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Gestion du temps : pourquoi la todo-list n’est pas efficace

(article traduit et rafraîchi depuis un autre de mes articles rédigés en anglais suite à plusieurs demandes).

« Le meilleur moyen de gagner du temps c’est de ne pas en perdre. » C’était l’une des premières choses que l’on apprenait dans les cours de gestion du temps que je donnais le soir. Vous ne pouvez rien faire pour avoir plus de temps dans votre vie, mais vous pouvez faire quelque chose sur comment vous l’utilisez. A commencer par les tâches et micro-tâches que vous répétez un nombre incalculable de fois. C’est là que beaucoup se joue et les différents articles sur la gestion du temps sont là pour vous aider.

Il y a souvent plusieurs tâches à accomplir pour atteindre un objectif. Et la manière avec laquelle vous les gérez peut être ou non une source de stress parfois douloureux. Voyons ce que vaut la fameuse todo-list pour gérer ces tâches.

Une todo-list simple pour gérer vos tâches ?

Au départ, on a généralement une liste simple de choses à faire, appelée todo-list, organisée soit avec des puces soit avec des numéros :

- Trouver un expert pour le projet A
- Appeler le client B
- Relire les spécifications pour le projet C

Simple, rapide, relativement efficace. La todo-list est le premier outil utilisé pour savoir ce qu’on a à faire et le faire.  Cela peut être sous forme de post-it, feuille ou grâce à un éditeur de texte voire un logiciel dédié. Il est donc possible de poser rapidement sur papier – virtuel ou non – les idées de choses à faire et de les mettre à jour régulièrement.

Limitations : il ne vous sera pas possible de distinguer facilement le dossier urgent pour votre boss de la recherche de cadeaux de Noël (et nous sommes en juillet). Ok, peut-être qu’avec 3 tâches, vous y arriverez, mais avec 10, il sera plus difficile de répondre à la question « que dois-je faire ensuite ? » .. (bon d’accord .. et avec 30 tâches ?…).

Evolution : la todo-list organisée

Vous vous dites que la todo-list simple n’est plus vraiment efficace pour vous : vous êtes de plus en plus stressé avec le nombre de tâches qui augmente, vous vous sentez débordé tout le temps, vous avez l’impression de ne pas avancer, et peut-être que vous commencez à finir des tâches en retard. Vous décidez du coup d’organiser vos tâches de manière plus évoluée, par exemple en les regroupant par contexte :

- Projet A
Trouver un expert
Appeler le fournisseur B
Mettre à jour le planning
- Projet B
Appeler le client
Rédiger une nouvelle proposition commerciale
Préparer la réunion de lancement
- Projet C
...

Ou peut-être par priorité :

- Très urgent
Trouver un expert pour le projet A
Appeler le client pour le projet B
- Urgent
Appeler le fournisseur pour le projet A
Prepare the meeting for project B
- Moins urgent
Trouver des tâches pour le projet C ..

Limitations : dans le premier cas, vous avez une meilleure vue du contexte de chaque tâche mais comment décider de ce qui est le plus urgent entre les différents contextes / projets ? Dans le second cas, vous avez la priorité des tâches (ce qui vous oblige d’ailleurs à ajouter le contexte à chaque tâche).Mais quel réflexe se met en place ? ré-évaluer la priorité des tâches dès que vous en finissez une. Et combien de fois avez-vous à le faire chaque jour ?

Dans les deux cas, vous n’arrêtez pas de lire la toto-list en entier pour décider de votre prochaine tâche dès que vous en finissez une. Imaginez le temps perdu et la source de stress (« est-ce que je fais le bon choix ? », « est-ce que j’ai oublié quelque chose ? »). Bien sûr avec 5 tâches, c’est facile, 10 c’est jouable mais vous êtes capables d’en gérer aisément beaucoup plus !

Todo-list organisée : nouvelle génération

Continuons d’éprouver notre système de todo-list. Pour décider plus rapidement et facilement, vous décidez d’ajouter à chaque tâche, la date de livraison ou deadline. Exemple :

- Projet A
Trouver un expert - 25/07
Appeler le fournisseur - 28/07
Mettre à jour le planning - 29/07
- Projet B
Appeler le client - 23/07
Ecrire une nouvelle proposition commerciale - 01/07
Préparer la réunion - 02/07
- Projet C
Trouver des tâches pour le projet C .. hier

Limitations : bien, vous avez tous les éléments pour décider maintenant. Il vous suffit de compiler dans votre tête toutes les tâches avec leur deadline pour savoir ce que vous avez à faire .. Vous trouvez ça efficace ? vous pourriez avoir 10 tâches qui prennent 10 minutes ou 2 tâches qui prennent 6 heures, est-ce que vous l’identifiez rapidement ? Et si votre boss vous demande votre disponibilité pour la semaine ? Vous allez répondre : « Ah ben non j’ai ça, ça, ça et encore ça à faire ». Alors que cela ne vous prendra peut-être que quelques heures .. et le projet intéressant sera peut-être pour quelqu’un d’autre ..

