facilité de la recherche. Une erreur peut arriver mais dans ce cas, quand je réponds, je tâche de modifier le sujet pour savoir de quoi ça parle.

Dans les nombreuses discussions que l’on est obligé de suivre (parce qu’une réunion de 10 minutes aurait été beaucoup plus efficace), quand je réponds je finis toujours par nettoyer les « RE:RE:RE: » et « FW:FW: ». Quand ils sont (dé)multipliés, ils n’apportent rien et diminuent la facilité de lecture du sujet.

Il faut éviter le sujet URGENT seul qui n’apporte rien en terme de priorité et de connaissance du contenu du mail. C’est urgent pour l’expéditeur ou pour le destinataire ? et surtout, de quoi parle-t-on ? c’est urgent de trouver une solution alternative aux énergies fossiles ou bien c’est urgent de payer une facture sinon il y aura des pénalités ? c’est urgent pour dans 3 semaines ? Mettez-vous à la place de votre interlocuteur.

Autres pratiques de gestion des emails

http://www.flickr.com/photos/christopheducamp/

Il est souvent possible d’ajouter des mots-clés ou des tags dissociés du message en lui-même, des méta-données en quelques sortes liées à l’outil de mail que vous utilisez. Pourquoi pas mais c’est encore du temps d’ajouter les mots-clés à chaque mail que l’on reçoit, à vous de voir si cette solution est plus pertinente dans votre situation.

Evitez les tris automatiques dans différents répertoires, vous ne savez effectivement pas combien de mails vous avez à traiter, vous êtes obligés de recalculer à la volée tout le temps. S’il est trié automatiquement, le mail doit être marqué comme lu. Et posez-vous la question : ai-je *vraiment* besoin de recevoir ce type de mail ? je pense aux notifications automatiques, newsletters, etc. Si c’est juste pour dire que vous recevez 200 mails par jour, c’est retour à la cour de récréation .. et ça ne fera pas de vous quelqu’un de plus important et plus efficace.

Maîtrisez votre outil

Pour finir, il est important que vous maîtrisiez l’outil de gestion de vos emails, n’hésitez pas à revenir dans les options une fois tous les 2-3 mois pour les ajuster, en découvrir des intéressantes, etc. Quand vous l’avez fait au début, vous aviez des besoins différents d’aujourd’hui. Remettez en question vos manières de faire, voyez ce que vous pouvez améliorer. Prenez le temps de faire des tests, de vérifier le comportement de votre outil pour que le jour où vous devez être efficace, vous soyez au top !

Et vous comment faites-vous ? hiérarchie complexe ? dossiers fourre-tout avec bonne recherche ? quoi d’autres ?

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Cet article a été posté dans Gestion des emails, Gestion du temps.

17 réponses à Comment trier, ranger, organiser ses emails .. ou pas ?

  1. Picpic dit:

    Tri auto pour moi et Google desktop pour la recherche dans les mails!

    Un truc aussi, virer la popup de notification de mail et plutôt planifier une ou plusieurs tâches dans la journée pour dépiler ses mails.
    Sinon impossible de se concentrer 10 min 😀

  2. JP dit:

    Et tu utilises quoi comme client mail ? Outlook ? Thunderbird ?

    Ah oui la popup de notification c’est le piège, j’en parlerai dans un autre article !

  3. Pour ma part, j’utilise GMail (à titre perso et à titre pro).

    J’étiquette les mails liés à mes projets de la manière suivante : « {AAMM} {nom du client} – {sujet} » (AAMM représentant la date de début de projet), par exemple « 1202 SFR – Supervision ». Cela me permet de retracer mes échanges de emails à propos de chaque projet.

    J’ai également une étiquette particulière, c’est « Attente réponse ». Dès que j’attend une réaction à un e-mail (que ce soit moi l’expéditeur ou quelqu’un d’autre), je lui mets cette étiquette. Je parcours les e-mails étiquetés « Attente réponse » une ou deux fois par jour.

    Sinon, c’est archivage simple et recherche sur le contenu.

    Je n’étiquette pas mes e-mails personnels, à part avec « Attente réponse ».

    Je n’ai pas encore trouvé de client lourd qui me permette la même utilisation de mes e-mails (étiquetage, recherche full-texte, pas de classement dans des dossiers).

    Concernant les sujets des e-mails, je titre toujours « {nom du projet}: {sujet de l’e-mail} », en préfixant par « [URGENT] » si j’ai besoin d’une réponse (ou en tout cas d’une lecture) rapide (dans la journée). Et si le contenu d’une discussion dévie un peu trop, je change le sujet en « {nouveau sujet} (was: {ancien sujet}) ».

    • JP dit:

      J’aime bien le concept de l’étiquette « Attente réponse », j’ai une autre méthode que j’explique dans un prochain article mais je vais tester la tienne pour voir.

      Merci pour le détail de ta méthode !