Vous pourriez me dire qu’il suffit d’ajouter la durée à chaque tâche et du coup on sait combien de temps ça prend. Ce qui fait encore plus de données à manipuler pour déterminer votre prochaine tâche … Compiler les informations de contexte, description, deadline, durée pour 30 tâches, c’est générateur d’erreurs … et si ce n’est pas stressant pour vous, je veux connaître votre secret ! 🙂

La todo-list est-elle source de stress ?

Peut-être que vous avez une todo-list élaborée. Voici un mini-test pour déterminer votre niveau de stress par rapport à celle-ci. Comment vous sentez-vous quand on vous demande ?

– « Quelle est votre disponibilité pour la semaine prochaine pour traiter le nouveau dossier (super intéressant) ? »

– « Le grand chef veut absolument nous voir demain matin de 9h à 12h pour gérer la situation de crise sur le projet A ! »

– « Quand pourras-tu m’envoyer le document que je t’ai demandé ? Je dois définir une date de livraison avec le client, ça commence à urger ! »

et demandez-vous :

– Arrivez-vous à quitter votre travail à l’heure que vous voulez le soir ?

– Etes-vous souvent en retard dans vos tâches ? vos engagements sont-ils toujours respectés ?

Combien de fois par jour lisez-vous votre todo-list pour travailler ?

Cette dernière question est essentielle car chaque fois que vous lisez votre todo-list est une occasion de stresser un petit peu plus .. Alors ? 15 fois ? 20 fois ? 25 fois par jour ? Vous relisez et mettez à jour peut-être 30 fois par jour votre todo-list pour déterminer la prochaine tâche à faire, calculer votre charge de travail pour la journée et les suivantes tout en respectant vos engagements et votre vie personnelle ?

Peut-être que vous aimez le stress, c’est possible, continuez comme ça dans ce cas. Peut-être que vous ne stressez pas, c’est possible, alors envie de voir une autre manière de gérer vos tâches ? Un secret à partager ? 🙂 Et pour ceux qui stressent, ça vous dit de voir une autre manière de gérer des dizaines de tâches sans stress, en respectant vos collègues, vos engagements, votre vie personnelle ?

La solution est dans le prochain article .. Inscrivez-vous à la newsletter pour être prévenu des prochaines publications !

(Post available in English)

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Cet article a été posté dans Gestion du temps.

20 réponses à Gestion du temps : pourquoi la todo-list n’est pas efficace

  1. Bonjour,

    Nous développons chez No Parking, le logiciel de gestion du temps Opentime. Ce logiciel permet la création et la gestion des todo-list. Chaque tâche est alors classé par projet, mais aussi par urgence et l’on peut également ajouter une deadline. Il est également possible de répéter les taches par jour ou par semaine (je pense notamment à des envois d’e-mailing).

    Vous dites dans votre article qu’il est difficile de juger si une tâche est plus urgente qu’une autres. Dans Opentime, votre supérieur peut vous assigner des tâches directement dans votre todo-list et à partir de son poste de travail. C’est donc lui qui justifie l’importance d’une tâche.

    La todo-list est consultable d’une manière plus générale à partir d’un planning, ce qui améliore la visibilité notamment quand vous avez un grand nombre de tâche. Avec Opentime, la gestion d’une todo-list est vraiment simple et le problème du stress ne se pose pas vraiment.

    Cet article est en tout cas très intéressant et je me permet de le tweeter sur le comptre @teamopentime.

    Cordialement,

    Rémy Bacué.

    • JP dit:

      Bonjour Rémy,

      merci pour votre message qui malgré son côté « promotion » me permet de découvrir la solution Opentime. Je me suis arrêté à la présentation du produit mais j’avoue qu’il paraît très complet et très prometteur sur le papier. J’ai passé un certain temps à piloter un projet interne de développement d’un outil similaire il y a quelques années et me suis toujours dit qu’il y avait un créneau à prendre sur le marché notamment des SSII. Je suis heureux de voir qu’une solution proche de ce que j’avais en tête existe !

      Si votre produit est à la hauteur de sa présentation, je ne me fais aucun souci pour son succès !