      NB: Désolé pour le délai de réponse, déménagement le weekend dernier et pas de connexion internet encore ..

  4. Picpic dit:

    Chez nous c’est lotus Note.
    V8 si je me souviens bien, celle basé éclipse.

    • JP dit:

      C’est bien ça a l’air léger .. 😉

      • kf dit:

        Léger ou pas quand on regarde un peu les options, paramètres et moteur de recherche associé aux bonnes pratiques citées : No stress 🙂
        Surtout que Notes propose des options d’archivages que chacun peu adapter à sa façon 🙂
        Sinon JP, excellents articles 😉

  5. Bonjour,

    Etant indépendant, je gère mes mails pro et perso sous le même client : Gmail. J’agrège mes 6 boîtes mails sous la même interface. Pour m’y retrouver, j’utilise l’extension ultra puissante du labo « Plusieurs boîtes aux lettres ». Ainsi, je vois d’un seul coup d’oeil quand je me connecte sur gmail là où j’ai des mails.

    Depuis que j’ai gmail (3 ans à peu près), j’ai arrêté de créer des dossiers de classement, c’est une perte de temps. J’utilise la recherche intégrée et je retrouve quasi-systématiquement mes mails en une fraction de secondes, en réfléchissant bien à quels mots il y a dans les mails que je recherche.
    Donc aucun classement et 1 mail lu = 1 mail traité.
    Si je n’ai pas le temps de répondre à un mail quand je le lis, je le tag « Messages suivis ». Et tous les jours, je regarde dans ce dossier si j’ai des mails à traiter.
    Si un mail renvoi à un site intéressant, que je lirai plus tard, alors je repasse le mail en non lu.

    A bientôt,
    Rémi

  6. exampm dit:

    Bonjour,

    Je n’interviens pas vraiment sur la manière de gérer sa boite email, mais plutôt comment gérer en amont afin de limiter les emails inutiles ou difficilement classable.
    Avec cette méthode je pense avoir réduit de pas loin de moitié (j’avoue ne pas avoir étudier en détail le taux) le nombre d’emails échangés lors de mes projets.

    Dans le plan de projet, je dédie toujours une section communication qui indique sous quelle forme communiquer (c’est un des processus du Pmbok).
    Ex. nomination de l’objet d’un mail (nom projet – type document/domaine: description), qui peut envoyer certains type de message (convocation réunion, CR, etc…), dans quel cas ne pas échanger par email (la résolution de problème par email est le pire canal de com), etc.

    Lors du kick off meeting, la partie communication est largement abordée avec rappel des règles.
    J’insiste toujours sur l’importance d’une bonne communication dans la réussite d’un projet.

    Un petit rappel à l’ordre (courtoisie de rigueur) est parfois nécessaire, surtout en début de projet. Mais en règle général c’est assez bien accepté et appliqué.

  7. Martial Bret dit:

    Bonjour,

    J’utilise (sous Mac) un plug-in du logiciel « Mail » — MailHub, cf. http://www.dervishsoftware.com — permettant d’accélérer notablement le rangement des mails dans les dossiers des projets correspondants (il suggère, par apprentissage, un dossier de rangement). Le mail est (presque) toujours rangé dans son dossier au moment de sa première lecture (pour éviter d’encombrer la boîte de réception), et marqué (drapeau) si un traitement est nécessaire. Si besoin, une tâche est créée relativement à ce traitement (dans un logiciel type GTD).

    Bonne journée,
    Martial.

  8. Martial Bret dit:

    P.-S. — Je confirme l’importance de soigner la pertinence du sujet d’un mail (que je n’hésite pas non plus à enrichir ou modifier en réponse), ce qui contribue à faciliter le travail du destinataire, et à soi-même plus rapidement retrouver un ancien mail (pour par ex. s’en servir de gabarit à un nouveau mail analogue).

    • JP dit:

      Très juste, quitte à passer un peu de temps à formuler un email, autant le retrouver facilement pour s’en resservir, merci Martial !

  9. Passionnante cette série d’articles sur la boîte mail et aussi sur les todo-list….cela répond aux questions que je me posais et va bien m’inspirer pour mieux m’organiser dans les différents projets que je gère…et dans lesquels je perds énormément d’énergie car je ne savais pas m’organiser ! donc un grand merci !

  10. Pingback: Astuces bureautique | Pearltrees

  11. Malinge dit:

    comment consulter les e mails archivés

  12. Pingback: → Comment trier, ranger, organiser ses ema...

  13. Julien dit:

    Article intéressant et partage des expériences tout autant 🙂
    Un travers effroyable est lié aux « paresseux » qui ont la flemme (ou une mauvaise organisation) de retrouver le mail d’origine pour répondre à une demande et recréé un nouveau thread.
    Si la malchance s’acharne, plusieurs destinataires peuvent (mal) agir de la sorte : cela devient ingérable.

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