      Jean-Philippe

      • Loin de me l’idée de vouloir faire le discours du commercial dans mon précédent commentaire je m’en excuse.

        Cependant je ne peux m’empêcher de prêcher pour ma paroisse quand je sais qu’elle est compétente pour répondre aux besoins des entreprises ;). Je suis ravis que notre produit vous intéresse en tout cas.

        Pour en revenir sur l’utilité des to-do list, j’aimerai rebondir sur le commentaire de Thomas Clavier je pense que le tableau Kanban est encore une fois bien trop lourd à mettre en place et ce « temps » qu’on essaie tant d’apprivoiser et d’économiser défile à une vitesse folle.

        Encore une fois, ces solutions sont certes intéressantes mais on reste toujours dans une optique de « je collectionne les outils pratiques pour mieux gérer mon temps ». Mais au final on se retrouve vite avec des dizaines outils à gérer (tableaux excell, to-do list, suivi activités, client mail etc.) alors que tout peut être rassemblé en un seul outil.

        Cordialement,

        Rémy Bacué.

  2. Pour moi, le tableau Kanban est une sorte de To Do List très efficace 🙂

    • JP dit:

      Je ne connais que le principe, je n’ai jamais utilisé Kanban, mais j’ai quand même le sentiment que c’est plus approprié pour une démarche projet / agile.

      Est-ce compatible pour un ensemble de tâches dé-corrélées et pour lesquelles un engagement sur un délai est demandé ? je serai curieux de voir un exemple concrêt.

      • À défaut de dire qu’il faudrait venir au prochain passage de l’agile tour dans votre région, que je serait heureux de venir faire une formation sur le sujet,
        disons que Kanban est un ensemble de règles pour apprendre à bien géré une todo list 🙂

  3. Bonjour Jean-Philippe,

    J’ai été également confronté à ce problème d’organisation et j’ai tenté plusieurs approches.

    Actuellement, j’utilise une combinaison de systèmes qui me conviennent et sont naturellement intégrés à mes activités.

    1. la todo list
    Je retiens et confirme partiellement tes arguments en sa défaveur mais elle me permet de saisir rapidement une activité sans devoir déterminer immédiatement une date de réalisation.
    Heureusement, j’ai découvert un outil qui me permet de m’affranchir des limites que tu mets en avant dans ton article précédent.
    Je dispose de cette liste de tâches en permanence sur moi, sur mon PDA.
    Elle est synchronisée sur iPad pour mes réunions et sur mon ordinateur portable.
    J’utilise le logiciel Wunderlist qui permet de combiner facilement : tâche / domaine / délai / importance dans une interface intuitive où la saisie est aussi simple que sur papier.
    J’accède donc facilement aux tâches classées selon ces critères ou avec un moteur de recherche sans devoir relire l’ensemble.
    Je dispose aussi de rappels par mail et de notifications.
    Je développe davantage les possibilités de ce logiciel sur mon blog.

    2. le mind map
    J’utilise cette technique pour les projets plus conséquents. Certaines saisies de ma todo-list y sont reportées selon l’importance de l’investissement à consentir.
    Je gère mes projets
    – en bénéficiant d’une vue d’ensemble ou focalisée sur certaines branches,
    – en suivant l’assignation des tâches et des délais aux collaborateurs,
    – en associant la documentation utile par des liens,
    – avec un système d’alertes.

    3. Le calendrier me sert également à bloquer des plages horaires mais uniquement sur base des deux outils précédents.
    Personnellement, je pense que j’aurais du mal à me servir uniquement de mon agenda (déjà bien rempli par les réunions) pour gérer l’ensemble de mes activités.

    Je suis persuadé qu’il n’existe pas une méthode unique pour gérer ses tâches.
    Cela dépend essentiel du rôle de chacun, de la nature du travail, de la position dans l’organisation et du nombre de collaborateurs.
    Il est nécessaire de tester et trouver ses outils selon ses propres aspirations.

    Merci pour ton partage et bonne continuation,

    Olivier

    • JP dit:

      Bonjour Olivier,

      merci pour ton commentaire et ta méthode. Je partage complètement ton point de vue : il faut trouver un outil qui convienne à chacun. J’ai travaillé avec de nombreuses personnes très efficaces avec qui on n’était pas du tout d’accord sur la méthode 🙂 Donc chacun son truc du moment que ça marche !

      Une mindmap en complément pour de la gestion de projet me paraît tout à fait pertinent, merci pour le tuyau.

      Jean-Philippe

  4. Pingback: L'agenda todo-list : passez à la vitesse supérieure ! | Any Ideas - Comment travailler efficacement en entreprise

  5. MarieEve dit:

    Bonjour JP,

    Merci pour cet article qui résume très bien mon évolution en matière de gestion de mes todo-listes.

    J’en suis à la dernière étape (deadline, urgent, catégorisées…) mais c’est toujours le bazar et une solution serait la bienvenue.

    Heureusement la suite de l’article est déjà publiée, je vais aller voir ce que tu nous proposes!

  6. Pingback: Suivez vos actions pour faire avancer vos projets ! | Any Ideas - Pour les chefs de projet malins

  7. Hicham dit:

    Bonjour,

    Merci pour votre article
    Pour ma part, j’utilise un fichier excel avec les colonnes suivantes:
    – Projet
    – Thème: pour permettre de catégoriser l’action
    – Action: Description synthétique de la tâche
    – Equipe
    – Responsable
    – Statut: Ouvert, Fait, Annulé
    – Criticité: Haute, Normale, Faible
    – Deadline: Date limite de l’exécution de l’action
    – Replanifié: Nouvelle date limite dans les cas où l’exécution de l’action a été empêchée, ou en cas de repriorisation
    – Commentaires: Notes sur l’avancement de l’action

    J’ai implémenté une macro qui permet de trier les tâches par ordre de priorité (criticité*deadline), et filtrer les tâches déjà exécutées.
    Pour faire avancer les tâches les plus importantes, je me fixe des RDV dans mon calendrier.

    Cette démarche implique d’être très rigoureux, faire une revue au début de la journée des tâches à faire et mettre à jour dès qu’on a terminé une tâche, ou dès qu’une nouvelle tâche se présente.

    • JP dit:

      Merci Hicham pour votre commentaire. Quelque soit la démarche, je pense qu’une bonne gestion du temps demande un peu de rigueur et de discipline.

      Je ne suis pas sûr d’être en mesure de suivre votre méthode mais vous avez l’air de maîtriser votre outil / vos outils et d’en être satisfait, c’est tout ce qui compte au final !

  8. chris dit:

    Pour ma part j’utilise:
    1. Le Post-it pour les choses urgentes de la journée
    2. Le calendrier (impressions outlook) pour une planification de la semaine
    3. Le logiciel gratuit todo list de abstract spoon qui permet de gérer une todo list tres complete organisée par projets, avec dates prévues, dates limites, assignation de delais de réalisation et bien d’autres chose encore que je n’utilise pas (mots clés sur les tâches, lien vers des fichiers, % de realisation etc)

  9. Pingback: → Infographie sur la perte de temps en entreprise et les tablettes ★ Any Ideas

  10. otpm dit:

    Bonjour , j’ai hâte de lire votre prochain article, la todo-list est une des meilleure moyen que je connais pour bien gérer ses tâches à faire, mais faut bien savoir l’utiliser.

  11. allegresse dit:

    je vous souhaite d’etre comme voiletta leur rentre de l’école ne rien a le prendre un gouter puis a le étudier pour réussir ta scolarité

  12. RODRIGUEZ dit:

    Personnellement, j’utilise ProgiPlanning et :je fonctionne comme cela:
    en général je lis mes tâches le matin et je détermine celles que je vais faire dans la journée
    – je consulte mon planning pour me l’approprier ainsi que mes alertes
    – je gère ensuite mes tâches simples sur une liste basique (avec importance, thème, récurrence et périodicité) que je traite le plus vite possible pour m’en libérer l’esprit
    – je consulte mes tâches ‘glissantes’ (celles que j’avais prévues les jours précédents et que je n’ai pas réalisées) et les repositionne éventuellement
    – je finalise mon planning prévisionnel de la journée, l’imprime éventuellement et ferme mon application
    – en cours de journée je note mes prochaines tâches, mes idées sur papier (sauf si je travaille sur le PC)
    – le soir je mets à jour mes tâches et lis régulièrement mes tâches en instance pour estimer mes risques de retard
    Autant dire que le papier, … et le cerveau, sont complémentaires de ma gestion de tâches, et que celle-ci me sert finalement à me remémorer mes objectifs, mais aussi à me rassurer quant à leur avancement.

  13. Pingback: Mieux s’organiser : to do list | Methody

  14. Michael dit:

    Bonjour,
    Vous pouvez également allez faire un tour sur le site web de la société perfony qui a éditée un outil qui permet au delà de la gestion de votre ToDo de gérer vos réunions et vos différents dossiers en un simple clin d’oeil.
    Je n’en dis pas plus et vous invite à le tester par vous même.

    Bonne journée,
    Cordialement,
    Michaël

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